Integritetspolicy

1. Inledning

1. Välkommen till integritets- och cookiepolicyn för DIGITALFLOW CO. LTD. Denna policy gäller för din användning av extraflowdoc.com och dess funktioner (vår ”Webbplats”) samt vår teknologiplattform (”Plattformen”) och, om inget annat meddelats dig, alla tjänster vi tillhandahåller.
2. Policyn ger dig information om oss och hur vi behandlar dina personuppgifter varje gång du använder vår Webbplats och våra tjänster, oavsett var i världen du befinner dig.
3. Om du inte godkänner villkoren i denna policy måste du omedelbart sluta använda vår Webbplats och våra tjänster. Om du fortsätter att bläddra på och använda denna Webbplats och/eller våra tjänster godkänner du denna policy.
4. Denna webbplats är inte avsedd för barn och vi samlar inte medvetet in uppgifter om barn.
5. Vi kan ändra denna integritetspolicy från tid till annan. Sådana reviderade villkor gäller för Webbplatsen och våra tjänster från publiceringsdatumet. Du bör kontrollera denna sida regelbundet för att hålla dig uppdaterad om den senaste versionen.

2. Om oss

1. www.extraflowdoc.com drivs av DIGITALFLOW COMPANY LIMITED, 0111219245, No. 1, Alley 22, Lane 163 Khuyen Luong Street, Linh Nam Ward, Hoang Mai District, Hanoi, Vietnam (”ExtraflowDoc”). (”vi” eller ”oss”).
2. Du kan kontakta vår dataskyddsansvariga på: privacy@extraflowdoc.com. Du bör mejla denna adress om du har några frågor om hur vi behandlar dina uppgifter, eller om du vill utöva någon av dina lagstadgade rättigheter avseende dina uppgifter.

3. Personuppgifter vi samlar in

1. Vi betraktar personuppgifter som all data som kan identifiera dig som en enskild person. Anonymiserade uppgifter, eller uppgifter där din identitet oåterkalleligen har tagits bort, utgör därför inte personuppgifter.
2. De typer av information vi kan samla in inkluderar:
   1. Grunduppgifter, som namn, titel, födelsedatum, kön och civilstånd.
   2. Kontaktuppgifter, som e-postadress, telefonnummer och fysiska adresser.
   3. Användarprofiluppgifter, som användarnamn, lösenord, köp- och webbhistorik samt dina preferenser gällande marknadsföringskommunikation.
   4. Finansiell information, som bankkonto- och betalkortsuppgifter.
   5. Teknisk information, som webbläsaren och datorn du använder, din IP-adress, din plats, de tillägg du har installerat i din webbläsare och information om cookies på din enhet. Vi kan även ta emot denna information om du använder andra webbplatser som använder våra cookies — se vår cookiepolicy.
   6. Information om webbplatsaktivitet, inklusive hur du använder Webbplatsen, Plattformen och deras funktioner.
3. Vi samlar inte in några känsliga personuppgifter om dig. Det innebär att vi inte samlar in information om ras och etnicitet, religiös och filosofisk övertygelse, sexliv, sexuell läggning, hälsoinformation, genetiska och biometriska uppgifter, politiska åsikter och information om fackföreningsmedlemskap. Du godkänner att inte berätta för oss eller skicka oss den här typen av information.
4. Vi samlar in dessa uppgifter när du:
   1. använder vår Webbplats och dess funktioner;
   2. använder våra tjänster och köper våra produkter;
   3. begär att få marknadsföringsmaterial; och
   4. kontaktar eller korresponderar med oss.
5. Vi kan även ta emot personuppgifter om dig från analysleverantörer (som Google och LinkedIn), sökmotorer (som Google och Bing) och annonsföretag.

4. Hur vi använder dina uppgifter

1. Vi kommer aldrig att använda dina uppgifter på ett sätt som bryter mot vietnamesisk lag.
2. Vi kan använda dina personuppgifter:
   1. för att uppfylla våra affärsmål;
   2. där vi behöver följa en rättslig skyldighet (till exempel att fullgöra ett avtal eller lämna ut information till domstol);
   3. för att kontakta dig angående din användning av vår Webbplats och våra tjänster;
   4. där vi behöver använda dina uppgifter för att fullgöra våra avtalsenliga skyldigheter gentemot dig (till exempel för att tillhandahålla de tjänster denna Webbplats erbjuder);
   5. för att skapa sammanställd statistik; och
   6. där vi har ett berättigat intresse av att använda dina personuppgifter och dina grundläggande rättigheter och intressen inte väger tyngre än detta intresse.
3. Om vi ingår i, eller kommer att ingå i, en koncern kan vårt moderbolag och andra bolag inom koncernen också få tillgång till de uppgifter vi lagrar.
4. Du kan få marknadsföringskommunikation från oss när det är lagligt för oss att skicka sådan. När vi skickar dig marknadsföringsmaterial kan du när som helst avstå genom att följa instruktionerna i materialet, eller genom att mejla oss på .
5. Vi säljer inte dina personuppgifter till tredje part utan ditt samtycke.
6. Vi behåller endast dina uppgifter så länge som rimligen är nödvändigt för att uppfylla det syfte vi samlade in dem för, om vi inte är skyldiga att behålla dem längre för att uppfylla ett rättsligt krav (t.ex. skatt, bokföring eller om vi misstänker att det finns rimlig risk för rättsprocess).

