Logiciel de devis pour agences de location et comptoirs de parc

Non, et c’est la réponse la plus importante de cette page. ExtraflowDoc est un logiciel de devis et de documents : il produit le devis, le contrat de location, le bon de livraison et la facture. Ce n’est pas un système de gestion de parc. Si ce qu’il vous faut est un référentiel pour votre matériel, continuez à chercher — ou faites tourner l’un à côté de l’autre, comme le font la plupart de nos utilisateurs dans les métiers voisins.

Non. Il n’y a pas de calendrier de disponibilité, pas de moteur de réservation, et rien qui vous empêche de proposer la même pelle à deux entreprises pour la même quinzaine. ExtraflowDoc ne sait pas ce qui est garé sur votre parc. L’exemple de cette page traite la question comme la plupart des agences — une clause précisant que les prix sont soumis à disponibilité au moment de la réservation — mais la vérification reste la vôtre.

Non. Pas de registre d’actifs, pas de numérotation de parc, pas de compteurs horaires, pas de GPS ni de flux télématique, pas de reporting d’utilisation et pas de planification d’entretien. Vous tenez votre propre catalogue de parc dans le CRM — chaque machine avec son tarif et sa spécification — et vous le cherchez en construisant le devis. La liste de machines de vos devis est donc la vôtre, et la tenir à jour aussi.

Non. Pas d’états des lieux, pas d’inspections au retour, pas de facturation de dommages et pas de gestion de caution. ExtraflowDoc couvre la partie documentaire jusqu’au contrat signé et à la facture inclus ; ce qui se passe quand le porte-engins ramène la machine est en dehors.

Oui, et c’est la raison d’être de cette page. Chaque ligne porte un tarif et une durée de location, et le total de ligne en est calculé : une machine au jour et une machine au mois cohabitent dans le même tableau sans que vous teniez deux documents ni deux tableurs. Les dates s’impriment sur la ligne, et c’est ce qui met fin au débat sur la facturation du dernier jour.

Oui — c’est à cela que servent les durées calculées. L’exemple de cette page fait tourner une chargeuse quatre semaines et un jour et facture exactement cela, au lieu d’arrondir à cinq semaines. Posez les dates et le calcul suit ; changez-les quand l’entreprise prolonge et le total suit avec elles.

Oui. Les sous-lignes se placent sous leur ligne parente : le brise-roche, le grappin et les râteaux apparaissent sous la pelle plutôt qu’en vrac en bas du devis, et la photo de la machine est sur la même ligne. Le client lit un ensemble par machine, ce qui correspond à sa façon de penser la location.

Oui, et sur un devis de location elles méritent leur place. Des blocs d’image pleine largeur avec descriptions portent la puissance, le poids en ordre de marche, la hauteur, la largeur et la visibilité de chaque machine à côté de sa photo. Hauteur et largeur sont les deux nombres qui décident si la machine peut physiquement arriver sur le chantier : y répondre dans le document économise un appel par devis.

Oui. Les remises se posent à la ligne et apparaissent dans leur propre colonne : vous pouvez retirer dix pour cent sur une chargeuse qui dort de toute façon et laisser la pelle au tarif plein. Le client voit exactement où vous avez cédé, meilleure position de négociation qu’un vague pourcentage sur le total.

Oui. Enregistrez un devis terminé comme modèle et le suivant démarre avec la même structure, fiches techniques et conditions déjà en place, et gardez vos machines dans le catalogue produits avec leurs tarifs pour les chercher plutôt que les ressaisir. Une grille qui tient une saison se met en place une fois.

ExtraflowDoc s’installe dans Pipedrive et s’ouvre à l’intérieur de l’affaire : le devis se construit donc là où vit déjà la demande de location. Les coordonnées du locataire se remplissent seules, et n’importe quel champ personnalisé Pipedrive peut être placé où vous voulez dans le document — date de mise à disposition, largeur d’accès, portance du sol. Votre parc est dans le catalogue produits Pipedrive : vous cherchez une machine et elle arrive avec son tarif et sa photo au lieu d’être ressaisie ; les paliers tarifaires conservent vos tarifs jour, semaine et mois par machine pour que le bon s’applique sans consultation ; et les champs calculés exécutent la formule prix × quantité × jours qui rend la durée de location possible. Une machine ajoutée à la volée peut se synchroniser vers le catalogue. Le PDF signé reste sur l’affaire. Ce que Pipedrive ne lui donne pas, c’est la moindre idée de ce qui est garé sur votre parc : la disponibilité reste à vérifier par vous.

Oui. ExtraflowDoc s’installe dans monday.com et s’ouvre dans l’élément du tableau, et pour la location c’est le mappage qui compte : n’importe quelle colonne de votre tableau peut alimenter le document — texte, nombres, listes déroulantes et surtout dates, de sorte que les colonnes de début et de fin de location que vous tenez déjà arrivent directement sur la ligne au lieu d’être recopiées. Vos machines vivent sur le tableau Produits et Services, cherchables avec leurs photos et leurs tarifs, avec les mêmes champs calculés et paliers tarifaires que sous Pipedrive, et une machine ponctuelle peut se synchroniser vers le tableau. Le devis fini est stocké sur l’élément : la location et ses papiers restent ensemble au lieu que le devis finisse dans les téléchargements de quelqu’un.

Oui. Contrats, bons de livraison et factures sont des types de documents du même éditeur, et un devis gagné se convertit en emportant toutes les lignes. Les machines du bon de livraison sont celles que le client a signées, parce que ce sont les mêmes lignes — ce qui compte quand un litige porte sur ce qui est réellement parti.

L’offre gratuite d’ExtraflowDoc couvre 5 documents par mois et par entreprise avec un nombre illimité d’utilisateurs — jouable pour une agence qui chiffre quelques locations par mois. Les offres payantes démarrent à 12,92 €/mois pour 20 documents, et comme la facturation est par entreprise et non par utilisateur, mettre tout le comptoir dessus ne change pas le prix.