Politique de confidentialité

1. Introduction

1. Bienvenue dans la politique de confidentialité et de cookies de DIGITALFLOW CO. LTD. Cette politique s’applique à votre utilisation de extraflowdoc.com et de ses fonctionnalités (notre “Site”), ainsi que de notre plateforme technologique (la “Plateforme”) et, sauf communication contraire, de tous les services que nous fournissons.
2. La politique présente des informations sur nous et sur la façon dont nous traitons vos informations personnelles chaque fois que vous utilisez notre Site et nos services, où que vous soyez dans le monde.
3. Si vous n’êtes pas d’accord avec les conditions de cette politique, vous devez cesser immédiatement d’utiliser notre Site et nos services. Si vous continuez à parcourir et à utiliser ce Site et/ou nos services, vous acceptez cette politique.
4. Ce site n’est pas destiné aux enfants et nous ne collectons pas sciemment de données relatives aux enfants.
5. Cette politique de confidentialité peut être modifiée par nous de temps à autre. Ces conditions révisées s’appliqueront au Site et à nos services à compter de la date de publication. Vous devez consulter cette page régulièrement pour connaître la version la plus à jour.

2. À propos de nous

1. www.extraflowdoc.com est exploité par DIGITALFLOW COMPANY LIMITED, 0111219245, No. 1, Alley 22, Lane 163 Khuyen Luong Street, Linh Nam Ward, Hoang Mai District, Hanoi, Vietnam (“ExtraflowDoc”). (“nous” ou “notre”).
2. Vous pouvez contacter la personne responsable de la protection des données à l’adresse privacy@extraflowdoc.com. Vous devez écrire à cette adresse si vous avez des questions sur la façon dont nous traitons vos données, ou si vous souhaitez exercer l’un de vos droits légaux relatifs à vos données.

3. Les données personnelles que nous collectons

1. Nous considérons comme données personnelles toute donnée susceptible de vous identifier en tant que personne physique. Ainsi, les données anonymes, ou les données dont votre identité a été retirée de manière irréversible, ne constituent pas des données personnelles.
2. Les types d’informations que nous pouvons collecter incluent :
   1. Informations de base, telles que le nom, la fonction, la date de naissance, le sexe et la situation familiale.
   2. Coordonnées, telles que l’adresse e-mail, le numéro de téléphone et les adresses postales.
   3. Informations du profil utilisateur, telles que le nom d’utilisateur, le mot de passe, l’historique d’achat et de navigation sur le site et vos préférences en matière de communications marketing.
   4. Informations financières, telles que les coordonnées bancaires et les données de carte de paiement.
   5. Informations techniques, telles que le navigateur internet et l’ordinateur que vous utilisez, votre adresse IP, votre localisation, les modules complémentaires installés dans votre navigateur et des informations sur les cookies présents sur votre appareil. Nous pouvons également recevoir ces informations si vous utilisez d’autres sites qui emploient nos cookies — voir notre Politique en matière de cookies.
   6. Informations d’activité sur le site, y compris la façon dont vous utilisez le Site, la Plateforme et leurs fonctionnalités.
3. Nous ne collectons aucune information personnelle sensible vous concernant. Cela signifie que nous ne collectons pas d’informations dans les domaines suivants : origine raciale et ethnique, convictions religieuses et philosophiques, vie sexuelle, orientation sexuelle, informations de santé, données génétiques et biométriques, opinions politiques et informations sur l’appartenance syndicale. Vous acceptez de ne pas nous communiquer ni nous envoyer ce type d’informations.
4. Nous collectons ces données lorsque vous :
   1. utilisez notre Site et ses fonctionnalités ;
   2. utilisez nos services et achetez nos produits ;
   3. demandez à recevoir des documents marketing ; et
   4. nous contactez ou correspondez avec nous.
5. Nous pouvons également recevoir des informations personnelles vous concernant de la part de fournisseurs d’analyse (comme Google et LinkedIn), de moteurs de recherche (comme Google et Bing) et d’entreprises publicitaires.