5. Ändamål för vilka vi använder dina uppgifter

1. För att registrera dig som ny kund
   • Typ av data: (a) Identitet, (b) Kontakt
   • Rättslig grund: Fullgörande av ett avtal med dig
2. För att behandla och leverera din beställning, inklusive:
   • (a) Hantera betalningar, avgifter och kostnader
   • (b) Driva in och återkräva pengar som är skyldiga oss
   • Typ av data: (a) Identitet, (b) Kontakt, (c) Finansiell information, (d) Transaktion, (e) Marknadsföring och kommunikation
   • Rättslig grund:
     • (a) Fullgörande av ett avtal med dig
     • (b) Nödvändigt för våra berättigade intressen (att driva in skulder till oss)
3. För att hantera vår relation med dig, inklusive:
   • (a) Att meddela dig om ändringar i våra villkor eller vår integritetspolicy
   • (b) Att be dig lämna en recension eller besvara en enkät
   • Typ av data: (a) Identitet, (b) Kontakt, (c) Profil, (d) Marknadsföring och kommunikation
   • Rättslig grund:
     • (a) Fullgörande av ett avtal med dig
     • (b) Nödvändigt för att uppfylla en rättslig skyldighet
     • (c) Nödvändigt för våra berättigade intressen (att hålla våra register uppdaterade och studera hur kunder använder våra tjänster)
4. För att låta dig delta i en pristävling, tävling eller enkät
   • Typ av data: (a) Identitet, (b) Kontakt, (c) Profil, (d) Användning, (e) Marknadsföring och kommunikation
   • Rättslig grund:
     • (a) Fullgörande av ett avtal med dig
     • (b) Nödvändigt för våra berättigade intressen (att studera kundanvändning, utveckla tjänster och växa vår verksamhet)
5. För att administrera och skydda vår verksamhet och denna webbplats
   • Inkluderar felsökning, dataanalys, testning, systemunderhåll, support, rapportering och hosting.
   • Typ av data: (a) Identitet, (b) Kontakt, (c) Teknisk information
   • Rättslig grund:
     • (a) Nödvändigt för våra berättigade intressen (affärsverksamhet, IT-tjänster, nätverkssäkerhet, bedrägeriförebyggande, omstrukturering)
     • (b) Nödvändigt för att uppfylla en rättslig skyldighet
6. För att leverera relevant webbplatsinnehåll och annonser till dig och mäta deras effektivitet
   • Typ av data: (a) Identitet, (b) Kontakt, (c) Profil, (d) Användning, (e) Marknadsföring och kommunikation, (f) Teknisk information
   • Rättslig grund: Nödvändigt för våra berättigade intressen (att studera kundbeteende, förbättra tjänster, växa vår verksamhet och informera marknadsföringsstrategin)
7. För att använda dataanalys för att förbättra vår webbplats, produkter, marknadsföring och kundupplevelse
   • Typ av data: (a) Teknisk information, (b) Användning
   • Rättslig grund: Nödvändigt för våra berättigade intressen (att definiera kundtyper, hålla webbplatsen uppdaterad, utveckla vår verksamhet och informera marknadsföringsstrategin)
8. För att göra förslag och rekommendationer om varor eller tjänster som kan intressera dig
   • Typ av data: (a) Identitet, (b) Kontakt, (c) Teknisk information, (d) Användning, (e) Profil, (f) Marknadsföring och kommunikation
   • Rättslig grund: Nödvändigt för våra berättigade intressen (att utveckla våra tjänster och växa vår verksamhet)

6. Innehåll från tredje part

1. Observera att vi länkar till tredje parts webbplatser och kan lägga till funktionalitet på vår Webbplats som integrerar med tredje part (t.ex. betalningsleverantörer). När du klickar på dessa länkar eller använder tredje parts funktionalitet gäller andra villkor och integritetspolicyer för din upplevelse. Läs gärna villkoren, integritetspolicyn och cookiepolicyn för varje webbplats du besöker och funktion du använder.
2. Vi kan lägga ut olika delar av tillhandahållandet av Webbplatsen och dess funktioner eller våra tjänster på entreprenad till tredje part. Detta kan kräva att vi delar dina uppgifter med dessa tredje parter. Där detta sker säkerställer vi att det görs i enlighet med lagen och att dina uppgifter hålls säkra och endast kan användas för angivna ändamål och i enlighet med våra instruktioner.

