Dla firm cateringowych i eventowych
ExtraflowDoc pozwala firmie cateringowej wycenić wydarzenie tak, jak klienci porównują oferty: menu z ceną za osobę, obsługa, wynajem sprzętu i opłata serwisowa w osobnych pozycjach, dwie lub trzy formy serwowania obok siebie i podpis, który rezerwuje termin.
Darmowy plan dostępny. Bez karty. Albo przygotuj wycenę w przeglądarce bez instalowania czegokolwiek.
Zobacz w działaniu
Przejrzyj zrzuty ekranu, żeby lepiej to zrozumieć — kliknij dowolny, aby zobaczyć go na pełnym ekranie.
Edytor dokumentów ExtraflowDoc
Zrobione pod to, jak rezerwuje się wydarzenia
Klient planujący wydarzenie zbiera dwie lub trzy wyceny cateringu i porównuje je po jednej liczbie: ile kosztuje osoba. Cała reszta wyceny ma sprawić, że ta liczba jest wiarygodna.
Każda pozycja menu ma cenę za osobę, osobno dla dorosłych i dzieci, a blok podsumowania pokazuje u góry liczbę gości, koszt na osobę i sumę. Gdy liczba gości się zmienia, zmieniasz ilość, a wszystkie sumy przeliczają się same.
Wypisz dania w opisie pozycji bufetu, ze zdjęciem zastawionego stołu. Klient czyta menu i cenę razem, zamiast dopasowywać PDF z menu do maila z cenami.
Kelnerzy za godzinę, dowóz, naczynia jednorazowe lub porcelana i opłata serwisowa mają każde swoją pozycję w sekcji obsługi. Klienci przestają pytać, czym jest dodatkowe 18%, gdy w wycenie stoi, że to nie napiwek.
Wyceń to samo menu na kilka sposobów w osobnych tabelach wyceny, każda z własną sumą. Rodzina, której nie stać na kelnerów, często bierze sam dowóz, zamiast iść do innej firmy cateringowej.
Nalicz VAT dla każdej pozycji osobno albo dla całej wyceny i łącz kilka stawek w jednym dokumencie, gdy pozycje są opodatkowane różnie. Każdy podatek liczony jest od kwoty netto, nigdy od innego podatku.
Warunki dotyczące zaliczki, terminu podania ostatecznej liczby gości, alergii i resztek to zapisana sekcja. Klient podpisuje, żeby zarezerwować, a zaakceptowana wycena jednym kliknięciem staje się fakturą zaliczkową.
Omówiony przykład
To prawdziwa, trzystronicowa wycena z ExtraflowDoc, którą firma cateringowa z Atlanty wysłała rodzinie planującej w ogrodzie przyjęcie z okazji ukończenia szkoły: bufet z grillem w stylu amerykańskiego Południa dla 75 dorosłych i 10 dzieci, deser, stanowisko z napojami i dwie osoby obsługi bufetu, na 4797,97 $ z podatkiem. Jest krótka, bo wycenę przyjęcia czyta się na telefonie, i zaczyna od liczby, którą porównują rodziny: ceny za osobę.
Krótki list przedstawia menu, termin i wyjaśnia, dlaczego cena zależy od ostatecznej liczby gości. Tabela podsumowania podaje trzy liczby, które rodzina będzie sobie powtarzać: 85 gości (75 dorosłych, 10 dzieci), około 56 $ za osobę ze wszystkim i sumę z podatkiem.
Jedzenie i napoje to 3220,00 $, każda pozycja liczona za osobę, z menu wypisanym pod pozycją bufetu i talerzem dziecięcym w osobnej cenie. Obsługa, 1185,85 $, obejmuje obsługę bufetu za godzinę, dowóz, kompostowalne naczynia jednorazowe i 18-procentową opłatę serwisową, o której wycena mówi, że nie jest napiwkiem. Do całości doliczony jest podatek od sprzedaży stanu Georgia w wysokości 392,12 $.
To samo menu wycenione jest na trzy sposoby obok siebie: sam dowóz bez obsługi, bufet z obsługą z tej wyceny oraz podanie na półmiskach do stołu z kelnerami i bielizną stołową. Warunki obejmują 25% zaliczki, termin podania ostatecznej liczby gości, alergie i resztki jedzenia, a rodzina rezerwuje termin podpisem.
Przykłady dla cateringu i eventów
Pełna wycena przyjęcia, oferta na kolację firmową, oferta eventowa i faktura, którą firma cateringowa wystawia po weselu. Kliknij przykład, żeby go otworzyć.
