Oprogramowanie do zamówień zakupu, które wystawia zamówienie z szansy właśnie wygranej

Oprogramowanie do zamówień zakupu służy do wystawiania dokumentu, który wysyłasz dostawcy, żeby kupić towar lub usługę po uzgodnionej cenie. Minimum to rozpisanie tego, co kupujesz, policzenie sum, twoje dane i dane dostawcy oraz plik, który da się wysłać i odnaleźć później. ExtraflowDoc robi to w CRM, w którym zlecenie już żyje, więc zamówienie zostaje przy pracy, dla której powstało.

Numer zamówienia, na który obie strony mogą się powołać, twoje dane i dane dostawcy, adres i datę dostawy oraz po jednej pozycji na towar z ilością, ceną jednostkową i wartością pozycji — dalej wartość netto, podatki i sumę, plus warunki, na które się powołujesz. ExtraflowDoc buduje to wszystko z bloków i przelicza liczby w trakcie pisania.

Zamówienie zakupu wystawia kupujący, żeby zamówić towar lub usługę po uzgodnionej cenie. Fakturę wystawia sprzedawca, żeby poprosić o zapłatę po dostawie. Zamówienie jest pierwsze i ustala warunki; faktura idzie później i musi się z nim zgadzać.

Wycenę wysyłasz klientowi, żeby wygrać zlecenie: to twarda cena, którą może przyjąć. Zamówienie zakupu wysyłasz dostawcy, żeby kupić materiały na to zlecenie. Większość firm potrzebuje obu, i właśnie dlatego ExtraflowDoc tworzy je w tym samym edytorze i z tego samego katalogu.

Wystawiasz je z tej samej szansy, używając ponownie tych samych pozycji katalogowych, więc zamówienie do dostawcy i wycena dla klienta liczą się z jednego źródła. Żeby być precyzyjnym co do tego, co dzieje się automatycznie: ExtraflowDoc zamienia wygraną wycenę w fakturę jednym kliknięciem. Zamówienie zakupu to nowy dokument budowany na tej samej karcie — szybko, bo dane i katalog już tam są, ale to nie jest konwersja jednym kliknięciem.

Tak. ExtraflowDoc ma darmowy plan na 5 dokumentów miesięcznie na firmę z nielimitowaną liczbą użytkowników, a do tego darmowy generator zamówień zakupu w przeglądarce, który nie wymaga nawet rejestracji. Plany płatne zaczynają się od 59,96 zł/mies., gdy przekroczysz darmowy limit.

Platformy zakupowe zwykle liczą za użytkownika miesięcznie i przychodzą z wdrożeniem. ExtraflowDoc liczy za firmę, według liczby dokumentów: za darmo do 5 miesięcznie, 59,96 zł/mies. za 20, aż do 600 miesięcznie — z nielimitowaną liczbą użytkowników w każdym planie.

Nie. Nie ma wielopoziomowej akceptacji, progów wydatku ani reguł kierowania — nic nie wstrzymuje zamówienia w oczekiwaniu na zgodę przełożonego. Jeśli szukasz dokładnie tego, potrzebujesz platformy zakupowej pokroju Precoro czy Procurify, a nie ExtraflowDoc.

Nie. ExtraflowDoc nie ma kroku wniosku: nie powstaje wewnętrzne żądanie, które jest rozpatrywane, a potem zamieniane w zamówienie. Tworzysz zamówienie zakupu od razu, co sprawdza się w zespołach, w których kupuje ten, kto ma do tego upoważnienie.

Nie, i lepiej powiedzieć to wprost. Procure-to-pay obejmuje wniosek, akceptację, zamówienie, przyjęcie, dopasowanie faktur i płatność jako jeden łańcuch. ExtraflowDoc obejmuje wyłącznie sam dokument zamówienia. To właściwe narzędzie, jeśli chcesz wysyłać dostawcom czyste zamówienia powiązane z budową; niewłaściwe, jeśli chcesz zarządzać wydatkami całej firmy.

