Pour les traiteurs et les agences événementielles
ExtraflowDoc permet à un traiteur de chiffrer un événement comme les clients le comparent : le menu au prix par invité, le personnel, la location de matériel et les frais de service sur leurs propres lignes, deux ou trois formules de service côte à côte et une signature qui réserve la date.
Offre gratuite disponible. Sans carte bancaire. Ou créez un devis dans votre navigateur sans rien installer.
Voir en action
Parcourez les captures d’écran pour mieux comprendre — cliquez sur l’une d’elles pour l’afficher en plein écran.
L’éditeur de documents d’ExtraflowDoc
Conçu pour la façon dont on réserve un événement
Un client qui organise un événement demande deux ou trois devis traiteur et les compare sur un seul chiffre : le coût par invité. Tout le reste du devis sert à rendre ce chiffre crédible.
Chaque ligne du menu est chiffrée par invité, adultes et enfants à part, et un bloc de synthèse place en tête le nombre d’invités, le coût par personne et le total. Quand le nombre change, modifiez la quantité et tous les totaux suivent.
Détaillez les plats dans la description de la ligne du buffet, avec une photo de la table dressée. Le client lit le menu et le prix ensemble, au lieu de rapprocher un PDF de menu d’un e-mail de tarifs.
Maîtres d’hôtel et serveurs à l’heure, livraison, vaisselle jetable ou porcelaine et frais de service ont chacun leur ligne dans une section service. Le client ne demande plus ce que sont ces 18 % de plus quand le devis précise que ce n’est pas un pourboire.
Chiffrez le même menu de plusieurs façons dans des tableaux de devis séparés, chacun avec son total. Une famille qui ne peut pas payer de serveurs réserve souvent la simple livraison plutôt que d’aller voir un autre traiteur.
Appliquez la TVA ligne par ligne ou sur l’ensemble du devis, et combinez plusieurs taux dans un même document quand les lignes ne sont pas taxées pareil. Chaque taxe se calcule sur le montant HT, jamais sur une autre taxe.
Les conditions sur l’acompte, la date limite du nombre définitif, les allergies et les restes forment une section enregistrée. Le client signe pour réserver, et le devis accepté devient la facture d’acompte en un clic.
Exemple commenté
Voici un vrai devis ExtraflowDoc de trois pages, envoyé par un traiteur d’Atlanta à une famille qui prépare une fête de remise de diplôme dans son jardin : un buffet barbecue du Sud pour 75 adultes et 10 enfants, un dessert, un bar à boissons et deux serveurs au buffet, pour 4 797,97 $ taxes comprises. Il est court, parce qu’un devis de fête se lit sur un téléphone, et il commence par le chiffre que les familles comparent : le prix par invité.
Une courte lettre présente le menu, la date et explique pourquoi le prix suit le nombre final d’invités. Une synthèse donne les trois chiffres que la famille se répétera : 85 invités (75 adultes, 10 enfants), environ 56 $ par invité tout compris, et le total taxes comprises.
Repas et boissons atteignent 3 220,00 $, chacun facturé par invité, avec le menu détaillé sous la ligne du buffet et l’assiette enfant à son propre prix. Le service, 1 185,85 $, couvre les serveurs à l’heure, la livraison, la vaisselle compostable et des frais de service de 18 % dont le devis précise qu’ils ne sont pas un pourboire. La taxe de vente de Géorgie, 392,12 $, s’applique à l’ensemble.
Le même menu est chiffré de trois façons côte à côte : livraison seule sans personnel, le buffet avec serveurs de ce devis, et un service à partager sur table avec serveurs et nappage. Les conditions précisent l’acompte de 25 %, la date limite du nombre final, les allergies et les restes, et la famille réserve la date en signant.
Exemples pour traiteurs et événements
Le devis complet d’une fête, une proposition pour un dîner d’entreprise, une proposition d’événement et la facture qu’un traiteur envoie après un mariage. Cliquez sur un exemple pour l’ouvrir.
