Informativa sulla privacy

1. Introduzione

1. Ti diamo il benvenuto all'informativa sulla privacy e sui cookie di DIGITALFLOW CO. LTD. Questa informativa si applica al tuo uso di extraflowdoc.com e delle sue funzionalità (il nostro “Sito”) e della nostra piattaforma tecnologica (la “Piattaforma”) e, salvo diversa comunicazione, di tutti i servizi che forniamo.
2. L'informativa fornisce informazioni su di noi e su come trattiamo le tue informazioni personali ogni volta che usi il nostro Sito e i nostri servizi, ovunque tu ti trovi nel mondo.
3. Se non sei d'accordo con i termini di questa informativa, devi smettere immediatamente di usare il nostro Sito e i nostri servizi. Se continui a navigare e a usare questo Sito o i nostri servizi, accetti questa informativa.
4. Questo sito non è rivolto ai minori e non raccogliamo deliberatamente dati relativi a minori.
5. Questa informativa sulla privacy può essere modificata da noi di volta in volta. Queste condizioni riviste si applicheranno al Sito e ai nostri servizi a partire dalla data di pubblicazione. Dovresti rivedere regolarmente questa pagina per conoscere la versione più aggiornata.

2. Chi siamo

1. www.extraflowdoc.com è gestito da DIGITALFLOW COMPANY LIMITED, 0111219245, No. 1, Alley 22, Lane 163 Khuyen Luong Street, Linh Nam Ward, Hoang Mai District, Hanoi, Vietnam (“ExtraflowDoc”). (“noi” o “ci”).
2. Puoi contattare la persona responsabile della protezione dei dati a: privacy@extraflowdoc.com. Dovresti scrivere a questo indirizzo se hai qualsiasi domanda su come trattiamo i tuoi dati, o se vuoi esercitare uno qualsiasi dei tuoi diritti legali riguardo ai tuoi dati.

3. I dati personali che raccogliamo

1. Consideriamo dati personali qualsiasi dato che possa identificarti come persona fisica. Pertanto, i dati anonimi, o i dati dai quali la tua identità è stata rimossa in modo irreversibile, non costituiscono dati personali.
2. I tipi di informazioni che potremmo raccogliere includono:
   1. Informazioni di base, come nome, posizione lavorativa, data di nascita, sesso e stato civile.
   2. Informazioni di contatto, come indirizzo e-mail, numero di telefono e indirizzi fisici.
   3. Informazioni del profilo utente, come nome utente, password, cronologia degli acquisti e di navigazione e le tue preferenze riguardo alle comunicazioni di marketing.
   4. Informazioni finanziarie, come i dati del conto bancario e della carta di pagamento.
   5. Informazioni tecniche, come il browser e il computer che usi, il tuo indirizzo IP, la tua posizione, i plugin installati sul tuo browser e informazioni sui cookie presenti sul tuo dispositivo. Potremmo anche ricevere queste informazioni se usi altri siti che utilizzano i nostri cookie; consulta la nostra Informativa sui cookie.
   6. Informazioni sull'attività sul sito, incluso come usi il Sito, la Piattaforma e le sue funzionalità.
3. Non raccogliamo alcuna informazione personale sensibile su di te. Ciò significa che non raccogliamo informazioni nei seguenti ambiti: razza ed etnia, credenze religiose e filosofiche, vita sessuale, orientamento sessuale, informazioni sanitarie, dati genetici e biometrici, opinioni politiche e informazioni sull'appartenenza sindacale. Accetti di non comunicarci né inviarci questo tipo di informazioni.
4. Raccogliamo questi dati quando:
   1. usi il nostro Sito e le sue funzionalità;
   2. usi i nostri servizi e acquisti i nostri prodotti;
   3. richiedi di ricevere materiali di marketing; e
   4. ci contatti o comunichi con noi.
5. Potremmo anche ricevere informazioni personali su di te da fornitori di analisi (come Google e LinkedIn), motori di ricerca (come Google e Bing) e aziende pubblicitarie.