4. Comment nous utilisons vos données

1. À tout moment, nous n’utiliserons pas vos données d’une manière qui enfreint la législation du Vietnam.
2. Nous pouvons utiliser vos données personnelles :
   1. pour atteindre nos objectifs commerciaux ;
   2. lorsque nous devons respecter une obligation légale (comme exécuter un contrat ou divulguer des informations aux Tribunaux) ;
   3. pour vous contacter au sujet de votre utilisation de notre Site et de nos services ;
   4. lorsque nous devons utiliser vos données pour exécuter nos obligations contractuelles envers vous (par exemple pour vous fournir les services que ce Site propose) ;
   5. pour produire des statistiques agrégées ; et
   6. lorsque nous avons un intérêt légitime à utiliser vos données personnelles et que vos droits et intérêts fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts.
3. Lorsque nous faisons partie, ou venons à faire partie, d’un groupe de sociétés, notre société mère et d’autres sociétés de notre groupe peuvent également avoir accès aux données que nous stockons.
4. Vous pouvez recevoir des communications marketing de notre part lorsqu’il est légal pour nous de les envoyer. Lorsque nous vous envoyons des documents marketing, vous pouvez vous désinscrire à tout moment en suivant les instructions indiquées dans les documents marketing, ou en nous envoyant un e-mail à .
5. Nous ne vendrons pas vos données personnelles à des tiers sans votre consentement.
6. Nous ne conserverons vos données que pendant la durée raisonnablement nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle nous les avons collectées, sauf si nous sommes tenus de les conserver plus longtemps pour satisfaire à une exigence légale (par exemple fiscale, comptable, ou si nous soupçonnons une perspective raisonnable de litige).

5. Finalités pour lesquelles nous utilisons vos données

1. Pour vous enregistrer en tant que nouveau client
   • Type de données : (a) Identité, (b) Contact
   • Base légale : Exécution d’un contrat avec vous
2. Pour traiter et livrer votre commande, y compris :
   • (a) Gérer les paiements, frais et débits
   • (b) Recouvrer et récupérer les sommes qui nous sont dues
   • Type de données : (a) Identité, (b) Contact, (c) Financières, (d) Transaction, (e) Marketing et Communications
   • Base légale :
     • (a) Exécution d’un contrat avec vous
     • (b) Nécessaire à nos intérêts légitimes (recouvrer les créances qui nous sont dues)
3. Pour gérer notre relation avec vous, y compris :
   • (a) Vous informer des modifications de nos conditions ou de notre politique de confidentialité
   • (b) Vous demander de laisser un avis ou de répondre à une enquête
   • Type de données : (a) Identité, (b) Contact, (c) Profil, (d) Marketing et Communications
   • Base légale :
     • (a) Exécution d’un contrat avec vous
     • (b) Nécessaire au respect d’une obligation légale
     • (c) Nécessaire à nos intérêts légitimes (tenir nos registres à jour et étudier comment les clients utilisent nos services)
4. Pour vous permettre de participer à un tirage au sort, un concours ou de répondre à une enquête
   • Type de données : (a) Identité, (b) Contact, (c) Profil, (d) Usage, (e) Marketing et Communications
   • Base légale :
     • (a) Exécution d’un contrat avec vous
     • (b) Nécessaire à nos intérêts légitimes (étudier l’usage des clients, développer des services et faire croître notre activité)
5. Pour administrer et protéger notre activité et ce site
   • Comprend le dépannage, l’analyse de données, les tests, la maintenance du système, l’assistance, le reporting et l’hébergement.
   • Type de données : (a) Identité, (b) Contact, (c) Techniques
   • Base légale :
     • (a) Nécessaire à nos intérêts légitimes (activités de l’entreprise, services informatiques, sécurité du réseau, prévention de la fraude, restructuration)
     • (b) Nécessaire au respect d’une obligation légale
6. Pour vous fournir un contenu et des publicités pertinents sur le site et en mesurer l’efficacité
   • Type de données : (a) Identité, (b) Contact, (c) Profil, (d) Usage, (e) Marketing et Communications, (f) Techniques
   • Base légale : Nécessaire à nos intérêts légitimes (étudier le comportement des clients, améliorer les services, faire croître notre activité et orienter la stratégie marketing)
7. Pour utiliser l’analyse de données afin d’améliorer notre site, nos produits, notre marketing et l’expérience client
   • Type de données : (a) Techniques, (b) Usage
   • Base légale : Nécessaire à nos intérêts légitimes (définir des types de clients, tenir le site à jour, développer notre activité et orienter la stratégie marketing)
8. Pour vous faire des suggestions et recommandations sur des biens ou services susceptibles de vous intéresser
   • Type de données : (a) Identité, (b) Contact, (c) Techniques, (d) Usage, (e) Profil, (f) Marketing et Communications
   • Base légale : Nécessaire à nos intérêts légitimes (développer nos services et faire croître notre activité)

