Tietosuojakäytäntö

1. Johdanto

1. Tervetuloa DIGITALFLOW CO. LTD:n tietosuoja- ja evästekäytäntöön. Tämä käytäntö koskee käyttöäsi verkkosivustolla extraflowdoc.com ja siihen liittyviä toimintoja (meidän „Sivustomme”) sekä teknologia-alustaamme („Alusta”), ja ellei toisin ole ilmoitettu, kaikkia tarjoamiamme palveluita.
2. Tämä käytäntö antaa sinulle tietoja meistä ja siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi joka kerta, kun käytät Sivustoamme ja palveluitamme, riippumatta siitä, missä päin maailmaa olet.
3. Jos et hyväksy tämän käytännön ehtoja, sinun on lopetettava Sivustomme ja palveluidemme käyttö välittömästi. Jos jatkat tämän Sivuston tai palveluidemme selaamista ja käyttöä, hyväksyt tämän käytännön.
4. Tämä sivusto ei ole tarkoitettu alaikäisille, emmekä tietoisesti kerää tietoja alaikäisistä.
5. Voimme muuttaa tätä tietosuojakäytäntöä ajoittain. Nämä muutetut ehdot koskevat Sivustoa ja palveluitamme julkaisupäivästä alkaen. Sinun tulee säännöllisesti tarkistaa tämä sivu pysyäksesi ajan tasalla uusimmasta versiosta.

2. Keitä me olemme

1. www.extraflowdoc.comia hallinnoi DIGITALFLOW COMPANY LIMITED, 0111219245, No. 1, Alley 22, Lane 163 Khuyen Luong Street, Linh Nam Ward, Hoang Mai District, Hanoi, Vietnam („ExtraflowDoc”). („me”).
2. Tietosuojasta vastaavaan henkilöön voit ottaa yhteyttä osoitteessa: privacy@extraflowdoc.com. Sinun on kirjoitettava tähän osoitteeseen, jos sinulla on kysymyksiä siitä, miten käsittelemme tietojasi, tai jos haluat käyttää oikeuksiasi tietojesi suhteen.

3. Keräämämme henkilötiedot

1. Henkilötiedoiksi katsomme kaikki tiedot, joiden perusteella sinut voidaan tunnistaa luonnolliseksi henkilöksi. Anonyymit tiedot tai tiedot, joista henkilöllisyytesi on peruuttamattomasti poistettu, eivät siis ole henkilötietoja.
2. Keräämiemme tietojen tyypit ovat muun muassa:
   1. Perustiedot, esimerkiksi nimi, ammattinimike, syntymäaika, sukupuoli ja siviilisääty.
   2. Yhteystiedot, esimerkiksi sähköpostiosoite, puhelinnumero ja postiosoitteet.
   3. Käyttäjäprofiilitiedot, esimerkiksi käyttäjätunnus, salasana, osto- ja selaushistoria sekä markkinointiviestintävalintasi.
   4. Taloudelliset tiedot, esimerkiksi pankkitilin ja maksukortin tiedot.
   5. Tekniset tiedot, esimerkiksi käytetty selain ja tietokone, IP-osoitteesi, sijaintisi, selaimeesi asennetut liitännäiset ja laitteellesi tallennettuja evästeitä koskevat tiedot. Nämä tiedot voimme saada myös silloin, kun vierailet muilla sivustoilla, jotka käyttävät evästeitämme; katso evästekäytäntömme.
   6. Sivuston käyttötiedot, mukaan lukien se, miten käytät Sivustoa, Alustaa ja niiden toimintoja.
3. Emme kerää sinusta arkaluonteisia henkilötietoja. Tämä tarkoittaa, ettemme kerää tietoja rodusta ja etnisestä alkuperästä, uskonnollisista ja filosofisista vakaumuksista, sukupuolielämästä, seksuaalisesta suuntautumisesta, terveystiedoista, geneettisistä ja biometrisistä tiedoista, poliittisista mielipiteistä tai ammattiliiton jäsenyydestä. Sitoudut olemaan antamatta ja lähettämättä meille tällaisia tietoja.
4. Näitä tietoja keräämme, kun sinä:
   1. käytät Sivustoamme ja siihen liittyviä toimintoja;
   2. käytät palveluitamme ja ostat tuotteitamme;
   3. pyydät saada markkinointimateriaalia; ja
   4. otat meihin yhteyttä tai viestit kanssamme.
5. Henkilötietoja sinusta voimme saada myös analytiikkatoimittajilta (esimerkiksi Google ja LinkedIn), hakukoneilta (esimerkiksi Google ja Bing) ja mainosyrityksiltä.