4. Come usiamo i tuoi dati

1. In ogni momento, non useremo i tuoi dati in alcun modo che violi la legislazione del Vietnam.
2. Potremmo usare i tuoi dati personali:
   1. per raggiungere i nostri obiettivi aziendali;
   2. quando dobbiamo adempiere a un obbligo legale (come eseguire un contratto o rivelare informazioni ai Tribunali);
   3. per contattarti in relazione al tuo uso del nostro Sito e dei nostri servizi;
   4. quando dobbiamo usare i tuoi dati per adempiere ai nostri obblighi contrattuali nei tuoi confronti (ad esempio, per fornirti i servizi che questo Sito offre);
   5. per elaborare statistiche aggregate; e
   6. quando abbiamo un interesse legittimo a usare i tuoi dati personali e i tuoi diritti e interessi fondamentali non prevalgono su tali interessi.
3. Quando facciamo, o inizieremo a fare, parte di un gruppo di società, la nostra società controllante e altre società del nostro gruppo potrebbero anche avere accesso ai dati che conserviamo.
4. Potresti ricevere comunicazioni di marketing da parte nostra quando è legale inviarle. Quando ti invieremo materiali di marketing, potrai annullare l'iscrizione in qualsiasi momento seguendo le istruzioni indicate nei materiali di marketing, oppure scrivendo a .
5. Non venderemo i tuoi dati personali a terzi senza il tuo consenso.
6. Conserveremo i dati su di te solo per il tempo ragionevolmente necessario ad adempiere alla finalità per cui li abbiamo raccolti, salvo se siamo obbligati a conservarli più a lungo per adempiere a un requisito legale (ad esempio, fiscale, contabile o se sospettiamo che esista una ragionevole prospettiva di contenzioso).

5. Finalità per cui usiamo i tuoi dati

1. Per registrarti come nuovo cliente
   • Tipo di dati: (a) Identità, (b) Contatto
   • Base giuridica: Esecuzione di un contratto con te
2. Per elaborare e consegnare il tuo ordine, incluso:
   • (a) Gestire pagamenti, tariffe e addebiti
   • (b) Riscuotere e recuperare somme a noi dovute
   • Tipo di dati: (a) Identità, (b) Contatto, (c) Finanziari, (d) Transazione, (e) Marketing e Comunicazioni
   • Base giuridica:
     • (a) Esecuzione di un contratto con te
     • (b) Necessario per i nostri interessi legittimi (recuperare debiti a noi dovuti)
3. Per gestire la nostra relazione con te, incluso:
   • (a) Informarti su modifiche alle nostre condizioni o all'informativa sulla privacy
   • (b) Chiederti di lasciare una recensione o rispondere a un sondaggio
   • Tipo di dati: (a) Identità, (b) Contatto, (c) Profilo, (d) Marketing e Comunicazioni
   • Base giuridica:
     • (a) Esecuzione di un contratto con te
     • (b) Necessario per adempiere a un obbligo legale
     • (c) Necessario per i nostri interessi legittimi (mantenere aggiornati i nostri registri e studiare come i clienti usano i nostri servizi)
4. Per permetterti di partecipare a un'estrazione a premi, un concorso o rispondere a un sondaggio
   • Tipo di dati: (a) Identità, (b) Contatto, (c) Profilo, (d) Utilizzo, (e) Marketing e Comunicazioni
   • Base giuridica:
     • (a) Esecuzione di un contratto con te
     • (b) Necessario per i nostri interessi legittimi (studiare l'utilizzo dei clienti, sviluppare servizi e far crescere la nostra attività)
5. Per amministrare e proteggere la nostra attività e questo sito
   • Include la risoluzione dei problemi, l'analisi dei dati, i test, la manutenzione del sistema, l'assistenza, la reportistica e l'hosting.
   • Tipo di dati: (a) Identità, (b) Contatto, (c) Tecnici
   • Base giuridica:
     • (a) Necessario per i nostri interessi legittimi (operazioni aziendali, servizi IT, sicurezza della rete, prevenzione delle frodi, riorganizzazione)
     • (b) Necessario per adempiere a un obbligo legale
6. Per offrire contenuti e annunci pubblicitari pertinenti sul sito e misurarne l'efficacia
   • Tipo di dati: (a) Identità, (b) Contatto, (c) Profilo, (d) Utilizzo, (e) Marketing e Comunicazioni, (f) Tecnici
   • Base giuridica: Necessario per i nostri interessi legittimi (studiare il comportamento dei clienti, migliorare i servizi, far crescere la nostra attività e orientare la strategia di marketing)
7. Per usare l'analisi dei dati allo scopo di migliorare il nostro sito, i prodotti, il marketing e l'esperienza del cliente
   • Tipo di dati: (a) Tecnici, (b) Utilizzo
   • Base giuridica: Necessario per i nostri interessi legittimi (definire i tipi di cliente, mantenere aggiornato il sito, sviluppare la nostra attività e orientare la strategia di marketing)
8. Per farti suggerimenti e raccomandazioni su prodotti o servizi che potrebbero interessarti
   • Tipo di dati: (a) Identità, (b) Contatto, (c) Tecnici, (d) Utilizzo, (e) Profilo, (f) Marketing e Comunicazioni
   • Base giuridica: Necessario per i nostri interessi legittimi (sviluppare i nostri servizi e far crescere la nostra attività)