6. Contenu de tiers

1. Veuillez noter que nous créons des liens vers des sites de tiers et que nous pouvons ajouter à notre Site des fonctionnalités qui s’intègrent à des tiers (par exemple des prestataires de paiement). Lorsque vous cliquez sur ces liens ou utilisez des fonctionnalités de tiers, des conditions et des politiques de confidentialité différentes s’appliqueront à votre expérience. Nous vous invitons à lire les Conditions, la Politique de confidentialité et la Politique en matière de cookies de chaque site que vous visitez et de chaque fonctionnalité que vous utilisez.
2. Nous pouvons sous-traiter à des tiers diverses parties de la fourniture du Site et de ses fonctionnalités ou de nos services. Cela peut nécessiter le partage de vos données avec ces tiers. Lorsque cela se produit, nous veillons à ce que ce soit conforme à la loi et à ce que vos données soient conservées en sécurité et ne puissent être utilisées qu’à des fins précises et conformément à nos instructions.

7. Services de tiers

1. Nous faisons appel à des prestataires de services tiers de confiance pour exploiter, améliorer et prendre en charge notre plateforme. Ces prestataires peuvent traiter des données personnelles et techniques limitées pour notre compte, conformément aux lois applicables en matière de protection des données.
2. Analyse produit (PostHog)
   Nous utilisons PostHog pour analyser la façon dont les utilisateurs interagissent avec notre produit et en améliorer les fonctionnalités. Cela peut inclure la collecte de données d’usage telles que les pages vues, les clics, l’activité de session, les informations sur l’appareil et le navigateur, et l’adresse IP.
3. Analyse du site (Google Analytics)
   Nous utilisons Google Analytics, un service d’analyse web fourni par Google LLC, pour comprendre comment les visiteurs utilisent notre site. Google Analytics peut collecter des informations telles que l’adresse IP, les informations sur l’appareil et le navigateur, les pages visitées, le temps passé sur les pages et les interactions avec le site. Ces informations servent à analyser les tendances et à améliorer l’expérience utilisateur.
4. Paiements et facturation (Paddle)
   Nous utilisons Paddle comme prestataire de paiement et Merchant of Record pour gérer les paiements, les abonnements et la facturation. Lorsque vous effectuez un achat, Paddle peut collecter et traiter des données personnelles telles que votre nom, votre adresse e-mail, vos données de facturation, vos informations de paiement, votre adresse IP et les données de transaction afin de finaliser et de gérer votre achat et de respecter des obligations légales. Paddle agit en tant que sous-traitant et traite les données personnelles conformément aux lois applicables en matière de protection des données.
5. Assistance client et chat en direct (Tawk.to)
   Nous utilisons Tawk.to pour fournir une assistance par chat en direct et communiquer avec les utilisateurs. Lorsque vous interagissez avec notre chat, nous pouvons collecter des informations telles que votre nom, votre adresse e-mail (si vous la fournissez), les messages du chat, l’adresse IP et les informations sur l’appareil ou le navigateur.
6. Surveillance des erreurs (Sentry)
   Nous utilisons Sentry pour surveiller les performances de l’application et détecter les erreurs. Sentry peut collecter des informations techniques telles que les journaux d’erreurs, les données de l’appareil, le type de navigateur et des informations de diagnostic pour nous aider à identifier et corriger les problèmes. Nous prenons des mesures raisonnables pour éviter de transmettre des données personnelles sensibles via ces journaux.
7. Scripts de chat intégrés
   Nous utilisons des scripts intégrés (y compris les services de Tawk.to) pour activer la fonctionnalité de chat en temps réel sur notre site. Ces scripts peuvent collecter des données techniques telles que l’adresse IP et les informations sur l’appareil, dans la mesure nécessaire au fonctionnement du service.
8. Tous les prestataires tiers agissent en tant que sous-traitants et ne traitent les données que pour notre compte et selon nos instructions. Nous ne vendons pas de données personnelles à des tiers. Les données traitées par ces prestataires peuvent être transférées et stockées dans des pays hors de votre juridiction, y compris aux États-Unis, où des garanties appropriées sont en place pour protéger vos données.