4. Miten käytämme tietojasi

1. Emme koskaan käytä tietojasi tavalla, joka on ristiriidassa Vietnamin lakien kanssa.
2. Henkilötietojasi voimme käyttää:
   1. saavuttaaksemme liiketoiminnalliset tavoitteemme;
   2. kun meidän on noudatettava oikeudellista velvoitetta (esimerkiksi sopimusta täyttäessämme tai antaessamme tietoja tuomioistuimelle);
   3. ottaaksemme sinuun yhteyttä Sivuston ja palveluidemme käytöstäsi;
   4. kun meidän on käytettävä tietojasi täyttääksemme sopimusvelvoitteemme sinua kohtaan (esimerkiksi tarjotaksemme tämän Sivuston tarjoamia palveluita);
   5. käsitelläksemme koottua tilastoa; ja
   6. kun meillä on oikeutettu etu käyttää henkilötietojasi, eivätkä perusoikeutesi ja etusi ylitä tätä etua.
3. Jos meistä tulisi osa yritysryhmää, emoyhtiömme ja muut ryhmämme yritykset voisivat myös saada pääsyn säilyttämiimme tietoihin.
4. Voit saada meiltä markkinointiviestejä, jos se on sallittua lain mukaan. Jos lähetämme sinulle markkinointimateriaalia, voit milloin tahansa kieltäytyä noudattamalla markkinointimateriaalissa annettuja ohjeita, tai kirjoittamalla osoitteeseen .
5. Emme myy henkilötietojasi kolmansille osapuolille ilman suostumustasi.
6. Tietojasi säilytämme vain niin kauan kuin on kohtuudella tarpeen sitä tarkoitusta varten, jota varten ne keräsimme, ellei meillä ole velvollisuutta säilyttää niitä pidempään noudattaaksemme oikeudellista vaatimusta (esimerkiksi vero- tai kirjanpitovaatimusta, tai jos katsomme, että oikeudellisen riidan mahdollisuus on olemassa).

5. Tarkoitukset, joita varten käytämme tietojasi

1. Rekisteröidäksemme sinut uudeksi asiakkaaksi
   • Tietotyyppi: (a) Identiteetti, (b) Yhteystiedot
   • Oikeusperuste: Sopimuksen täyttäminen kanssasi
2. Käsitelläksemme ja täyttääksemme tilauksesi, mukaan lukien:
   • (a) Maksujen, verojen ja laskujen hallinta
   • (b) Meille kuuluvien summien perintä ja kerääminen
   • Tietotyyppi: (a) Identiteetti, (b) Yhteystiedot, (c) Taloudelliset tiedot, (d) Transaktiot, (e) Markkinointi ja viestintä
   • Oikeusperuste:
     • (a) Sopimuksen täyttäminen kanssasi
     • (b) Tarpeen oikeutettujen etujemme kannalta (meille kuuluvien summien perintä)
3. Hallitaksemme suhdettamme sinuun, mukaan lukien:
   • (a) Ilmoittaminen ehtojemme tai tietosuojakäytäntömme muutoksista
   • (b) Palautteen pyytäminen tai kyselyn täyttämispyyntö
   • Tietotyyppi: (a) Identiteetti, (b) Yhteystiedot, (c) Profiili, (d) Markkinointi ja viestintä
   • Oikeusperuste:
     • (a) Sopimuksen täyttäminen kanssasi
     • (b) Tarpeen oikeudellisen velvoitteen täyttämiseksi
     • (c) Tarpeen oikeutettujen etujemme kannalta (tietojen ajantasaisuuden ylläpito ja asiakaspalvelujen käytön analysointi)
4. Salliaksemme sinun osallistua arvontaan, kilpailuun tai kyselyyn
   • Tietotyyppi: (a) Identiteetti, (b) Yhteystiedot, (c) Profiili, (d) Käyttö, (e) Markkinointi ja viestintä
   • Oikeusperuste:
     • (a) Sopimuksen täyttäminen kanssasi
     • (b) Tarpeen oikeutettujen etujemme kannalta (asiakaspalvelujen käytön analysointi, palvelujen kehittäminen ja yrityksemme kasvattaminen)
5. Hallitaksemme ja suojataksemme liiketoimintaamme ja tätä sivustoa
   • Sisältää ongelmanratkaisun, tietoanalyysin, testauksen, järjestelmän ylläpidon, tuen, raportoinnin ja isännöinnin.
   • Tietotyyppi: (a) Identiteetti, (b) Yhteystiedot, (c) Tekniset tiedot
   • Oikeusperuste:
     • (a) Tarpeen oikeutettujen etujemme kannalta (yrityksen johtaminen, IT-palvelut, verkon turvallisuus, petosten ehkäisy, uudelleenjärjestely)
     • (b) Tarpeen oikeudellisen velvoitteen täyttämiseksi
6. Näyttääksemme ajankohtaista sisältöä ja mainoksia sivustolla ja mitataksemme niiden tehokkuutta
   • Tietotyyppi: (a) Identiteetti, (b) Yhteystiedot, (c) Profiili, (d) Käyttö, (e) Markkinointi ja viestintä, (f) Tekniset tiedot
   • Oikeusperuste: Tarpeen oikeutettujen etujemme kannalta (asiakkaiden käyttäytymisen analysointi, palvelujen parantaminen, yrityksemme kasvattaminen ja markkinointistrategian määrittäminen)
7. Käyttääksemme tietoanalyysia sivustomme, tuotteidemme, markkinointimme ja asiakaskokemuksen parantamiseen
   • Tietotyyppi: (a) Tekniset tiedot, (b) Käyttö
   • Oikeusperuste: Tarpeen oikeutettujen etujemme kannalta (asiakassegmenttien määrittely, sivuston ajantasaisuuden ylläpito, yrityksemme kasvattaminen ja markkinointistrategian määrittäminen)
8. Antaaksemme sinulle suosituksia tuotteista tai palveluista, jotka voisivat kiinnostaa sinua
   • Tietotyyppi: (a) Identiteetti, (b) Yhteystiedot, (c) Tekniset tiedot, (d) Käyttö, (e) Profiili, (f) Markkinointi ja viestintä
   • Oikeusperuste: Tarpeen oikeutettujen etujemme kannalta (palvelujemme kehittäminen ja yrityksemme kasvattaminen)