7. Tjänster från tredje part

1. Vi använder betrodda tredjepartsleverantörer för att driva, förbättra och stödja vår plattform. Dessa leverantörer kan behandla begränsade personliga och tekniska uppgifter på våra vägnar i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.
2. Produktanalys (PostHog)
   Vi använder PostHog för att analysera hur användare interagerar med vår produkt och för att förbättra funktionaliteten. Detta kan innefatta insamling av användningsdata som sidvisningar, klick, sessionsaktivitet, enhets- och webbläsarinformation samt IP-adress.
3. Webbplatsanalys (Google Analytics)
   Vi använder Google Analytics, en webbanalystjänst från Google LLC, för att förstå hur besökare använder vår webbplats. Google Analytics kan samla in information som IP-adress, enhets- och webbläsarinformation, besökta sidor, tid som spenderas på sidor och interaktion med webbplatsen. Denna information används för att analysera trender och förbättra användarupplevelsen.
4. Betalningar och fakturering (Paddle)
   Vi använder Paddle som vår betalningsleverantör och Merchant of Record för att hantera betalningar, prenumerationer och fakturering. När du gör ett köp kan Paddle samla in och behandla personuppgifter som ditt namn, e-postadress, faktureringsuppgifter, betalningsinformation, IP-adress och transaktionsdata för att fullgöra och hantera ditt köp och uppfylla rättsliga skyldigheter. Paddle agerar som personuppgiftsbiträde och behandlar personuppgifter i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.
5. Kundsupport och livechatt (Tawk.to)
   Vi använder Tawk.to för att erbjuda livechattsupport och kommunicera med användare. När du interagerar med vår chatt kan vi samla in information som ditt namn, e-postadress (om du anger den), chattmeddelanden, IP-adress samt enhets- eller webbläsarinformation.
6. Felövervakning (Sentry)
   Vi använder Sentry för att övervaka applikationens prestanda och upptäcka fel. Sentry kan samla in teknisk information som felloggar, enhetsdata, webbläsartyp och diagnostisk information för att hjälpa oss identifiera och åtgärda problem. Vi vidtar rimliga åtgärder för att undvika att skicka känsliga personuppgifter genom dessa loggar.
7. Inbäddade chattskript
   Vi använder inbäddade skript (inklusive Tawk.to-tjänster) för att möjliggöra realtidschatt på vår webbplats. Dessa skript kan samla in teknisk data som IP-adress och enhetsinformation i den utsträckning som krävs för att tjänsten ska fungera.
8. Alla tredjepartsleverantörer agerar som personuppgiftsbiträden och behandlar uppgifter endast på våra vägnar och enligt våra instruktioner. Vi säljer inte personuppgifter till tredje part. Data som behandlas av dessa leverantörer kan överföras till och lagras i länder utanför din jurisdiktion, inklusive USA, där lämpliga skyddsåtgärder finns på plats för att skydda dina uppgifter.

8. Datasäkerhet

1. Vi tar säkerheten för dina uppgifter på största allvar och har infört en rad tekniska åtgärder för att säkerställa att dina uppgifter inte går förlorade, av misstag raderas, ändras eller nås på ett obehörigt sätt.
2. Vi har infört rutiner att följa om våra datasäkerhetsåtgärder någonsin bryts, och kommer att uppfylla våra rättsliga skyldigheter att meddela dig och Vietnams Information Commissioner’s Office (”ICO”).

9. Internationella överföringar

1. Ett antal av de tredje parter vi samarbetar med är baserade utanför Vietnam. Vi kan därför från tid till annan behöva exportera dina uppgifter utanför Vietnam. Där detta sker säkerställer vi att sådana överföringar görs i enlighet med lagen och att adekvata tekniska och avtalsmässiga skyddsåtgärder införs.

