Ehdotusohjelmisto, joka rakentaa koko dokumentin — ei vain hinnan

Ehdotusohjelmistolla rakennetaan, lähetetään ja seurataan sitä dokumenttia, jolla voitat töitä — ei vain hintaa, vaan myös kansilehteä, laajuutta, todisteita, ehtoja ja allekirjoitusta. Sen sijaan että kokoaisit sen Word-tiedostosta ja PDF-viennistä, rakennat sen uudelleenkäytettävistä lohkoista, lähetät linkkinä tai PDF:nä ja näet, milloin asiakas avaa ja allekirjoittaa sen. ExtraflowDoc tekee tämän siinä CRM:ssä, jota tiimisi jo käyttää.

Lähdet mallista tai tyhjästä dokumentista, asiakkaan tiedot täyttyvät CRM-tietueesta ja rakennat ehdotuksen lohkoista: kansilehti, teksti laajuudelle ja lähestymistavalle, kuvagalleriat, hintataulukot ja allekirjoituslohko. Summat ja verot laskevat itsensä. Sen jälkeen jaat suojatun linkin tai viet PDF:n, lähetät sähköiseen allekirjoitukseen ja seuraat tilaa allekirjoitukseen asti.

Vähintään: kenelle se on ja minkä ongelman se ratkaisee, mitä tarkalleen teet, mitä se kustantaa ja millä ehdoilla, miksi olet uskottava ja miten sanoa kyllä. Järjestys ratkaisee: hinta ilman laajuutta edessään kutsuu alennuspyyntöön. ExtraflowDocin lohkoeditori on olemassa siksi, että laajuus, todiste ja luku tulevat joka kerta juuri siinä järjestyksessä.

Kustannusarvio on likimääräinen hinta, joka annetaan ennen kuin laajuus on lyöty lukkoon. Tarjous on kiinteä, eritelty hinta, jonka asiakas voi hyväksyä sellaisenaan. Ehdotus käärii tämän hinnan laajuuteen, lähestymistapaan ja ehtoihin — se myy työn, ei pelkkää lukua. ExtraflowDoc tuottaa kaikki kolme samasta editorista.

Koska ne työkalut tekevät dokumentin, eivät prosessia. Ne eivät hae asiakastietoja CRM:stäsi, eivät laske summaa uudelleen kun muutat riviä, eivät kerro milloin asiakas avasi sivun neljä eivätkä kerää allekirjoitusta. Päädyt myös viiteentoista hieman erilaiseen versioon samasta ehdotuksesta tiimin läppäreillä.

Viittä asiaa: yhdistyykö se järjestelmään, jossa asiakastietosi jo ovat; syntyykö siitä dokumentti, johon laittaisit logosi ilman uudelleensuunnittelua; kohteleeko se hintaa laskentana eikä kiinteänä tekstinä; kerääkö se allekirjoituksen ilman toista tilausta; ja laskuttaako se muuten kuin työasemakohtaisesti, jotta koko tiimi voi käyttää sitä. ExtraflowDoc on rakennettu juuri tätä listaa vasten.

Kyllä. ExtraflowDocilla on ilmainen taso, joka kattaa 5 dokumenttia kuussa yritystä kohden rajattomalla käyttäjämäärällä, sekä ilmainen ehdotusgeneraattori selaimessa, joka ei vaadi edes rekisteröitymistä. Maksulliset tasot alkavat hinnasta 12,92 €/kk, kun ilmainen kiintiö ylittyy.

Useimmat laskuttavat käyttäjää kohden kuussa, mikä käy kalliiksi heti kun kaikki ehdotuksia tekevät tarvitsevat pääsyn. ExtraflowDoc laskuttaa yritystä kohden dokumenttimäärän mukaan: ilmaiseksi 5 dokumenttiin kuussa, 12,92 €/kk 20 dokumentista, aina 600 dokumenttiin kuussa — rajattomalla käyttäjämäärällä joka tasolla.

Seuraat jokaisen dokumentin tilaa, kun se siirtyy lähetetystä avattuun ja allekirjoitettuun, joten tiedät, kannattaako muistuttaa vai odottaa. ExtraflowDoc seuraa dokumentin tilaa ja allekirjoituksen edistymistä; sivukohtaisia lämpökarttoja tai lukuaika-analytiikkaa, joita jotkin työkalut myyvät erikseen, ei ole.

Kyllä, eikä siihen tarvita erillistä allekirjoitustyökalua. Lähetä ehdotus allekirjoitettavaksi itse dokumentista, varmista allekirjoittaja ja säilytä kirjausketju allekirjoitetun PDF:n kanssa. Tila päivittyy reaaliajassa.

Juuri tätä varten mallit ovat. Tallenna mikä tahansa ehdotus — kansilehti, laajuusosiot, hintarakenne, ehdot — ja aloita seuraava siitä. Silloin koko tiimi työskentelee samalla hyväksytyllä rakenteella eikä etsi viime neljänneksen parasta versiota.

Siinä merkityksessä, joka arjessa ratkaisee: asiakas- ja tuotetiedot täyttyvät CRM:stä, hinnat ja summat laskevat itsensä, mallit poistavat tyhjän sivun, ja allekirjoituspyynnöt ja tilapäivitykset lähtevät itse dokumentista. Se ei ole sääntömoottori, joka kokoaisi ehdotuksen ilman ihmistä — mitä sanotaan, päättää edelleen ihminen.