6. Kolmannen osapuolen sisältö

1. Huomaa, että tarjoamme linkkejä kolmannen osapuolen sivustoille ja voimme lisätä Sivustollemme toimintoja, jotka integroituvat kolmansien osapuolten kanssa (esimerkiksi maksujen käsittelijöiden). Jos napsautat näitä linkkejä tai käytät kolmannen osapuolen toimintoja, kokemukseesi sovelletaan muita ehtoja ja tietosuojakäytäntöjä. Suosittelemme tarkistamaan jokaisen käyttämäsi sivuston tai toiminnon ehdot, tietosuojakäytännön ja evästekäytännön.
2. Erilaisia Sivuston tarjoamisen ja siihen liittyvien toimintojen tai palveluidemme osia voimme uskoa kolmansille osapuolille. Tämä voi edellyttää, että jaamme tietojasi tällaisten kolmansien osapuolten kanssa. Tässä tapauksessa varmistamme, että se tapahtuu lain mukaisesti ja että tietosi ovat turvassa ja niitä käytetään vain aiottuihin tarkoituksiin ja ohjeidemme mukaisesti.

7. Kolmannen osapuolen palvelut

1. Käytämme luotettavia ulkoisia palveluntarjoajia alustamme hallintaan, parantamiseen ja ylläpitoon. Nämä toimittajat voivat käsitellä puolestamme rajallisia henkilö- ja teknisiä tietoja sovellettavia tietosuojalakeja noudattaen.
2. Tuoteanalytiikka (PostHog)
   Käytämme PostHogia analysoidaksemme, miten käyttäjät ovat vuorovaikutuksessa tuotteemme kanssa, ja parantaaksemme sen toiminnallisuutta. Tämä voi sisältää käyttötietojen keräämistä, kuten katsotut sivut, klikkaukset, istuntoaktiviteetti, laite- ja selaintiedot sekä IP-osoite.
3. Sivustoanalytiikka (Google Analytics)
   Käytämme Google Analyticsia, Google LLC:n analytiikkapalvelua, ymmärtääksemme, miten kävijät käyttävät sivustoamme. Google Analytics voi kerätä tietoja kuten IP-osoite, laite- ja selaintiedot, vieraillut sivut, sivuilla vietetty aika ja vuorovaikutus sivuston kanssa. Näitä tietoja käytetään trendianalyysiin ja käyttäjäkokemuksen parantamiseen.
4. Maksut ja laskut (Paddle)
   Käytämme Paddlea maksujen käsittelijänä ja „merchant of record” -toimijana maksujen, tilausten ja laskujen hallintaan. Oston aikana Paddle voi kerätä ja käsitellä henkilötietoja, kuten nimesi, sähköpostiosoitteesi, laskutustiedot, maksutiedot, IP-osoite ja transaktiotiedot, täyttääkseen ja hallinnoidakseen ostoasi ja noudattaakseen oikeudellisia velvoitteita. Paddle toimii tietojen käsittelijänä ja käsittelee henkilötietoja sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti.
5. Asiakastuki ja verkkokeskustelu (Tawk.to)
   Käytämme Tawk.tota tarjotaksemme tukea verkkokeskustelun kautta ja viestiäksemme käyttäjien kanssa. Jos otat yhteyttä keskustelujärjestelmäämme, voimme kerätä tietoja kuten nimesi, sähköpostiosoitteesi (jos annat sen), keskusteluviestit, IP-osoite ja laite- tai selaintiedot.
6. Virheiden kirjaus (Sentry)