10. Lagring

1. Vi behåller endast dina personuppgifter så länge som nödvändigt för att uppfylla de ändamål vi samlade in dem för, inklusive för att uppfylla juridiska, bokförings- eller rapporteringskrav.
2. För att fastställa lämplig lagringsperiod för personuppgifter beaktar vi mängden, art och känslighet hos personuppgifterna, den potentiella risken för skada från obehörig användning eller utlämnande av dina personuppgifter, de ändamål för vilka vi behandlar dina personuppgifter och om vi kan uppnå dessa ändamål på annat sätt, samt tillämpliga rättsliga krav.
3. DigitalFlow (”Extraflowdoc”) behåller Kunduppgifter så länge du förblir Kund och kommer att radera Kundens information inom 12 månader efter endera partens uppsägning av tillämpligt Kundavtal, på skriftlig begäran. Vi behåller användarnivådata på Plattformen enligt våra Kunders instruktioner och under en rimlig tid därefter för revisionsändamål och enligt vad som i övrigt krävs enligt lag.

11. Dina lagstadgade rättigheter

1. Under vissa omständigheter har du följande lagstadgade rättigheter avseende de uppgifter vi lagrar om dig:
   1. rätten att bli informerad — i de fall vi förlitar oss på ditt samtycke för att behandla dina personuppgifter har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Detta påverkar dock inte lagligheten av någon behandling som utförts innan du återkallar ditt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke kan vi eventuellt inte tillhandahålla vissa produkter eller tjänster till dig. Vi informerar dig om detta är fallet vid tidpunkten då du återkallar ditt samtycke;
   2. rätten till tillgång — du har rätt att begära en kopia av de personuppgifter vi lagrar om dig. Använd kontaktuppgifterna i slutet av denna policy om du vill utöva denna rättighet, eller någon av rättigheterna nedan. Om du är bosatt i Europa och anser att vår användning av dina personuppgifter är olaglig har du rätt att lämna in ett klagomål till relevant tillsynsmyndighet;
   3. rätten till rättelse — du har rätt att begära att vi rättar de personuppgifter vi lagrar om dig, även om vi kan behöva verifiera riktigheten av den nya informationen du lämnar till oss samt eventuellt din identitet, beroende på din begäran;
   4. rätten till radering — du har rätt att begära att vi raderar eller tar bort personuppgifter där det inte finns någon god anledning för oss att fortsätta behandla dem. Observera att vi kanske inte alltid kan tillmötesgå din begäran om radering om det finns specifika juridiska skäl, vilket vi kommer att meddela dig vid tidpunkten för din begäran;
   5. rätten till begränsning av behandling — du har rätt att begära att vi tillfälligt upphör med behandlingen av dina personuppgifter i följande fall: (a) om du vill att vi fastställer uppgifternas riktighet; (b) där vår användning av uppgifterna är olaglig men du inte vill att vi raderar dem; (c) där du behöver att vi behåller uppgifterna även om vi inte längre behöver dem eftersom du behöver dem för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk; eller (d) du har invänt mot vår användning av dina uppgifter men vi behöver verifiera om vi har övervägande berättigade skäl att använda dem.
   6. rätten till dataportabilitet — du har rätt att begära att de personuppgifter vi lagrar om dig överförs till dig eller till tredje part. Vi kommer att tillhandahålla dig, eller en tredje part du valt, dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Observera att denna rättighet endast gäller automatiserad information som du ursprungligen gav samtycke till att vi använder, eller där vi använde informationen för att fullgöra ett avtal med dig;
   7. rätten att invända — du har rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter där vi förlitar oss på ett berättigat intresse (eller en tredje parts) och det finns något i din specifika situation som gör att du vill invända mot behandling på denna grund eftersom du anser att den påverkar dina grundläggande rättigheter och friheter. Du har också rätt att invända där vi behandlar dina personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål. I vissa fall kan vi visa att vi har tvingande berättigade skäl att behandla din information som väger tyngre än dina rättigheter och friheter; och
   8. rättigheter avseende automatiserat beslutsfattande och profilering.
2. Du kan läsa mer om dessa rättigheter på ICO:s webbplats, tillgänglig på www.ico.org.uk (”ICO-webbplatsen”)
3. Om du vill utöva någon av dessa rättigheter, mejla oss på privacy@extraflowdoc.com. Vi kan ta ut en avgift för att du utövar dina rättigheter där det är lagligt och rimligt att göra det. Vi kan även kräva att du bevisar din identitet för oss innan vi låter dig utöva dessa rättigheter. Vi kommer alltid att kräva att du bevisar din identitet när du vill utöva din rätt till tillgång eller din rätt till dataportabilitet.

12. Klagomål

1. Du har rätt att klaga på oss och hur vi behandlar dina uppgifter till Information Commissioner’s Office (ICO), den brittiska tillsynsmyndigheten för dataskyddsfrågor (www.ico.org.uk).
2. I första hand ber vi dig dock att mejla oss med ditt problem på privacy@extraflowdoc.com så att vi först kan försöka lösa ditt problem.
3. Du hittar mer information om hur du klagar till ICO om oss på ICO-webbplatsen.