6. Contenuti di terze parti

1. Nota che creiamo link a siti di terze parti e potremmo aggiungere al nostro Sito funzionalità che si integrano con terze parti (ad esempio, fornitori di pagamento). Quando fai clic su questi link o usi funzionalità di terze parti, condizioni e informative sulla privacy diverse si applicheranno alla tua esperienza. Ti consigliamo di leggere le Condizioni, l'Informativa sulla privacy e l'Informativa sui cookie di ogni sito che visiti e di ogni funzionalità che usi.
2. Potremmo affidare a terzi diverse parti della fornitura del Sito e delle sue funzionalità o dei nostri servizi. Ciò potrebbe richiedere la condivisione dei tuoi dati con tali terzi. Quando ciò accade, garantiremo che venga fatto in conformità con la legge e che i tuoi dati siano mantenuti sicuri e possano essere usati solo per finalità specificate e in conformità con le nostre istruzioni.

7. Servizi di terze parti

1. Usiamo fornitori di servizi di terze parti affidabili per gestire, migliorare e supportare la nostra piattaforma. Questi fornitori possono trattare dati personali e tecnici limitati per nostro conto in conformità con la normativa applicabile in materia di protezione dei dati.
2. Analisi del prodotto (PostHog)
   Usiamo PostHog per analizzare come gli utenti interagiscono con il nostro prodotto e migliorarne la funzionalità. Questo può includere la raccolta di dati di utilizzo come pagine visualizzate, clic, attività di sessione, informazioni sul dispositivo e sul browser, e l'indirizzo IP.
3. Analisi del sito (Google Analytics)
   Usiamo Google Analytics, un servizio di analisi web fornito da Google LLC, per capire come i visitatori usano il nostro sito. Google Analytics può raccogliere informazioni come l'indirizzo IP, informazioni sul dispositivo e sul browser, pagine visitate, tempo di permanenza sulle pagine e interazioni con il sito. Queste informazioni vengono usate per analizzare le tendenze e migliorare l'esperienza dell'utente.
4. Pagamenti e fatturazione (Paddle)
   Usiamo Paddle come elaboratore dei pagamenti e merchant of record per gestire pagamenti, abbonamenti e fatturazione. Quando effettui un acquisto, Paddle può raccogliere e trattare dati personali come il tuo nome, indirizzo e-mail, dati di fatturazione, informazioni di pagamento, indirizzo IP e dati della transazione allo scopo di completare e gestire il tuo acquisto e adempiere a obblighi legali. Paddle agisce come responsabile del trattamento e tratta i dati personali in conformità con la normativa applicabile in materia di protezione dei dati.
5. Assistenza clienti e chat dal vivo (Tawk.to)
   Usiamo Tawk.to per offrire assistenza tramite chat dal vivo e comunicare con gli utenti. Quando interagisci con la nostra chat, potremmo raccogliere informazioni come il tuo nome, indirizzo e-mail (se lo fornisci), i messaggi della chat, l'indirizzo IP e informazioni sul dispositivo o sul browser.
6. Monitoraggio degli errori (Sentry)
   Usiamo Sentry per monitorare le prestazioni dell'applicazione e rilevare errori. Sentry può raccogliere informazioni tecniche come registri di errori, dati del dispositivo, tipo di browser e informazioni diagnostiche per aiutarci a identificare e correggere problemi. Adottiamo misure ragionevoli per evitare di inviare dati personali sensibili tramite questi registri.
7. Script di chat incorporati
   Usiamo script incorporati (inclusi i servizi di Tawk.to) per abilitare la funzionalità di chat in tempo reale sul nostro sito. Questi script possono raccogliere dati tecnici come l'indirizzo IP e informazioni sul dispositivo, secondo necessità per il funzionamento del servizio.
8. Tutti i fornitori terzi agiscono come responsabili del trattamento e trattano i dati unicamente per nostro conto e seguendo le nostre istruzioni. Non vendiamo dati personali a terzi. I dati trattati da questi fornitori possono essere trasferiti e conservati in paesi al di fuori della tua giurisdizione, inclusi gli Stati Uniti, dove esistono garanzie adeguate per proteggere i tuoi dati.