   Käytämme Sentryä seurataksemme sovelluksen toimintaa ja havaitaksemme virheitä. Sentry voi kerätä teknisiä tietoja, kuten virhelokeja, laitetietoja, selaimen tyypin ja diagnostiikkatietoja auttaakseen meitä tunnistamaan ja ratkaisemaan ongelmia. Toteutamme kohtuullisia toimenpiteitä estääksemme arkaluonteisten henkilötietojen välittymisen näiden lokien kautta.
7. Integroidut keskusteluskriptit
   Käytämme integroituja skriptejä (mukaan lukien Tawk.to-palvelut) mahdollistaaksemme verkkokeskustelun sivustollamme. Nämä skriptit voivat kerätä teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteen ja laitetiedot, siltä osin kuin se on tarpeen palvelun toiminnalle.
8. Kaikki ulkoiset toimittajat toimivat tietojen käsittelijöinä ja käsittelevät tietoja vain puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Emme myy henkilötietoja kolmansille osapuolille. Näiden toimittajien käsittelemät tiedot voidaan siirtää ja säilyttää lainkäyttöalueesi ulkopuolella olevissa maissa, mukaan lukien Amerikan Yhdysvallat, joissa sovelletaan asianmukaisia suojatoimia tietojesi suojaamiseksi.

8. Tietoturva

1. Suhtaudumme tietojesi turvallisuuteen vakavasti ja olemme ottaneet käyttöön erilaisia teknisiä toimenpiteitä suojellaksemme tietojasi katoamiselta, tahattomalta poistamiselta, muutoksilta tai luvattomalta pääsyltä.
2. Olemme määrittäneet menettelyt, joita noudatetaan tietoturvatoimenpiteidemme rikkomisen yhteydessä, ja täytämme oikeudelliset velvoitteemme ilmoittaa sinulle ja Vietnamin Information Commissioner's Officelle („ICO”).

9. Kansainvälinen tietojen siirto

1. Monet kolmannet osapuolet, joiden kanssa teemme yhteistyötä, ovat rekisteröityneet Vietnamin ulkopuolelle. Siksi joskus voi olla tarpeen viedä tietojasi Vietnamista. Tässä tapauksessa varmistamme, että tällaiset siirrot tapahtuvat lain mukaisesti ja että sovelletaan asianmukaisia teknisiä ja sopimuksellisia suojatoimia.

10. Säilyttäminen

1. Henkilötietojasi säilytämme vain niin kauan kuin on tarpeen niitä tarkoituksia varten, joita varten ne keräsimme, mukaan lukien oikeudellisten, kirjanpidollisten tai raportointivaatimusten noudattaminen.
2. Määrittäessämme asianmukaista henkilötietojen säilytysaikaa otamme huomioon henkilötietojen määrän, luonteen ja arkaluonteisuuden, mahdollisen vahinkoriskin luvattomasta käytöstä tai paljastamisesta, tarkoitukset, joita varten käsittelemme henkilötietojasi, ja sen, voimmeko saavuttaa nämä tarkoitukset muilla tavoin, sekä sovellettavat oikeudelliset vaatimukset.
3. DigitalFlow („Extraflowdoc”) säilyttää Asiakkaan tietoja koko sen ajan, jonka pysyt Asiakkaana, ja poistaa Asiakkaan tiedot 12 kuukauden kuluessa molempien osapuolten kyseisen Asiakkaan sopimuksen päättymisestä kirjallisesta pyynnöstä. Käyttäjien tietoja Alustalla säilytämme Asiakkaidemme ohjeiden mukaisesti ja kohtuullisen ajan sen jälkeen auditointitarkoituksiin ja oikeudellisten vaatimusten noudattamiseksi.

