Conditions d’utilisation

1. Durée

Sauf accord écrit contraire, ce Contrat prend effet à la date d’activation de votre compte ExtraflowDoc et se poursuit sur une base mensuelle ou annuelle, selon votre offre d’abonnement, jusqu’à sa résiliation par l’une ou l’autre des parties conformément à ce Contrat.

2. Votre compte ExtraflowDoc

Vous êtes pleinement responsable de toute activité effectuée sous votre compte. Vous vous engagez à :

• Fournir des informations d’inscription exactes et complètes.
• Garder tous les mots de passe sûrs et confidentiels.
• Veiller à ce que les identifiants de connexion ne soient pas partagés entre utilisateurs.
• Utiliser le Service uniquement dans le respect de toutes les lois applicables.
• Vous abstenir de téléverser des virus, des logiciels malveillants ou du code nuisible.
• Nous informer immédiatement de tout accès non autorisé ou de tout usage abusif.

Nous nous réservons le droit de suspendre ou de résilier votre compte sans préavis en cas de fraude, d’abus ou de violation de ce Contrat.

2.1 Utilisation du compte et licence par siège

Chaque compte utilisateur est licencié pour l’usage d’une seule personne physique ("Utilisateur nommé").

Le partage des identifiants de connexion ou le fait de permettre à plusieurs personnes d’accéder au Service via un seul compte est strictement interdit.

Vous acceptez que :

• Fournir des informations d’inscription exactes et complètes.
• Chaque Utilisateur nommé doit disposer d’un compte ou d’un siège payant distinct ;
• Les identifiants de connexion ne peuvent être partagés, transférés ni réutilisés par plusieurs personnes ;
• Les comptes ne peuvent être utilisés comme ressource partagée ou mutualisée au sein d’une équipe ou d’une organisation.

Nous nous réservons le droit de surveiller les schémas d’utilisation des comptes afin de détecter les violations de cette politique, y compris, sans s’y limiter, les connexions simultanées, les écarts d’adresse IP et les comportements d’utilisation anormaux.

Si nous déterminons raisonnablement qu’un compte est utilisé par plusieurs personnes :

• Nous pouvons suspendre ou restreindre temporairement l’accès au compte ;
• Nous pouvons vous demander d’acheter des sièges supplémentaires ou de faire évoluer votre abonnement pour refléter l’utilisation réelle ;
• Une violation persistante peut entraîner la suspension ou la résiliation définitive du compte sans remboursement.

Nous ne sommes pas responsables de toute perte de données, d’accès ou d’interruption d’activité résultant de l’application de cette politique.

3. Paiement des frais, remboursements et changements d’offre

a. Frais mensuels et annuels

Les frais sont facturés à l’avance et non remboursables. Les abonnements se renouvellent automatiquement sauf annulation anticipée.

b. Changements d’offre

• Les montées en offre prennent effet immédiatement.
• Les passages à une offre inférieure prennent effet à la fin du cycle de facturation en cours.

c. Droit de rétractation du consommateur

Si vous êtes un Consommateur et sauf application de l’exception ci-dessous, vous avez le droit de résilier ce Contrat et de retourner le Produit dans un délai de 14 jours sans avoir à indiquer de motif. Le délai de rétractation expire 14 jours après le lendemain de la finalisation de la Transaction. Pour respecter le délai de rétractation, il suffit que vous nous envoyiez votre communication relative à l’exercice du droit de rétractation avant l’expiration du délai de 14 jours.

Pour annuler votre commande, vous devez informer ExtraflowDoc de votre décision. Veuillez noter que, pour les services d’abonnement, votre droit de rétractation n’existe qu’après l’abonnement initial et non à chaque renouvellement automatique.

d. Remboursements

Nous n’offrons pas de remboursement pour :

• Les documents ou crédits non utilisés
• Le temps non utilisé au sein d’une période active
• Les mois partiels de service
• Les comptes présentant une activité d’utilisation enregistrée

Les remboursements pour les abonnements mensuels inactifs peuvent être examinés au cas par cas, à notre seule discrétion.

d. Modules complémentaires et personnalisations

Les prestations personnalisées payantes sont facturées avant livraison, sauf accord contraire.

e. Devise de facturation

Les frais peuvent être facturés en EUR, GBP ou USD selon votre localisation. Nous pouvons ajuster votre devise de facturation si nécessaire.

f. Taxes

Tous les prix s’entendent hors taxes. Vous êtes responsable de toutes les taxes, prélèvements et droits applicables.

g. Défaut de paiement

Les comptes impayés après 14 jours peuvent être suspendus. En l’absence de régularisation sous 30 jours, votre compte et toutes les données associées peuvent être supprimés définitivement.

4. Politique d’utilisation raisonnable

• Documents illimités : plafonnés à 1 000 par mois par défaut.
• Utilisateurs illimités : plafonnés à 50 par compte par défaut.

Des limites supérieures peuvent être approuvées sur demande.

5. Assistance

Nous fournissons une assistance par e-mail via team@extraflowdoc.com.
Notre objectif est de répondre sous cinq jours ouvrés.

6. Annulation et résiliation

a. Par vous

Vous pouvez résilier ce Contrat à tout moment en cessant d’utiliser le Service et en nous contactant.

b. Par ExtraflowDoc

Nous pouvons suspendre ou résilier votre accès avec ou sans motif et avec ou sans préavis. Cela inclut les arrêts système ou votre manquement aux conditions.

c. Paiement final

Vous êtes responsable de tous les frais engagés jusqu’à la fin de votre période de facturation.

d. Suppression des données

Après la résiliation, les données de votre compte peuvent être supprimées immédiatement. Veuillez sauvegarder vos documents à l’avance.