Kyllä. Aseta hintataulukkoon perus-/keski-/täyspaketit tai valinnaiset lisärivit, kukin omalla summallaan, jolloin keskustelu muuttuu siihen, mikä vaihtoehto, eikä siihen, ostetaanko lainkaan. Porrastetut hinnat ja määräalennukset astuvat voimaan automaattisesti määrien muuttuessa.

ExtraflowDoc integroituu natiivisti Pipedriveen ja monday.comiin ja avautuu siinä kaupassa tai taulun kohteessa, jonka parissa työskentelet. Jos CRM:si on jokin muu, ilmaiset selaingeneraattorit toimivat silti, mutta tietojen automaattinen haku, joka tekee tästä nopeaa, on tänään vain Pipedrivelle ja monday.comille.

Osittain — ja tässä kannattaa olla tarkka. Jos ehdotusten hallinta tarkoittaa malleja, brändin hallintaa, uudelleenkäytettävää sisältöä, versiohistoriaa ja tilan seurantaa kaikesta, mitä tiimi lähettää, niin kyllä. Jos se tarkoittaa tarjoustoimistoa — RFP-kirjastoja, muodollisia hyväksyntäketjuja, vaatimustenmukaisuusmatriiseja, nimettyjä asiantuntijoita — niin ei, ja siihen erikoistunut paketti sopii paremmin.

Ei. RFP-vastausohjelmisto ylläpitää haettavaa vastauskirjastoa ja jakaa kyselylomakkeen osioita asiantuntijoille hyväksyttäväksi. ExtraflowDoc ei tee tätä. Se on ehdotuksille, jotka kirjoitat ja taitat itse — sille ehdotukselle, jota ostaja pyysi, ei 300 kysymyksen hankintakyselyyn.

ExtraflowDocia käytetään rakennusehdotuksiin, koska rakennusehdotus tarvitsee enemmän kuin hinnan: vaiheistetun laajuuden, jota asiakas pystyy seuraamaan, työmaakuvat samassa dokumentissa, erilliset hinnoitellut rivit työlle, materiaaleille, kalustolle ja aliurakoille, ja allekirjoitetun hyväksynnän, joka lukitsee sovitun ennen lisätöiden alkua.

Kyllä, ja se on yksi parhaista osumista. Konsultti- ja toimistoehdotukset voitetaan ongelman kuvauksella, lähestymistavalla, tiimillä ja referensseillä — kaikki teksti- ja kuvalohkoja — ja palkkio on lopussa vaiheittain tai kiinteänä kuukausisummana. Tallenna voittava muoto malliksi, niin seuraava pitch vie iltapäivän.

Ei erikoistuneessa merkityksessä. Työkalut kuten Aurora Solar tai OpenSolar mallintavat katon, laskevat varjostuksen ja arvioivat tuotannon; ExtraflowDoc ei tee näistä mitään. Se muuttaa jo tekemäsi mitoituksen ehdotukseksi, joka myy sen: laitteet, asennus, aikataulu, rahoitusehdot ja allekirjoitus, yhdessä ilmeesi mukaisessa dokumentissa.

Ladattavana tiedostona ei. ExtraflowDoc on työkalu, jolla sellaisen rakennat: laajuus, arkkitehtuurin lähestymistapa, sprinttisuunnitelma ja oletukset tekstinä, ja lisenssit, toteutus ja tuki erillisillä hinnoitelluilla riveillä. Lähin valmis esimerkki tällä sivustolla on verkkosivuston suunnitteluehdotus, ja dokumenttiesimerkkien sivulla on lisää.

Avoimen lähdekoodin ehdotustyökaluja on olemassa, ja ne voivat toimia, jos sinulla on kehitysaikaa niiden ylläpitoon, suojaamiseen, päivittämiseen ja tukemiseen. ExtraflowDoc ei ole avointa lähdekoodia — se on isännöity tuote ilmaisella tasolla, joten saat lisenssikuluttoman lähtökohdan ilman oman palvelimen pyörittämistä.

Kyllä. Verot sovelletaan rivikohtaisesti, joten sekakantaiset ehdotukset toimivat, ja valitset valuutan ja lukumuodon, jolla asiakas maksaa. ExtraflowDoc on lokalisoitu 30 kielelle, joten ehdotus lukeutuu oikein niin asiakkaasi markkinalla kuin omallasikin.

Kyllä molempiin. ExtraflowDoc on pilvipohjainen ja toimii missä tahansa nykyaikaisessa selaimessa — macOS, Windows, iPad tai Android — ilman muita asennuksia kuin Pipedrive- tai monday.com-sovellus itse.

Minuutteja, ei projektia. Asenna sovellus Pipedriveen tai monday.comiin, avaa kauppa ja aloita dokumentti — asiakkaan tiedot ovat jo siellä. Ensimmäisen uudelleenkäytettävän ehdotusmallin rakentaminen vie korkeintaan iltapäivän, eikä käyttöönottopalaveria tarvitse sopia.