Polityka prywatności

1. Wprowadzenie

1. Witamy w polityce prywatności i plików cookie firmy DIGITALFLOW CO. LTD. Niniejsza polityka dotyczy korzystania przez Ciebie z extraflowdoc.com i jego funkcji (naszej „Strony”) oraz naszej platformy technologicznej („Platformy”) oraz, o ile nie poinformowano inaczej, wszystkich świadczonych przez nas usług.
2. Niniejsza polityka zawiera informacje o nas i o sposobie, w jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe za każdym razem, gdy korzystasz z naszej Strony i naszych usług, niezależnie od tego, gdzie na świecie się znajdujesz.
3. Jeśli nie zgadzasz się z warunkami niniejszej polityki, musisz natychmiast zaprzestać korzystania z naszej Strony i naszych usług. Jeśli nadal przeglądasz i korzystasz z tej Strony lub naszych usług, akceptujesz niniejszą politykę.
4. Ta strona nie jest skierowana do osób niepełnoletnich i nie zbieramy celowo danych dotyczących osób niepełnoletnich.
5. Niniejsza polityka prywatności może być przez nas okresowo zmieniana. Te zmienione warunki będą miały zastosowanie do Strony i naszych usług od daty publikacji. Powinieneś regularnie sprawdzać tę stronę, aby zapoznać się z najnowszą wersją.

2. Kim jesteśmy

1. www.extraflowdoc.com jest obsługiwany przez DIGITALFLOW COMPANY LIMITED, 0111219245, No. 1, Alley 22, Lane 163 Khuyen Luong Street, Linh Nam Ward, Hoang Mai District, Hanoi, Vietnam („ExtraflowDoc”). („my” lub „nas”).
2. Możesz skontaktować się z osobą odpowiedzialną za ochronę danych pod adresem: privacy@extraflowdoc.com. Powinieneś napisać na ten adres, jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące sposobu, w jaki przetwarzamy Twoje dane, lub jeśli chcesz skorzystać z któregokolwiek ze swoich praw dotyczących Twoich danych.

3. Dane osobowe, które zbieramy

1. Za dane osobowe uważamy wszelkie dane, które mogą Cię zidentyfikować jako osobę fizyczną. Dlatego dane anonimowe lub dane, z których Twoja tożsamość została nieodwracalnie usunięta, nie stanowią danych osobowych.
2. Rodzaje informacji, które możemy zbierać, obejmują:
   1. Informacje podstawowe, takie jak imię i nazwisko, stanowisko, data urodzenia, płeć i stan cywilny.
   2. Dane kontaktowe, takie jak adres e-mail, numer telefonu i adresy fizyczne.
   3. Informacje o profilu użytkownika, takie jak nazwa użytkownika, hasło, historia zakupów i przeglądania oraz Twoje preferencje dotyczące komunikacji marketingowej.
   4. Informacje finansowe, takie jak dane konta bankowego i karty płatniczej.
   5. Informacje techniczne, takie jak przeglądarka i komputer, którego używasz, Twój adres IP, Twoja lokalizacja, wtyczki zainstalowane w Twojej przeglądarce oraz informacje o plikach cookie na Twoim urządzeniu. Możemy również otrzymywać te informacje, jeśli korzystasz z innych stron korzystających z naszych plików cookie; zapoznaj się z naszą Polityką cookies.
   6. Informacje o aktywności na stronie, w tym sposób, w jaki korzystasz ze Strony, Platformy i ich funkcji.
3. Nie zbieramy żadnych wrażliwych danych osobowych na Twój temat. Oznacza to, że nie zbieramy informacji dotyczących rasy i pochodzenia etnicznego, przekonań religijnych i filozoficznych, życia seksualnego, orientacji seksualnej, informacji zdrowotnych, danych genetycznych i biometrycznych, poglądów politycznych oraz przynależności związkowej. Zgadzasz się nie przekazywać ani nie wysyłać nam tego rodzaju informacji.
4. Zbieramy te dane, gdy:
   1. korzystasz z naszej Strony i jej funkcji;
   2. korzystasz z naszych usług i kupujesz nasze produkty;
   3. prosisz o otrzymywanie materiałów marketingowych; oraz
   4. kontaktujesz się z nami lub komunikujesz się z nami.
5. Możemy również otrzymywać dane osobowe na Twój temat od dostawców analiz (takich jak Google i LinkedIn), wyszukiwarek (takich jak Google i Bing) oraz firm reklamowych.