11. Oikeutesi

1. Tietyissä olosuhteissa sinulla on seuraavat oikeudet niiden tietojen suhteen, joita säilytämme sinusta:
   1. oikeus saada tietoa: jos henkilötietojasi käsitellessämme perustamme käsittelyn suostumukseesi, sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi. Tämä ei kuitenkaan vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Jos peruutat suostumuksen, emme mahdollisesti enää voi tarjota sinulle tiettyjä tuotteita tai palveluita. Ilmoitamme sinulle, jos peruutat suostumuksesi;
   2. oikeus tutustua tietoihin: sinulla on oikeus pyytää kopio henkilötiedoista, joita säilytämme sinusta. Käyttääksesi tätä tai mitä tahansa muuta alla mainittua oikeutta, käytä yhteystietoja tämän käytännön lopussa. Jos olet Euroopan asukas ja katsot, että henkilötietojesi käyttömme on lainvastaista, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle;
   3. oikeus oikaista tietoja: sinulla on oikeus pyytää, että oikaisemme sinusta säilyttämämme henkilötiedot, joskin voi olla tarpeen tarkistaa antamiesi uusien tietojen paikkansapitävyys, ja joskus myös henkilöllisyytesi, pyynnöstäsi riippuen;
   4. oikeus poistaa tiedot: sinulla on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista, jos ei ole vakavaa syytä jatkaa niiden käsittelyä. Huomaa, että emme aina voi täyttää pyyntöäsi poistaa tiedot, jos on olemassa erityisiä oikeudellisia syitä, joista ilmoitamme sinulle, kun teet pyynnön;
   5. oikeus rajoittaa käsittelyä: sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn keskeyttämistä seuraavissa tapauksissa: (a) jos haluat, että tarkistamme tietojen paikkansapitävyyden; (b) jos tietojen käyttömme on lainvastaista, mutta et halua, että poistamme ne; (c) jos haluat, että säilytämme tiedot, vaikka niitä ei enää tarvita, koska tarvitset niitä oikeudellisten vaatimusten laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen; tai (d) jos olet vastustanut tietojen käyttöämme, mutta meidän on tarkistettava, onko meillä tärkeämpiä oikeutettuja perusteita käyttää niitä;
   6. oikeus tietojen siirrettävyyteen: sinulla on oikeus pyytää, että sinusta säilyttämämme henkilötiedot siirretään sinulle tai kolmannelle osapuolelle. Annamme sinulle tai valitsemallesi kolmannelle osapuolelle henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Huomaa, että tämä oikeus koskee vain automatisoituja tietoja, joihin alun perin annoit suostumuksen, tai kun käytämme tietoja sopimuksen täyttämiseen kanssasi;
   7. oikeus vastustaa: sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, kun perustamme sen oikeutettuun etuun (omaan tai kolmannen osapuolen) ja erityistilanteessasi on jotain, jonka vuoksi haluat vastustaa käsittelyä tällä perusteella, koska katsot sen vaikuttavan perusoikeuksiisi ja -vapauksiisi. Sinulla on myös oikeus vastustaa, kun käsittelemme henkilötietojasi suoramarkkinointi- tarkoituksiin. Joissakin tapauksissa voimme osoittaa, että meillä on tärkeämpiä oikeutettuja perusteita käsitellä tietojasi, jotka ylittävät oikeutesi ja vapautesi; ja
   8. oikeudet, jotka liittyvät automatisoituun päätöksentekoon ja profilointiin.
2. Lisätietoja näistä oikeuksista löydät ICO-sivulta, joka on saatavilla osoitteessa www.ico.org.uk („ICO-sivu”)
3. Jos haluat käyttää jotakin näistä oikeuksista, kirjoita osoitteeseen privacy@extraflowdoc.com. Voimme pyytää maksun oikeuksiesi käyttämisestä, jos se on sallittua lain mukaan ja on perusteltua. Voimme myös pyytää todistamaan henkilöllisyytesi ennen näiden oikeuksien käyttämisen sallimista. Pyydämme aina todistamaan henkilöllisyytesi, jos haluat käyttää oikeutta tutustua tietoihin tai tietojen siirrettävyyden oikeutta.

12. Valitukset

1. Sinulla on oikeus tehdä valitus meistä ja tietojenkäsittelystämme Information Commissioner's Officelle (ICO), Yhdistyneen kuningaskunnan tietosuojaviranomaiselle (www.ico.org.uk).
2. Pyydämme kuitenkin ensin jakamaan ongelmasi kanssamme osoitteessa privacy@extraflowdoc.com, jotta yritämme ensin itse ratkaista asiasi.
3. Lisätietoja valituksen tekemisestä meistä ICO:lle löydät ICO-sivulta.