8. Sécurité des données

1. Nous prenons la sécurité de vos données extrêmement au sérieux et avons mis en place un ensemble de mesures techniques pour garantir que vos données ne seront pas perdues, supprimées accidentellement, modifiées ni consultées de manière non autorisée.
2. Nous avons mis en place des procédures à suivre au cas où nos mesures de sécurité des données seraient un jour compromises, et nous respecterons nos obligations légales concernant la notification à vous et à l’Information Commissioner’s Office du Vietnam (“ICO”).

9. Transferts internationaux

1. Un certain nombre de tiers avec lesquels nous travaillons sont établis hors du Vietnam. Par conséquent, de temps à autre, nous pouvons avoir besoin d’exporter vos données hors du Vietnam. Lorsque cela se produit, nous veillons à ce que ces transferts soient effectués conformément à la loi et à ce que des garanties techniques et contractuelles adéquates soient mises en place.

10. Conservation

1. Nous ne conserverons vos données personnelles que le temps nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles nous les avons collectées, y compris pour satisfaire à des exigences légales, comptables ou de reporting.
2. Pour déterminer la durée de conservation appropriée des données personnelles, nous tenons compte de la quantité, de la nature et de la sensibilité des données personnelles, du risque potentiel de préjudice résultant d’une utilisation ou d’une divulgation non autorisée de vos données personnelles, des finalités pour lesquelles nous traitons vos données personnelles et de la possibilité d’atteindre ces finalités par d’autres moyens, ainsi que des exigences légales applicables.
3. DigitalFlow (“Extraflowdoc”) conserve les données du Client tant que vous restez Client et supprimera les informations du Client dans les 12 mois suivant la résiliation du contrat Client applicable par l’une ou l’autre des parties, sur demande écrite. Nous conservons les données au niveau Utilisateur sur la Plateforme selon les instructions de nos Clients et pendant une durée raisonnable ensuite à des fins d’audit et comme la loi l’exige par ailleurs.

