Tarjousohjelmisto konevuokraamoille ja vuokraustiskeille

Ei, ja tämä on tämän sivun tärkein vastaus. ExtraflowDoc on tarjous- ja asiakirjaohjelmisto: se rakentaa tarjouksen, vuokrasopimuksen, lähetyslistan ja laskun. Se ei ole vuokrauksenhallintajärjestelmä. Jos tarvitset kalustollesi kirjanpitojärjestelmän, etsi edelleen — tai aja sellaista tämän rinnalla, mitä useimmat käyttäjämme lähialoilla tekevät.

Ei. Saatavuuskalenteria ei ole, varausmoottoria ei ole, eikä mikään estä sinua tarjoamasta samaa kaivinkonetta kahdelle urakoitsijalle samalle kahdelle viikolle. ExtraflowDoc ei tiedä mitä pihallasi seisoo. Tämän sivun esimerkki hoitaa asian niin kuin lähes jokainen vuokraamo — ehdolla jonka mukaan hinnat riippuvat saatavuudesta varaushetkellä — mutta tarkistaminen jää sinulle.

Ei. Kalustorekisteriä ei ole, kalustonumerointia ei ole, käyttötuntilaskureita, GPS:ää tai telematiikkasyötettä ei ole, käyttöasteraportointia eikä huoltosuunnittelua ole. Ylläpidät omaa kalustoluetteloasi CRM:n sisällä — jokainen kone hintoineen ja erittelyineen — ja haet siitä tarjousta rakentaessasi. Se tarkoittaa että tarjoustesi konelista on sinun, ja sen ajan tasalla pitäminen myös.

Ei. Kuntoraportteja ei ole, palautustarkastuksia ei ole, vaurioveloituksia ei ole eikä vakuuksien käsittelyä ole. ExtraflowDoc kattaa paperityön allekirjoitettuun sopimukseen ja laskuun asti; se mitä tapahtuu kun lavetti tuo koneen takaisin, jää sen ulkopuolelle.

Kyllä, ja juuri siksi tämä sivu on olemassa. Jokainen rivi kantaa hinnan ja vuokra-ajan, ja rivisumma lasketaan niistä, joten päivävuokrattava kone ja kuukausivuokrattava kone ovat samassa taulukossa ilman että pidät kahta asiakirjaa tai kahta taulukkoa. Vuokrapäivät tulostuvat riville, ja juuri se lopettaa väittelyn siitä oliko viimeinen päivä veloitettava.

Kyllä — sitä varten lasketut jaksot ovat. Tämän sivun esimerkissä pienkuormaaja on neljä viikkoa ja yhden päivän ja laskutetaan juuri niin, ei pyöristetä viideksi viikoksi. Aseta päivät niin laskenta seuraa; muuta niitä kun urakoitsija jatkaa, niin summa seuraa mukana.

Kyllä. Alarivit ovat pääriviensä alla, joten iskuvasara, kahmari ja haravat näkyvät kaivinkoneen alla eivätkä irrallaan tarjouksen lopussa, ja koneen valokuva on samalla rivillä. Asiakas lukee yhden paketin konetta kohti — juuri niin hän ajattelee vuokrausta.

Kyllä, ja vuokraustarjouksessa ne ansaitsevat paikkansa. Koko leveyden kuvalohkot kuvauksineen kantavat kunkin koneen tehon, käyttöpainon, korkeuden, leveyden ja näkyvyyden valokuvan vierellä. Korkeus ja leveys ovat ne kaksi lukua jotka ratkaisevat pääseekö kone fyysisesti työmaalle, joten niihin vastaaminen asiakirjassa säästää yhden puhelun tarjousta kohti.

Kyllä. Alennukset ovat rivikohtaisia ja näkyvät omassa sarakkeessaan, joten voit ottaa kymmenen prosenttia pois pienkuormaajasta joka muutenkin seisoo ja jättää kaivinkoneen täyteen hintaan. Asiakas näkee tarkalleen missä joustit, mikä on parempi neuvotteluasema kuin epämääräinen prosentti loppusummasta.

Kyllä. Tallenna valmis tarjous pohjaksi, niin seuraava alkaa samasta rakenteesta tekniset tietolehdet ja ehdot jo paikoillaan, ja pidä koneesi tuoteluettelossa hintoineen jotta haet etkä kirjoita uudelleen. Hinnaston joka kestää kauden rakentaa kerran.

ExtraflowDoc asennetaan Pipedriveen ja avautuu diilin sisällä, joten tarjous rakennetaan siellä missä vuokrakysely jo elää. Vuokralaisen yhteystiedot täyttyvät itsestään, ja mikä tahansa Pipedriven mukautettu kenttä voidaan sijoittaa minne tahansa asiakirjassa — tarvittava päivä työmaalla, kulkuaukon leveys, maaperän kantavuus. Kalustosi on Pipedriven tuoteluettelossa, joten haet koneen ja se tulee hintoineen ja valokuvineen eikä sitä kirjoiteta uudelleen; porrastettu hinnoittelu pitää päivä-, viikko- ja kuukausihintasi konekohtaisesti niin että oikea pätee ilman hakemista; ja lasketut kentät ajavat kaavan hinta × määrä × päivät, joka tekee vuokra-ajan ylipäätään mahdolliseksi. Lennossa lisätyn koneen voi synkata takaisin luetteloon. Allekirjoitettu PDF jää diilin yhteyteen. Mitä Pipedrive ei sille anna, on mitään käsitystä siitä mitä pihallasi seisoo — saatavuuden tarkistat edelleen itse.

Kyllä. ExtraflowDoc asennetaan monday.comiin ja avautuu taulumerkinnän sisällä, ja vuokraustyössä juuri yhdistäminen ratkaisee: mikä tahansa taulusi sarake voi täyttää asiakirjan — teksti, luvut, pudotusvalikot ja ennen kaikkea päivämäärät, joten vuokra-ajan alku- ja loppusarakkeet joita joka tapauksessa ylläpidät valuvat suoraan riville eikä niitä kopioida käsin. Koneesi asuvat Tuotteet ja palvelut -taululla ja ovat haettavissa valokuvineen ja hintoineen, samoilla lasketuilla kentillä ja porrastetulla hinnoittelulla kuin Pipedrivessä, ja kertaluonteisen koneen voi synkata takaisin taululle. Valmis tarjous tallentuu merkinnän yhteyteen, joten vuokraus ja sen paperit pysyvät yhdessä sen sijaan että tarjous päätyisi jonkun latauskansioon.

Kyllä. Sopimukset, lähetyslistat ja laskut ovat asiakirjatyyppejä samassa editorissa, ja voitettu tarjous muuntuu kaikkine riveineen. Lähetyslistan koneet ovat ne koneet joista asiakas allekirjoitti, koska ne ovat samat rivit — millä on merkitystä kun kiista koskee sitä mitä todella lähti.

ExtraflowDocin ilmainen taso kattaa 5 asiakirjaa kuussa yritystä kohti rajattomalla käyttäjämäärällä — riittää vuokraamolle joka tekee kourallisen vuokraustarjouksia kuukaudessa. Maksulliset tasot alkavat 12,92 €/kk ja 20 asiakirjasta, ja koska laskutus on yritystä eikä käyttäjää kohti, koko tiskin ottaminen mukaan ei muuta hintaa.