Nie. ExtraflowDoc nie rejestruje dostaw względem zamówienia i nie dopasowuje zamówienia, przyjęcia i faktury dostawcy. Tworzy dokument dostawy jako dokument, ale uzgadnianie tego, co przyjechało, z tym, co zamówiono i zafakturowano, to zadanie systemu księgowego lub zakupowego.

Nie. Nie ma budżetów, śledzenia zobowiązań, alertów o przekroczeniach ani pulpitów wydatków. ExtraflowDoc raportuje dokumenty, które stworzyłeś, a nie to, gdzie idą pieniądze firmy.

Częściowo, i ten niuans ma znaczenie. Jeśli masz na myśli tworzenie zamówień z szablonów, trzymanie ich przy budowie, śledzenie statusu i ponowne używanie treści, to tak. Jeśli masz na myśli prowadzenie działu zakupów — wnioski, obiegi akceptacji, kwalifikację dostawców i kontrolę budżetu — to nie.

Śledzisz status każdego dokumentu, od utworzonego przez wysłany po podpisany, i znajdujesz każde zamówienie odłożone przy szansie, do której należy. To śledzenie dokumentów, nie dostaw: ExtraflowDoc nie powie ci, gdzie jest samochód ani co zostało przyjęte.

Tak. Wyślij zamówienie zakupu do podpisu i zbierz rejestrowaną akceptację z pełną ścieżką audytu, bez osobnej subskrypcji do podpisów. To często właśnie moment, w którym cena i termin dostawy stają się naprawdę wiążące.

Nie jako baza dostawców. Możesz zapisać dane dostawcy w szablonie, żeby powtarzalne zakupy wypełniały się same, ale nie ma kwalifikacji, listy zatwierdzonych dostawców, portalu ani katalogu PunchOut.

Nie bezpośrednio. ExtraflowDoc integruje się natywnie z Pipedrive i monday.com oraz tworzy pliki PDF, które podpinasz do swojego obiegu księgowego. Jeśli zamówienia mają wpadać prosto do księgowości, moduł zakupów w twoim systemie sprawdzi się lepiej.

Rozwiązania open source istnieją i mają sens, jeśli masz zasoby techniczne, żeby je hostować, zabezpieczyć, aktualizować i utrzymywać. ExtraflowDoc nie jest open source — to hostowany produkt z darmowym planem: startujesz bez kosztu licencji i bez administrowania serwerem.

To przypadek, do którego ExtraflowDoc pasuje najlepiej. Jedna budowa zwykle angażuje wielu dostawców — drewno, wynajem maszyn, łączniki — więc wystawiasz po jednym zamówieniu na dostawcę względem tej samej wygranej szansy, wszystkie wycenione z tego samego przedmiaru, z podpisaną ofertą klienta odłożoną obok.

To użytkownik, dla którego powstał. Dwuosobowa firma potrzebuje zamówienia zakupu, które wygląda profesjonalnie i zgadza się co do grosza, a nie wdrożenia zakupowego. Darmowy plan obejmuje 5 dokumentów miesięcznie, plany są miesięczne, a wszystkie zawierają nielimitowaną liczbę użytkowników.

Tak. Podatki stosuje się pozycja po pozycji, więc zamówienia z mieszanymi stawkami działają, a walutę i format liczb wybierasz taki, w jakim fakturuje dostawca. ExtraflowDoc jest zlokalizowany w 30 językach: zamówienie czyta się dobrze i na rynku dostawcy, i na twoim.

Tak w obu przypadkach. ExtraflowDoc działa w chmurze i w każdej nowoczesnej przeglądarce — macOS, Windows, iPad czy Android — bez instalowania czegokolwiek poza aplikacją Pipedrive lub monday.com.

Minuty, nie projekt. Zainstaluj aplikację w Pipedrive albo monday.com, otwórz szansę i zacznij zamówienie zakupu. Zbudowanie pierwszego szablonu dostawcy to najwyżej jedno popołudnie, a żadnego spotkania wdrożeniowego nie trzeba umawiać.

Tak, na dwa sposoby. Użyj darmowego generatora zamówień zakupu w przeglądarce bez zakładania konta albo zainstaluj ExtraflowDoc w swoim CRM i zostań na darmowym planie — bez karty, bez odliczania okresu próbnego, bez zobowiązań.