11. Vos droits légaux

1. Dans certaines circonstances, vous disposez des droits légaux suivants concernant les données que nous détenons sur vous :
   1. le droit d’être informé — lorsque nous nous appuyons sur votre consentement pour traiter vos données personnelles, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Toutefois, cela n’affectera pas la licéité de tout traitement effectué avant le retrait de votre consentement. Si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne puissions pas vous fournir certains produits ou services. Nous vous en informerons au moment où vous retirez votre consentement, le cas échéant ;
   2. le droit d’accès — vous avez le droit de demander une copie des données personnelles que nous détenons sur vous. Veuillez utiliser les coordonnées figurant à la fin de cette politique si vous souhaitez exercer ce droit, ou l’un des droits énumérés ci-dessous. Si vous êtes résident européen et estimez que notre utilisation de vos données personnelles est illicite, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente ;
   3. le droit de rectification — vous avez le droit de demander que nous corrigions les données personnelles que nous détenons sur vous, bien que nous puissions avoir besoin de vérifier l’exactitude des nouvelles informations que vous nous fournissez ainsi, éventuellement, que votre identité, selon votre demande ;
   4. le droit à l’effacement — vous avez le droit de demander que nous supprimions ou effacions des données personnelles lorsqu’il n’y a pas de raison valable pour que nous continuions à les traiter. Veuillez noter que nous ne pourrons pas toujours répondre à votre demande d’effacement s’il existe des motifs légaux précis, qui vous seront notifiés au moment de votre demande ;
   5. le droit de limitation du traitement — vous avez le droit de demander que nous suspendions le traitement de vos données personnelles dans les cas suivants : (a) si vous souhaitez que nous établissions l’exactitude des données ; (b) lorsque notre utilisation des données est illicite mais que vous ne voulez pas que nous les effacions ; (c) lorsque vous avez besoin que nous conservions les données même si nous n’en avons plus besoin, car vous en avez besoin pour constater, exercer ou défendre des droits en justice ; ou (d) vous vous êtes opposé à notre utilisation de vos données mais nous devons vérifier si nous avons des motifs légitimes impérieux de les utiliser.
   6. le droit à la portabilité des données — vous avez le droit de demander que les données personnelles que nous détenons sur vous soient transférées à vous ou à un tiers. Nous vous fournirons, ou fournirons à un tiers que vous avez choisi, vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Veuillez noter que ce droit ne s’applique qu’aux informations automatisées pour l’utilisation desquelles vous nous avez initialement donné votre consentement ou que nous avons utilisées pour exécuter un contrat avec vous. ;
   7. le droit d’opposition — vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou ceux d’un tiers) et qu’un élément de votre situation particulière vous amène à vouloir vous opposer au traitement sur ce fondement, car vous estimez qu’il porte atteinte à vos droits et libertés fondamentaux. Vous avez également le droit de vous opposer lorsque nous traitons vos données personnelles à des fins de prospection directe. Dans certains cas, nous pouvons démontrer que nous avons des motifs légitimes impérieux de traiter vos informations qui prévalent sur vos droits et libertés ; et
   8. des droits relatifs à la prise de décision automatisée et au profilage.
2. Vous pouvez en savoir plus sur ces droits sur le site de l’ICO, disponible à l’adresse www.ico.org.uk (le “Site de l’ICO”)
3. Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, veuillez nous envoyer un e-mail à privacy@extraflowdoc.com. Nous pouvons vous facturer des frais pour l’exercice de vos droits lorsque cela est légal et raisonnable. Nous pouvons également exiger que vous nous prouviez votre identité avant de vous permettre d’accéder à ces droits. Nous exigerons toujours que vous nous prouviez votre identité lorsque vous cherchez à exercer votre droit d’accès ou votre droit à la portabilité des données.

12. Réclamations

1. Vous avez le droit de vous plaindre de nous et de la façon dont nous traitons vos données auprès de l’Information Commissioner’s Office (ICO), l’autorité de contrôle du Royaume-Uni en matière de protection des données (www.ico.org.uk).
2. Toutefois, dans un premier temps, nous vous demandons de nous adresser votre problème par e-mail à privacy@extraflowdoc.com afin que nous puissions d’abord essayer de résoudre votre demande.
3. Vous pouvez trouver plus de détails sur la façon de vous plaindre de nous auprès de l’ICO sur le Site de l’ICO.