Offertprogram för uthyrningsföretag och uthyrningsdiskar

Nej, och det är det viktigaste svaret på den här sidan. ExtraflowDoc är offert- och dokumentprogram: det bygger offerten, hyresavtalet, följesedeln och fakturan. Det är inget uthyrningssystem. Behöver du ett system som är källan till sanning för din maskinpark, leta vidare — eller kör ett vid sidan av, vilket är vad de flesta av våra användare i angränsande branscher gör.

Nej. Det finns ingen tillgänglighetskalender, ingen boknings- eller reservationsfunktion och inget som hindrar dig från att offerera samma grävmaskin till två entreprenörer för samma fjortondagarsperiod. ExtraflowDoc vet inte vad som står på din depå. Exemplet på den här sidan löser det som nästan alla uthyrare gör — en klausul om att priserna gäller i mån av tillgång vid bokningstillfället — men kontrollen är din.

Nej. Det finns inget anläggningsregister, ingen maskinparksnumrering, inga timräknare, ingen GPS eller telematik, ingen utnyttjandegradsrapportering och ingen serviceplanering. Du underhåller din egen maskinparkskatalog i CRM:et — varje maskin med sitt pris och sin specifikation — och söker i den medan du bygger offerten. Maskinlistan på dina offerter är alltså din, och att hålla den aktuell likaså.

Nej. Det finns inga skickprotokoll, inga återlämningsbesiktningar, ingen skadedebitering och ingen depositionshantering. ExtraflowDoc täcker pappersarbetet till och med signerat avtal och faktura; vad som händer när trailern kör tillbaka maskinen ligger utanför.

Ja, och det är därför den här sidan finns. Varje rad bär ett pris och en hyresperiod, och radsumman beräknas ur dem — en dygnsmaskin och en månadsmaskin ligger i samma tabell utan att du håller två dokument eller två kalkylblad. Hyresdatumen skrivs ut på raden, och det är vad som avslutar diskussionen om sista dagen var debiterbar.

Ja — det är vad beräknade perioder är till för. Exemplet på den här sidan kör en kompaktlastare i fyra veckor och en dag och fakturerar exakt det, i stället för att runda upp till fem veckor. Sätt datumen så följer räkningen; ändra dem när entreprenören förlänger så följer summan med.

Ja. Underrader ligger under sin huvudrad, så hammaren, gripen och räfsorna syns under grävmaskinen i stället för löst längst ned i offerten, och maskinens foto ligger på samma rad. Kunden läser ett paket per maskin — det är så han tänker på uthyrningen.

Ja, och på en uthyrningsoffert förtjänar de sin plats. Bildblock i full bredd med beskrivningar bär effekt, tjänstevikt, höjd, bredd och sikt för varje maskin bredvid dess foto. Höjd och bredd är de två siffror som avgör om maskinen rent fysiskt kan komma in på arbetsplatsen, så att besvara dem i dokumentet sparar ett telefonsamtal per offert.

Ja. Rabatter ligger per rad och syns i en egen kolumn, så du kan ta tio procent på en kompaktlastare som ändå står stilla och låta grävmaskinen ligga på fullt pris. Kunden ser exakt var du gav med dig, vilket är ett bättre förhandlingsläge än en vag procentsats på slutsumman.

Ja. Spara en färdig offert som mall så startar nästa med samma struktur, med datablad och villkor redan på plats, och håll dina maskiner i produktkatalogen med sina priser så att du söker i stället för att skriva om. En prislista som håller en säsong sätter man upp en gång.

ExtraflowDoc installeras i Pipedrive och öppnas inuti affären, så offerten byggs där hyresförfrågan redan finns. Hyrestagarens kontaktuppgifter fylls i av sig själva, och vilket eget Pipedrive-fält som helst kan placeras var som helst i dokumentet — önskat datum på plats, infartsbredd, markförhållanden. Din maskinpark ligger i Pipedrives produktkatalog, så du söker fram en maskin och den kommer med sitt pris och sitt foto i stället för att skrivas in; prisnivåer håller dina dygns-, vecko- och månadspriser per maskin så att rätt pris gäller utan uppslagning; och beräknade fält kör formeln pris × antal × dagar som gör hyresperioden möjlig. En maskin du lägger upp på stående fot kan synkas tillbaka till katalogen. Den signerade pdf:en stannar på affären. Vad Pipedrive inte ger den är någon känsla för vad som står på din depå — tillgången kontrollerar du fortfarande själv.

Ja. ExtraflowDoc installeras i monday.com och öppnas inuti tavelposten, och för uthyrning är det kopplingen som räknas: vilken kolumn som helst på din tavla kan fylla dokumentet — text, tal, rullgardiner och framför allt datum, så att kolumnerna för hyresstart och hyresslut som du ändå underhåller går direkt in på raden i stället för att skrivas av för hand. Dina maskiner bor på tavlan Produkter och tjänster och går att söka fram med foton och priser, med samma beräknade fält och prisnivåer som i Pipedrive, och en engångsmaskin kan synkas tillbaka till tavlan. Den färdiga offerten sparas på posten, så uthyrningen och dess papper hänger ihop i stället för att offerten hamnar i någons nedladdningsmapp.

Ja. Avtal, följesedlar och fakturor är dokumenttyper i samma redigerare, och en vunnen offert konverteras med alla rader med sig. Maskinerna på följesedeln är de maskiner kunden signerade för, för det är samma rader — vilket spelar roll när en tvist handlar om vad som faktiskt skickades.

ExtraflowDocs gratisplan täcker 5 dokument per månad och företag med obegränsat antal användare — görbart för en depå som offererar en handfull uthyrningar i månaden. Betalplaner börjar på 157,40 kr/månad för 20 dokument, och eftersom debiteringen sker per företag och inte per användare ändras inte priset när hela disken kommer med.