7. Modifications du Service, des tarifs ou de la facturation

a. Modifications du Service

Nous pouvons modifier, suspendre ou interrompre tout aspect du Service à tout moment, sans engager notre responsabilité.

b. Modifications des tarifs et de la facturation

Nous pouvons modifier les tarifs ou les méthodes de facturation moyennant un préavis de 30 jours par e-mail, sur le Site ou au sein du Service.

8. Propriété intellectuelle

Tous les droits, titres et intérêts sur le Service et sur toute la propriété intellectuelle associée restent la propriété exclusive d’ExtraflowDoc et de ses concédants de licence.

L’utilisation du Service ne vous confère aucun droit de reproduire ou d’utiliser des marques d’ExtraflowDoc ou de tiers.

9. Modifications du Contrat

Nous pouvons mettre à jour ce Contrat à tout moment. La poursuite de l’utilisation du Service après des modifications vaut acceptation des conditions mises à jour.

10. Déclaration et garantie générales

Vous déclarez et garantissez que :

• Votre utilisation du Service respectera toutes les lois applicables et notre Politique de confidentialité.
• Vous ne porterez pas atteinte aux droits d’un tiers.

11. Limitations

Nous visons une disponibilité 24h/24 et 7j/7, mais nous pouvons connaître des interruptions planifiées ou imprévues. Nous ne sommes pas responsables de :

• Interruptions dues à la maintenance ou à des facteurs externes
• Défaillances ou interruptions des passerelles de paiement tierces
• Tout impact indirect causé par les systèmes de paiement ou leurs pannes

Nous ne traitons pas les paiements nous-mêmes. Les paiements sont traités de manière sécurisée par Stripe, un prestataire conforme à la norme PCI. Nous ne stockons pas les données de carte bancaire.

12. Exclusion de garanties

Le Service est fourni “en l’état”, sans garantie d’aucune sorte. Nous excluons toutes les garanties implicites, y compris la qualité marchande, l’adéquation à un usage particulier et l’absence de contrefaçon. Nous ne garantissons pas un service sans erreur ni ininterrompu.

13. Limitation de responsabilité

Dans toute la mesure permise par la loi :

• Nous ne sommes pas responsables des dommages indirects, accessoires, spéciaux, consécutifs ou punitifs.
• Notre responsabilité totale au titre de ce Contrat est limitée à 100 USD, quelle que soit la nature ou le fondement de la réclamation.
• Vous reconnaissez qu’ExtraflowDoc est un outil logiciel et que toute utilisation se fait à votre seule discrétion et à vos risques.

14. Indemnisation

Vous acceptez d’indemniser et de dégager de toute responsabilité ExtraflowDoc, ses salariés, ses sous-traitants et ses sociétés affiliées contre toute réclamation, tout dommage ou toute dépense découlant de votre utilisation du Service ou de votre violation de ce Contrat.

15. Nous contacter et assistance client

Nous nous engageons à vous offrir la meilleure expérience possible avec ExtraflowDoc. Si vous avez des questions, rencontrez des problèmes ou souhaitez un accompagnement personnalisé sur l’utilisation de la plateforme, nous vous encourageons chaleureusement à nous contacter par e-mail.

Notre équipe d’assistance est là pour vous aider sur :

• Onboarding et accompagnement — Une aide pas à pas pour configurer vos documents, modèles et flux de travail.
• Dépannage — Signalez les bugs, les comportements inattendus ou les problèmes techniques pour que nous les résolvions rapidement.
• Demandes de fonctionnalités — Partagez vos idées et suggestions pour nous aider à améliorer le produit pour vous et pour toute la communauté.
• Assistance compte et facturation — Obtenez de l’aide pour les changements d’abonnement, les factures ou la gestion du compte.
• Demandes générales — Toute autre question sur ExtraflowDoc, nos intégrations ou nos services.

À la suite de l’installation de l’extension ExtraflowDoc sur Pipedrive, monday.com, HubSpot ou toute autre plateforme CRM sur laquelle nous sommes disponibles, nous pouvons vous contacter par e-mail pour proposer un accompagnement à l’onboarding, solliciter votre avis via des enquêtes ou planifier un appel de démonstration — le tout dans le but de vous aider à tirer le meilleur parti d’ExtraflowDoc.

16. Divers

Ce Contrat constitue l’intégralité de l’accord entre vous et DIGITALFLOW COMPANY LIMITED (n° d’immatriculation 0111219245), dont l’adresse enregistrée est No. 1, Alley 22, Lane 163 Khuyen Luong Street, Linh Nam Ward, Hoang Mai District, Hanoi, Vietnam, représentée par Cao Hoang Anh. Pour toute demande, vous pouvez nous contacter à team@extraflowdoc.com, cao@extraflowdoc.com.

Il est régi par les lois du Vietnam, et le tribunal exclusivement compétent pour toute action en justice sera celui situé au Vietnam.

Les recours collectifs sont écartés dans la mesure permise par la loi. Si nécessaire, l’arbitrage aura lieu à Singapour selon le droit de l’arbitrage commercial, en anglais.

Si une disposition est jugée nulle, le reste demeure applicable. Vous ne pouvez céder vos droits qu’avec notre consentement écrit. Nous pouvons céder ce Contrat librement.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant ce Contrat, veuillez nous contacter : team@extraflowdoc.com

Dernière mise à jour : 22.06.2026