Wycena cateringu za osobę
Przyjęcie w ogrodzie dla 85 osób: cena za osobę na początku, obsługa osobno, trzy formy serwowania i blok rezerwacji.Zobacz cały przykładHistorie klientów
“ExtraflowDoc oszczędza nam godziny co tydzień. Wysyłamy profesjonalne wyceny sprzątania w kilka minut zamiast w kilka godzin.”
“Integracja z Pipedrive jest bezbłędna. Wszystkie dane naszych klientów uzupełniają się same, idealnie.”
“Bardzo intuicyjne. Nasz zespół tworzył profesjonalne oferty już pierwszego dnia, bez żadnego szkolenia.”
Integracje
ExtraflowDoc instaluje się w Pipedrive i monday.com, więc wycena powstaje przy szansie sprzedaży lub elemencie utworzonym przez zapytanie, z datą, miejscem i liczbą gości już wpisanymi.
Otwórz ExtraflowDoc z szansy sprzedaży. Klient, data wydarzenia i pola niestandardowe, takie jak liczba gości, miejsce czy wymagania dietetyczne, wypełniają wycenę, a pozycje menu z katalogu produktów Pipedrive trafiają do niej z cenami i zdjęciami.
Jeśli prowadzisz wydarzenia na tablicy monday.com, zbuduj wycenę z elementu. Kolumny takie jak data, goście i forma serwowania wypełniają dokument, a zarezerwowana wycena zapisuje się przy wydarzeniu.
Cennik
Handlowiec, szef kuchni i koordynator wydarzeń pracują w jednym planie. ExtraflowDoc liczy opłatę od liczby dokumentów miesięcznie na firmę, więc pracowity sezon weselny kosztuje tyle samo, niezależnie od tego, ile osób wysyła wyceny.
0,00 zł/mies.
5 dokumentów/mies. na firmę
59,96 zł/mies.
20 dokumentów/mies. na firmę
99,96 zł/mies.
35 dokumentów/mies. na firmę
FAQ
Również o tym, czego ExtraflowDoc nie robi: to narzędzie do wycen i dokumentów, a nie system do zarządzania cateringiem.
To program, który zamienia zapytanie o wydarzenie w wycenę, którą klient może zarezerwować: menu z ceną za osobę, obsługa i wynajem, opłata serwisowa i podatek, warianty i warunki. ExtraflowDoc robi to w Pipedrive lub monday.com, z szansy sprzedaży albo elementu utworzonego przez zapytanie.
Tak. Pozycje menu mają liczbę gości jako ilość, więc gdy przychodzi ostateczna liczba, zmieniasz ją, a suma każdej pozycji, podatek i suma końcowa dopasowują się same.
Nie. ExtraflowDoc nie liczy kosztu dań z receptur, nie śledzi składników i nie prowadzi stanów magazynowych. Cenę za osobę ustalasz Ty; ExtraflowDoc ją przedstawia, sumuje i zbiera podpis. Kalkulację receptur trzymaj w programie kuchennym albo w arkuszu.
Nie. ExtraflowDoc nie tworzy kart produkcyjnych dla kuchni, list przygotowań ani grafików pracy obsługi. Scenariusz wydarzenia albo zlecenie realizacji możesz wysłać jako osobny dokument z tej samej szansy sprzedaży, ale piszesz go sam; nie powstaje automatycznie z menu.
Tak. Dodaj tabelę wyceny dla każdej formy serwowania, każdą z własną sumą, a klient porówna je obok siebie. Każda tabela to stały wariant; klient mówi Ci, który rezerwuje.
Wpisz opłatę serwisową jako osobną pozycję w sekcji obsługi i napisz w opisie, co obejmuje. VAT nalicz dla każdej pozycji albo dla całej wyceny, z więcej niż jedną stawką, jeśli pozycje są opodatkowane różnie.
Wycena może zawierać sekcję harmonogramu płatności z zaliczką i resztą kwoty, a zaakceptowana wycena jednym kliknięciem zamienia się w fakturę zaliczkową. ExtraflowDoc wystawia fakturę; to, jak klient ją opłaci, zależy od Ciebie.
Tak. Każda pozycja może mieć kilka zdjęć, a sekcje galerii pokazują wcześniejsze wydarzenia z krótkim opisem. Wgraj je raz do wspólnej biblioteki mediów i używaj w każdej wycenie.
Tak. Darmowy plan obejmuje 5 dokumentów miesięcznie i dowolną liczbę użytkowników. Płatne plany zaczynają się od 59,96 zł/mies. za 20 dokumentów, z wszystkimi funkcjami w każdym planie, więc cena nie rośnie, gdy zespół eventowy się powiększa.
Gotowy na kolejne zapytanie?