4. Jak wykorzystujemy Twoje dane

1. W żadnym wypadku nie będziemy wykorzystywać Twoich danych w sposób naruszający przepisy prawa Wietnamu.
2. Możemy wykorzystywać Twoje dane osobowe:
   1. aby realizować nasze cele biznesowe;
   2. gdy musimy wypełnić obowiązek prawny (na przykład wykonanie umowy lub ujawnienie informacji sądom);
   3. aby kontaktować się z Tobą w związku z korzystaniem przez Ciebie z naszej Strony i usług;
   4. gdy musimy wykorzystać Twoje dane, aby wypełnić nasze zobowiązania umowne wobec Ciebie (na przykład, aby dostarczyć Ci usługi oferowane przez tę Stronę);
   5. aby przetwarzać zagregowane statystyki; oraz
   6. gdy mamy uzasadniony interes w wykorzystaniu Twoich danych osobowych, a Twoje podstawowe prawa i interesy nie mają nad tym interesem przewagi.
3. Jeśli staniemy się, lub zaczniemy stawać się, częścią grupy spółek, nasza spółka macierzysta i inne spółki z naszej grupy mogą również mieć dostęp do przechowywanych przez nas danych.
4. Możesz otrzymywać od nas komunikację marketingową, gdy jest to zgodne z prawem. Gdy wyślemy Ci materiały marketingowe, będziesz mógł zrezygnować z subskrypcji w dowolnym momencie, postępując zgodnie z instrukcjami zawartymi w materiałach marketingowych lub pisząc na .
5. Nie będziemy sprzedawać Twoich danych osobowych osobom trzecim bez Twojej zgody.
6. Będziemy przechowywać dane na Twój temat wyłącznie przez czas rozsądnie niezbędny do realizacji celu, dla którego je zebraliśmy, chyba że jesteśmy zobowiązani do dłuższego ich przechowywania w celu spełnienia wymogu prawnego (na przykład podatkowego, księgowego lub jeśli podejrzewamy, że istnieje uzasadniona perspektywa sporu sądowego).

5. Cele, dla których wykorzystujemy Twoje dane

1. Aby zarejestrować Cię jako nowego klienta
   • Rodzaj danych: (a) Tożsamość, (b) Kontakt
   • Podstawa prawna: Wykonanie umowy z Tobą
2. Aby przetworzyć i zrealizować Twoje zamówienie, w tym:
   • (a) Zarządzanie płatnościami, opłatami i obciążeniami
   • (b) Windykacja i odzyskiwanie należnych nam kwot
   • Rodzaj danych: (a) Tożsamość, (b) Kontakt, (c) Dane finansowe, (d) Transakcje, (e) Marketing i komunikacja
   • Podstawa prawna:
     • (a) Wykonanie umowy z Tobą
     • (b) Niezbędne dla naszych uzasadnionych interesów (odzyskiwanie należnych nam kwot)
3. Aby zarządzać naszą relacją z Tobą, w tym:
   • (a) Informowanie Cię o zmianach w naszych warunkach lub polityce prywatności
   • (b) Poproszenie Cię o pozostawienie opinii lub wypełnienie ankiety
   • Rodzaj danych: (a) Tożsamość, (b) Kontakt, (c) Profil, (d) Marketing i komunikacja
   • Podstawa prawna:
     • (a) Wykonanie umowy z Tobą
     • (b) Niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego
     • (c) Niezbędne dla naszych uzasadnionych interesów (utrzymanie aktualności naszej dokumentacji i badanie sposobu korzystania z naszych usług przez klientów)
4. Aby umożliwić Ci udział w losowaniu nagród, konkursie lub wypełnieniu ankiety
   • Rodzaj danych: (a) Tożsamość, (b) Kontakt, (c) Profil, (d) Użytkowanie, (e) Marketing i komunikacja
   • Podstawa prawna:
     • (a) Wykonanie umowy z Tobą
     • (b) Niezbędne dla naszych uzasadnionych interesów (badanie sposobu korzystania z usług przez klientów, rozwijanie usług i rozwój naszej działalności)
5. Aby administrować i chronić naszą działalność oraz tę stronę
   • Obejmuje rozwiązywanie problemów, analizę danych, testowanie, konserwację systemu, wsparcie, raportowanie i hosting.
   • Rodzaj danych: (a) Tożsamość, (b) Kontakt, (c) Dane techniczne
   • Podstawa prawna:
     • (a) Niezbędne dla naszych uzasadnionych interesów (działalność operacyjna, usługi IT, bezpieczeństwo sieci, zapobieganie oszustwom, reorganizacja)
     • (b) Niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego
6. Aby wyświetlać odpowiednie treści i reklamy na stronie oraz mierzyć ich skuteczność
   • Rodzaj danych: (a) Tożsamość, (b) Kontakt, (c) Profil, (d) Użytkowanie, (e) Marketing i komunikacja, (f) Dane techniczne
   • Podstawa prawna: Niezbędne dla naszych uzasadnionych interesów (badanie zachowań klientów, ulepszanie usług, rozwój naszej działalności i kierunkowanie strategii marketingowej)
7. Aby wykorzystywać analitykę danych do ulepszania naszej strony, produktów, marketingu i doświadczenia klienta
   • Rodzaj danych: (a) Dane techniczne, (b) Użytkowanie
   • Podstawa prawna: Niezbędne dla naszych uzasadnionych interesów (określanie typów klientów, aktualizacja strony, rozwój naszej działalności i kierunkowanie strategii marketingowej)
8. Aby przedstawiać Ci sugestie i rekomendacje dotyczące produktów lub usług, które mogą Cię zainteresować
   • Rodzaj danych: (a) Tożsamość, (b) Kontakt, (c) Dane techniczne, (d) Użytkowanie, (e) Profil, (f) Marketing i komunikacja
   • Podstawa prawna: Niezbędne dla naszych uzasadnionych interesów (rozwijanie naszych usług i rozwój naszej działalności)