8. Sicurezza dei dati

1. Prendiamo molto sul serio la sicurezza dei tuoi dati e abbiamo implementato una serie di misure tecniche per garantire che i tuoi dati non vengano persi, cancellati accidentalmente, modificati o consultati in modo non autorizzato.
2. Abbiamo stabilito procedure da seguire in caso di violazione delle nostre misure di sicurezza dei dati, e adempiremo ai nostri obblighi legali di notifica a te e all'Ufficio del Commissario per l'Informazione del Vietnam (“ICO”).

9. Trasferimenti internazionali

1. Molte delle terze parti con cui lavoriamo si trovano al di fuori del Vietnam. Pertanto, di volta in volta potremmo dover esportare i tuoi dati al di fuori del Vietnam. Quando ciò accade, garantiremo che tali trasferimenti vengano effettuati in conformità con la legge e che vengano stabilite adeguate garanzie tecniche e contrattuali.

10. Conservazione

1. Conserveremo i tuoi dati personali solo per il tempo necessario ad adempiere alle finalità per cui li abbiamo raccolti, incluse le finalità di adempiere a requisiti legali, contabili o di reportistica.
2. Per determinare il periodo di conservazione adeguato dei dati personali, teniamo conto della quantità, della natura e della sensibilità dei dati personali, del rischio potenziale di danno derivante da un uso o una divulgazione non autorizzati, delle finalità per cui trattiamo i tuoi dati personali e se possiamo raggiungere tali finalità con altri mezzi, e dei requisiti legali applicabili.
3. DigitalFlow (“Extraflowdoc”) conserva i dati del Cliente per tutto il tempo in cui continui a essere Cliente ed eliminerà le informazioni del Cliente entro 12 mesi dalla risoluzione dell'accordo applicabile con il Cliente da parte di una qualsiasi delle parti, su richiesta scritta. Conserviamo i dati a livello di Utente sulla Piattaforma secondo le indicazioni dei nostri Clienti e per un tempo ragionevole successivo a fini di audit e come richiesto dalla legge.

