Program do wycen dla wypożyczalni i punktów wynajmu sprzętu

Nie, i to najważniejsza odpowiedź na tej stronie. ExtraflowDoc to oprogramowanie do wycen i dokumentów: tworzy wycenę, umowę najmu, dokument WZ i fakturę. Nie jest systemem zarządzania wynajmem. Jeśli potrzebujesz systemu ewidencji dla swojego parku maszyn, szukaj dalej — albo prowadź go obok, co robi większość naszych użytkowników w pokrewnych branżach.

Nie. Nie ma kalendarza dostępności, nie ma silnika rezerwacji i nie ma niczego, co powstrzyma cię przed wycenieniem tej samej koparki dwóm wykonawcom na te same dwa tygodnie. ExtraflowDoc nie wie, co stoi na twoim placu. Przykład na tej stronie rozwiązuje to tak, jak robi to niemal każda wypożyczalnia — zapisem, że ceny zależą od dostępności w chwili rezerwacji — ale sprawdzanie zostaje po twojej stronie.

Nie. Nie ma rejestru środków trwałych, numeracji parku maszyn, liczników motogodzin, GPS ani telematyki, nie ma raportów wykorzystania ani planowania przeglądów. Własny katalog parku maszyn prowadzisz w CRM — każda maszyna ze swoją stawką i specyfikacją — i przeszukujesz go, budując wycenę. To znaczy, że lista maszyn na twoich wycenach jest twoja, a jej aktualizowanie też.

Nie. Nie ma protokołów stanu, nie ma odbiorów przy zwrocie, nie ma rozliczania szkód ani obsługi kaucji. ExtraflowDoc obejmuje papiery aż po podpisaną umowę i fakturę włącznie; co się dzieje, gdy niskopodwoziowa przywozi maszynę z powrotem, jest poza nim.

Tak, i po to właśnie jest ta strona. Każda pozycja niesie stawkę i okres najmu, a suma pozycji liczy się z nich, więc maszyna na doby i maszyna na miesiąc stoją w tej samej tabeli, a ty nie prowadzisz dwóch dokumentów ani dwóch arkuszy. Daty najmu drukują się w pozycji i to właśnie kończy dyskusję, czy ostatni dzień był płatny.

Tak — po to są wyliczane okresy. Przykład na tej stronie prowadzi miniładowarkę przez cztery tygodnie i jeden dzień i rozlicza dokładnie tyle, zamiast zaokrąglać do pięciu tygodni. Ustawiasz daty i rachunek idzie za nimi; zmieniasz je, gdy wykonawca przedłuża, a suma idzie razem z nimi.

Tak. Podpozycje stoją pod pozycją nadrzędną, więc młot, chwytak i grabie pojawiają się pod koparką, a nie luzem na końcu wyceny, i zdjęcie maszyny jest w tym samym wierszu. Klient czyta jeden pakiet na maszynę — tak właśnie myśli o najmie.

Tak, i na wycenie najmu zasługują na miejsce. Bloki obrazów na całą szerokość z opisami niosą moc, masę roboczą, wysokość, szerokość i widoczność każdej maszyny obok jej zdjęcia. Wysokość i szerokość to dwie liczby decydujące, czy maszyna fizycznie wjedzie na budowę, więc odpowiedzenie na nie w dokumencie oszczędza jeden telefon na wycenę.

Tak. Rabaty stoją przy pozycji i pokazują się we własnej kolumnie, więc możesz zdjąć dziesięć procent z miniładowarki, która i tak stoi, a koparkę zostawić w pełnej stawce. Klient widzi dokładnie, gdzie ustąpiłeś — to lepsza pozycja negocjacyjna niż mglisty procent od sumy.

Tak. Zapisz gotową wycenę jako szablon, a kolejna startuje z tą samą strukturą, z kartami technicznymi i warunkami już na miejscu, i trzymaj maszyny w katalogu produktów ze stawkami, żeby wyszukiwać zamiast przepisywać. Cennik, który trzyma sezon, ustawia się raz.

ExtraflowDoc instaluje się w Pipedrive i otwiera wewnątrz szansy sprzedaży, więc wycena powstaje tam, gdzie zapytanie o najem już żyje. Dane kontaktowe najemcy uzupełniają się same, a każde pole własne Pipedrive można umieścić w dowolnym miejscu dokumentu — wymagany termin na budowie, szerokość wjazdu, nośność gruntu. Twój park maszyn leży w katalogu produktów Pipedrive, więc wyszukujesz maszynę i przychodzi ze stawką i zdjęciem zamiast być przepisywana; ceny progowe trzymają stawki dobowe, tygodniowe i miesięczne dla każdej maszyny, żeby właściwa zadziałała bez sprawdzania; a pola obliczane wykonują wzór cena × ilość × dni, który w ogóle umożliwia okres najmu. Maszynę dodaną na poczekaniu można zsynchronizować z powrotem do katalogu. Podpisany PDF zostaje przy szansie. Czego Pipedrive mu nie daje, to jakiegokolwiek pojęcia o tym, co stoi na twoim placu — dostępność nadal sprawdzasz sam.

Tak. ExtraflowDoc instaluje się w monday.com i otwiera wewnątrz elementu tablicy, a przy najmie liczy się właśnie mapowanie: każda kolumna tablicy może wypełnić dokument — tekst, liczby, listy wyboru i przede wszystkim daty, więc kolumny początku i końca najmu, które i tak prowadzisz, trafiają prosto do pozycji zamiast być przepisywane ręcznie. Twoje maszyny żyją na tablicy Produkty i usługi i są wyszukiwalne ze zdjęciami i stawkami, z tymi samymi polami obliczanymi i cenami progowymi co w Pipedrive, a jednorazową maszynę można zsynchronizować z powrotem na tablicę. Gotowa wycena zapisuje się przy elemencie, więc najem i jego papiery zostają razem, zamiast żeby wycena wylądowała w czyimś folderze pobranych.

Tak. Umowy, dokumenty WZ i faktury to typy dokumentów w tym samym edytorze, a wygrana wycena konwertuje się, zabierając wszystkie pozycje. Maszyny na WZ to maszyny, które klient podpisał, bo to te same pozycje — co ma znaczenie, gdy spór dotyczy tego, co faktycznie wyjechało.

Darmowy plan ExtraflowDoc obejmuje 5 dokumentów miesięcznie na firmę z nieograniczoną liczbą użytkowników — wykonalne dla oddziału wyceniającego kilka najmów w miesiącu. Plany płatne zaczynają się od 59,96 zł/miesiąc za 20 dokumentów, a ponieważ rozliczenie jest za firmę, a nie za użytkownika, posadzenie na nim całej lady nie zmienia ceny.