6. Treści osób trzecich

1. Zauważ, że tworzymy linki do stron osób trzecich i możemy dodać do naszej Strony funkcje integrujące się z osobami trzecimi (na przykład dostawcami płatności). Gdy klikniesz te linki lub skorzystasz z funkcji osób trzecich, do Twojego doświadczenia będą miały zastosowanie inne warunki i polityki prywatności. Zalecamy zapoznanie się z Warunkami, Polityką prywatności i Polityką cookies każdej odwiedzanej strony i każdej używanej funkcji.
2. Możemy powierzyć osobom trzecim różne części świadczenia Strony i jej funkcji lub naszych usług. Może to wymagać udostępnienia Twoich danych takim osobom trzecim. W takim przypadku zapewnimy, że odbędzie się to zgodnie z prawem, a Twoje dane pozostaną bezpieczne i będą mogły być wykorzystywane wyłącznie w określonych celach i zgodnie z naszymi instrukcjami.

7. Usługi osób trzecich

1. Korzystamy z zaufanych dostawców usług osób trzecich, aby zarządzać, ulepszać i wspierać naszą platformę. Ci dostawcy mogą przetwarzać ograniczone dane osobowe i techniczne w naszym imieniu, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.
2. Analityka produktu (PostHog)
   Używamy PostHog, aby analizować, jak użytkownicy korzystają z naszego produktu, i ulepszać jego funkcjonalność. Może to obejmować zbieranie danych o użytkowaniu, takich jak wyświetlane strony, kliknięcia, aktywność sesji, informacje o urządzeniu i przeglądarce oraz adres IP.
3. Analityka strony (Google Analytics)
   Używamy Google Analytics, usługi analitycznej dostarczanej przez Google LLC, aby zrozumieć, jak odwiedzający korzystają z naszej strony. Google Analytics może zbierać informacje takie jak adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, odwiedzone strony, czas spędzony na stronach oraz interakcje ze stroną. Te informacje są wykorzystywane do analizy trendów i poprawy doświadczenia użytkownika.
4. Płatności i rozliczenia (Paddle)
   Używamy Paddle jako operatora płatności i merchant of record do obsługi płatności, subskrypcji i rozliczeń. Podczas dokonywania zakupu Paddle może zbierać i przetwarzać dane osobowe, takie jak Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, dane rozliczeniowe, informacje o płatności, adres IP i dane transakcji, w celu realizacji i zarządzania zakupem oraz wypełnienia obowiązków prawnych. Paddle działa jako podmiot przetwarzający i przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.
5. Obsługa klienta i czat na żywo (Tawk.to)
   Używamy Tawk.to, aby zapewnić wsparcie za pośrednictwem czatu na żywo i komunikować się z użytkownikami. Gdy korzystasz z naszego czatu, możemy zbierać informacje takie jak Twoje imię i nazwisko, adres e-mail (jeśli go podasz), wiadomości z czatu, adres IP oraz informacje o urządzeniu lub przeglądarce.
6. Monitorowanie błędów (Sentry)
   Używamy Sentry do monitorowania wydajności aplikacji i wykrywania błędów. Sentry może zbierać informacje techniczne, takie jak dzienniki błędów, dane urządzenia, typ przeglądarki i informacje diagnostyczne, aby pomóc nam identyfikować i naprawiać problemy. Podejmujemy rozsądne środki, aby uniknąć przesyłania wrażliwych danych osobowych za pośrednictwem tych dzienników.
7. Osadzone skrypty czatu
   Używamy osadzonych skryptów (w tym usług Tawk.to), aby umożliwić funkcję czatu w czasie rzeczywistym na naszej stronie. Te skrypty mogą zbierać dane techniczne, takie jak adres IP i informacje o urządzeniu, w zakresie niezbędnym do działania usługi.
8. Wszyscy dostawcy zewnętrzni działają jako podmioty przetwarzające i przetwarzają dane wyłącznie w naszym imieniu i zgodnie z naszymi instrukcjami. Nie sprzedajemy danych osobowych osobom trzecim. Dane przetwarzane przez tych dostawców mogą być przekazywane i przechowywane w krajach poza Twoją jurysdykcją, w tym w Stanach Zjednoczonych, gdzie istnieją odpowiednie zabezpieczenia chroniące Twoje dane.