11. I tuoi diritti legali

1. In determinate circostanze, hai i seguenti diritti legali riguardo ai dati che abbiamo su di te:
   1. il diritto di essere informato: nelle circostanze in cui ci basiamo sul tuo consenso per trattare i tuoi dati personali, hai il diritto di revocare il tuo consenso in qualsiasi momento. Tuttavia, ciò non pregiudicherà la liceità di alcun trattamento effettuato prima della revoca del tuo consenso. Se revochi il tuo consenso, è possibile che non possiamo fornirti determinati prodotti o servizi. Ti avviseremo nel momento in cui revocherai il tuo consenso;
   2. il diritto di accesso: hai il diritto di richiedere una copia dei dati personali che abbiamo su di te. Usa i dati di contatto riportati in fondo a questa informativa se vuoi esercitare questo diritto, o uno qualsiasi di quelli indicati di seguito. Se sei residente europeo e ritieni che il nostro uso dei tuoi dati personali sia illecito, hai il diritto di presentare un reclamo presso l'autorità di controllo competente;
   3. il diritto di rettifica: hai il diritto di richiedere la correzione dei dati personali che abbiamo su di te, sebbene sia possibile che dobbiamo verificare l'accuratezza delle nuove informazioni che ci fornisci, così come possibilmente la tua identità, in base alla tua richiesta;
   4. il diritto alla cancellazione: hai il diritto di richiedere l'eliminazione o la cancellazione dei dati personali quando non vi sia un motivo valido per continuare a trattarli. Nota che è possibile che non sempre possiamo soddisfare la tua richiesta di cancellazione se esistono motivi legali concreti, che ti verranno comunicati al momento della tua richiesta;
   5. il diritto di limitare il trattamento: hai il diritto di richiedere la sospensione del trattamento dei tuoi dati personali nelle seguenti ipotesi: (a) se vuoi che verifichiamo l'accuratezza dei dati; (b) quando il nostro uso dei dati è illecito, ma non vuoi che li eliminiamo; (c) quando hai bisogno che conserviamo i dati anche se non ne abbiamo più bisogno, perché ti servono per formulare, esercitare o difendere pretese legali; oppure (d) ti sei opposto al nostro uso dei tuoi dati, ma dobbiamo verificare se abbiamo motivi legittimi cogenti per usarli.
   6. il diritto alla portabilità dei dati: hai il diritto di richiedere che i dati personali che abbiamo su di te vengano trasferiti a te o a un terzo. Ti forniremo, o forniremo a un terzo da te scelto, i tuoi dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. Nota che questo diritto si applica solo alle informazioni automatizzate per il cui uso ci hai inizialmente dato il tuo consenso o quando usiamo le informazioni per eseguire un contratto con te;
   7. il diritto di opposizione: hai il diritto di opporti al trattamento dei tuoi dati personali quando ci basiamo su un interesse legittimo (o su quello di un terzo) e vi sia qualcosa nella tua situazione particolare che ti induca a opporti al trattamento per questo motivo, perché ritieni che influisca sui tuoi diritti e libertà fondamentali. Hai anche il diritto di opporti quando trattiamo i tuoi dati personali per finalità di marketing diretto. In alcuni casi, potremmo dimostrare di avere motivi legittimi cogenti per trattare le tue informazioni che prevalgono sui tuoi diritti e libertà; e
   8. diritti relativi alle decisioni automatizzate e alla profilazione.
2. Puoi trovare maggiori informazioni su questi diritti sul sito dell'ICO, disponibile su www.ico.org.uk (il “Sito dell'ICO”)
3. Se vuoi esercitare uno qualsiasi di questi diritti, scrivi a privacy@extraflowdoc.com. Potremmo addebitarti una tariffa per l'esercizio dei tuoi diritti quando è legale e ragionevole farlo. Potremmo anche richiederti di dimostrarci la tua identità prima di permetterti di accedere a questi diritti. Ti chiederemo sempre di dimostrarci la tua identità quando cerchi di esercitare il tuo diritto di accesso o il tuo diritto alla portabilità dei dati.

12. Reclami

1. Hai il diritto di presentare un reclamo su di noi e su come trattiamo i tuoi dati presso l'Ufficio del Commissario per l'Informazione (ICO), l'autorità del Regno Unito in materia di protezione dei dati (www.ico.org.uk).
2. Tuttavia, in prima istanza, ti chiediamo di scriverci con il tuo problema a privacy@extraflowdoc.com affinché possiamo provare prima a risolvere la tua questione.
3. Puoi trovare maggiori dettagli su come presentare un reclamo presso l'ICO su di noi sul Sito dell'ICO.