Devis traiteur par personne
Une fête au jardin pour 85 invités : le prix par invité en tête, le service à part, trois formules et un bloc de réservation.Voir l’exemple completTémoignages clients
“ExtraflowDoc nous fait gagner des heures chaque semaine. Nous envoyons des devis de nettoyage professionnels en quelques minutes au lieu de quelques heures.”
“L’intégration Pipedrive est transparente. Toutes les données client se remplissent parfaitement toutes seules.”
“Très intuitif. Notre équipe a créé des propositions professionnelles dès le premier jour, sans aucune formation.”
Intégrations
ExtraflowDoc s’installe dans Pipedrive et monday.com : le devis se construit sur l’affaire ou l’élément créé par la demande, avec la date, le lieu et le nombre d’invités déjà renseignés.
Ouvrez ExtraflowDoc depuis l’affaire. Le client, la date de l’événement et des champs personnalisés comme le nombre d’invités, le lieu et les régimes alimentaires remplissent le devis, et les plats de votre catalogue de produits Pipedrive arrivent avec leurs prix et leurs photos.
Si vos événements tournent sur un tableau monday.com, créez le devis depuis l’élément. Des colonnes comme la date, les invités et la formule de service remplissent le document, et le devis réservé est rangé sur l’événement.
Tarifs
Commercial, chef et responsable événementiel travaillent sur une seule offre. ExtraflowDoc facture au nombre de documents par mois et par entreprise : une saison des mariages chargée coûte le même prix, quel que soit le nombre de personnes qui envoient des devis.
0 €/mois
5 documents/mois par entreprise
12,92 €/mois
20 documents/mois par entreprise
21,54 €/mois
35 documents/mois par entreprise
FAQ
Y compris ce qu’ExtraflowDoc ne fait pas : c’est un outil de devis et de documents, pas un logiciel de gestion pour traiteur.
C’est un logiciel qui transforme une demande d’événement en un devis que le client peut réserver : le menu au prix par invité, le personnel et la location, les frais de service et les taxes, les options et les conditions. ExtraflowDoc le fait dans Pipedrive ou monday.com, depuis l’affaire ou l’élément créé par la demande.
Oui. Les lignes du menu portent le nombre d’invités comme quantité : quand le nombre définitif arrive, vous le modifiez et le total de chaque ligne, les taxes et le total général suivent.
Non. ExtraflowDoc ne calcule pas le coût des plats à partir de recettes, ne suit pas les ingrédients et ne gère pas les stocks. C’est vous qui fixez le prix par invité ; ExtraflowDoc le présente, le totalise et le fait signer. Gardez vos fiches techniques dans votre logiciel de cuisine ou votre tableur.
Non. ExtraflowDoc ne produit pas de fiches de production pour la cuisine, de listes de mise en place ni de plannings du personnel. Vous pouvez envoyer un déroulé ou un bon de commande événementiel comme document à part depuis la même affaire, mais c’est vous qui le rédigez ; il n’est pas généré à partir du menu.
Oui. Ajoutez un tableau de devis par formule de service, chacun avec son total, et le client les compare côte à côte. Chaque tableau est une option fixe ; le client vous dit laquelle il réserve.
Mettez les frais de service sur leur propre ligne dans une section service et indiquez dans la description ce qu’ils couvrent. Appliquez la TVA ligne par ligne ou sur tout le devis, avec plusieurs taux si les lignes ne sont pas taxées de la même façon.
Le devis peut contenir une section d’échéancier qui indique l’acompte et le solde, et le devis accepté devient la facture d’acompte en un clic. ExtraflowDoc établit la facture ; le moyen de paiement du client reste de votre ressort.
Oui. Chaque ligne peut porter plusieurs photos, et des sections galerie montrent des événements passés avec une courte description. Importez-les une fois dans la médiathèque partagée et réutilisez-les dans chaque devis.
Oui. L’offre gratuite couvre 5 documents par mois avec des utilisateurs illimités. Les offres payantes commencent à 12,92 €/mois pour 20 documents, avec toutes les fonctionnalités dans chaque offre : le prix ne bouge pas quand l’équipe événementielle s’agrandit.
Prêt pour la prochaine demande ?