8. Bezpieczeństwo danych

1. Bardzo poważnie traktujemy bezpieczeństwo Twoich danych i wdrożyliśmy szereg środków technicznych, aby zapewnić, że Twoje dane nie zostaną utracone, przypadkowo usunięte, zmienione ani udostępnione bez upoważnienia.
2. Ustanowiliśmy procedury postępowania na wypadek naruszenia naszych środków bezpieczeństwa danych i wypełnimy nasze prawne obowiązki powiadomienia Ciebie oraz Biura Komisarza ds. Informacji Wietnamu („ICO”).

9. Transfery międzynarodowe

1. Wiele podmiotów trzecich, z którymi współpracujemy, znajduje się poza Wietnamem. Dlatego od czasu do czasu możemy być zmuszeni do eksportowania Twoich danych poza Wietnam. W takim przypadku zapewnimy, że takie transfery odbędą się zgodnie z prawem i że zostaną wdrożone odpowiednie zabezpieczenia techniczne i umowne.

10. Przechowywanie

1. Będziemy przechowywać Twoje dane osobowe wyłącznie przez czas niezbędny do realizacji celów, dla których je zebraliśmy, w tym w celu spełnienia wymogów prawnych, księgowych lub sprawozdawczych.
2. Aby określić odpowiedni okres przechowywania danych osobowych, bierzemy pod uwagę ilość, charakter i wrażliwość danych osobowych, potencjalne ryzyko szkody wynikające z nieuprawnionego wykorzystania lub ujawnienia, cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe, oraz to, czy możemy osiągnąć te cele innymi środkami, a także obowiązujące wymogi prawne.
3. DigitalFlow („Extraflowdoc”) przechowuje dane Klienta przez cały czas, w którym pozostajesz Klientem, i usunie informacje o Kliencie w ciągu 12 miesięcy od rozwiązania obowiązującej umowy z Klientem przez którąkolwiek ze stron, na pisemny wniosek. Przechowujemy dane na poziomie Użytkownika Platformy zgodnie z instrukcjami naszych Klientów oraz przez rozsądny czas po tym fakcie do celów audytu i zgodnie z wymogami prawa.

11. Twoje prawa

1. W określonych okolicznościach przysługują Ci następujące prawa dotyczące danych, które o Tobie posiadamy:
   1. prawo do bycia poinformowanym: w okolicznościach, w których polegamy na Twojej zgodzie na przetwarzanie Twoich danych osobowych, masz prawo w każdej chwili wycofać swoją zgodę. Nie wpłynie to jednak na zgodność z prawem jakiegokolwiek przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody. Jeśli wycofasz zgodę, możliwe, że nie będziemy mogli dostarczyć Ci określonych produktów lub usług. Poinformujemy Cię w momencie wycofania zgody;
   2. prawo dostępu: masz prawo zażądać kopii danych osobowych, które o Tobie posiadamy. Skorzystaj z danych kontaktowych podanych na końcu niniejszej polityki, jeśli chcesz skorzystać z tego prawa lub któregokolwiek z poniższych. Jeśli jesteś rezydentem europejskim i uważasz, że nasze wykorzystanie Twoich danych osobowych jest niezgodne z prawem, masz prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego;
   3. prawo do sprostowania: masz prawo zażądać poprawienia danych osobowych, które o Tobie posiadamy, chociaż możliwe, że będziemy musieli zweryfikować poprawność nowych informacji, które nam podajesz, a także ewentualnie Twoją tożsamość, w zależności od Twojego żądania;
   4. prawo do usunięcia: masz prawo zażądać usunięcia lub skasowania danych osobowych, gdy nie ma ważnego powodu, aby kontynuować ich przetwarzanie. Zauważ, że może się zdarzyć, że nie zawsze będziemy mogli spełnić Twoje żądanie usunięcia, jeśli istnieją konkretne powody prawne, o których zostaniesz poinformowany w momencie złożenia żądania;
   5. prawo do ograniczenia przetwarzania: masz prawo zażądać zawieszenia przetwarzania Twoich danych osobowych w następujących przypadkach: (a) jeśli chcesz, abyśmy zweryfikowali dokładność danych; (b) gdy nasze wykorzystanie danych jest niezgodne z prawem, ale nie chcesz, abyśmy je usunęli; (c) gdy potrzebujesz, abyśmy przechowywali dane, nawet jeśli już ich nie potrzebujemy, ponieważ są Ci potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych; lub (d) sprzeciwiłeś się naszemu wykorzystaniu Twoich danych, ale musimy zweryfikować, czy mamy nadrzędne uzasadnione podstawy do ich wykorzystania.
   6. prawo do przenoszenia danych: masz prawo zażądać, aby dane osobowe, które o Tobie posiadamy, zostały przekazane Tobie lub osobie trzeciej. Przekażemy Tobie, lub wybranej przez Ciebie osobie trzeciej, Twoje dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Zauważ, że to prawo ma zastosowanie wyłącznie do informacji zautomatyzowanych, na których wykorzystanie pierwotnie wyraziłeś zgodę, lub gdy wykorzystujemy informacje do wykonania umowy z Tobą;
   7. prawo do sprzeciwu: masz prawo sprzeciwić się przetwarzaniu Twoich danych osobowych, gdy opieramy się na uzasadnionym interesie (lub interesie osoby trzeciej), a w Twojej szczególnej sytuacji istnieje coś, co skłania Cię do sprzeciwu wobec przetwarzania z tego powodu, ponieważ uważasz, że wpływa to na Twoje podstawowe prawa i wolności. Masz również prawo do sprzeciwu, gdy przetwarzamy Twoje dane osobowe w celach marketingu bezpośredniego. W niektórych przypadkach możemy wykazać, że mamy nadrzędne uzasadnione podstawy do przetwarzania Twoich informacji, które przeważają nad Twoimi prawami i wolnościami; oraz
   8. prawa związane ze zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji i profilowaniem.
2. Więcej informacji o tych prawach znajdziesz na stronie ICO, dostępnej pod adresem www.ico.org.uk („Strona ICO”)
3. Jeśli chcesz skorzystać z któregokolwiek z tych praw, napisz na adres privacy@extraflowdoc.com. Możemy pobrać opłatę za skorzystanie z Twoich praw, gdy jest to zgodne z prawem i uzasadnione. Możemy również poprosić Cię o potwierdzenie tożsamości, zanim umożliwimy Ci skorzystanie z tych praw. Zawsze poprosimy Cię o potwierdzenie tożsamości, gdy będziesz chciał skorzystać z prawa dostępu lub prawa do przenoszenia danych.

12. Skargi

1. Masz prawo złożyć skargę na nas i na sposób, w jaki przetwarzamy Twoje dane, do Biura Komisarza ds. Informacji (ICO), brytyjskiego organu ds. ochrony danych (www.ico.org.uk).
2. Jednak w pierwszej kolejności prosimy o kontakt z opisem problemu pod adresem privacy@extraflowdoc.com, abyśmy mogli najpierw spróbować rozwiązać Twoją kwestię.
3. Więcej informacji o tym, jak złożyć skargę na nas do ICO, znajdziesz na Stronie ICO.