Software di preventivi per noleggiatori e banchi noleggio

No, ed è la risposta più importante di questa pagina. ExtraflowDoc è software di preventivi e documenti: produce il preventivo, il contratto di noleggio, la bolla e la fattura. Non è un gestionale per il noleggio. Se ti serve un sistema di riferimento per la flotta, continua a cercare — oppure affiancane uno, che è quello che fanno la maggior parte dei nostri utenti nei mestieri vicini.

No. Non c’è calendario di disponibilità, non c’è motore di prenotazione e non c’è nulla che ti impedisca di preventivare lo stesso escavatore a due imprese per la stessa quindicina. ExtraflowDoc non sa cosa c’è sul tuo piazzale. L’esempio di questa pagina lo gestisce come fa quasi ogni noleggiatore — una clausola che dice che i prezzi sono soggetti a disponibilità al momento della prenotazione — ma il controllo resta tuo.

No. Non c’è registro cespiti, non ci sono numeri di flotta, contaore, GPS o flussi telematici, non c’è reportistica di utilizzo né pianificazione della manutenzione. Mantieni il tuo catalogo di flotta dentro il CRM — ogni macchina con la sua tariffa e la sua specifica — e lo cerchi mentre costruisci il preventivo. L’elenco macchine sui tuoi preventivi è quindi tuo, e tenerlo aggiornato pure.

No. Non ci sono verbali di stato, non ci sono controlli alla riconsegna, non c’è addebito danni e non c’è gestione delle cauzioni. ExtraflowDoc copre la parte documentale fino al contratto firmato e alla fattura inclusi; cosa succede quando il carrellone riporta la macchina sta fuori.

Sì, ed è il motivo per cui questa pagina esiste. Ogni riga porta una tariffa e un periodo di noleggio e il totale di riga si calcola da questi, quindi una macchina a giornata e una a mese stanno nella stessa tabella senza che tu tenga due documenti o due fogli. Le date si stampano sulla riga, ed è quello che chiude la discussione sull’ultimo giorno.

Sì — è a questo che servono i periodi calcolati. L’esempio di questa pagina fa girare una minipala per quattro settimane e un giorno e fattura esattamente quello, invece di arrotondare a cinque settimane. Imposti le date e il conto segue; le cambi quando l’impresa proroga e il totale va con loro.

Sì. Le sotto-voci stanno sotto la riga principale, così martellone, pinza e rastrelli compaiono sotto l’escavatore invece che sparsi in fondo al preventivo, e la fotografia della macchina è sulla stessa riga. Il cliente legge un pacchetto per macchina, che è il modo in cui pensa al noleggio.

Sì, e su un preventivo di noleggio si guadagnano il posto. Blocchi immagine a tutta larghezza con descrizioni portano potenza, peso operativo, altezza, larghezza e visibilità di ogni macchina accanto alla sua fotografia. Altezza e larghezza sono i due numeri che decidono se la macchina può fisicamente arrivare in cantiere: rispondere nel documento risparmia una telefonata per preventivo.

Sì. Gli sconti stanno per riga e compaiono in una colonna dedicata, così puoi togliere il dieci per cento su una minipala che comunque è ferma e lasciare l’escavatore a tariffa piena. Il cliente vede esattamente dove hai ceduto, che è una posizione negoziale migliore di una percentuale vaga sul totale.

Sì. Salva un preventivo finito come modello e il successivo parte dalla stessa struttura con schede tecniche e condizioni già dentro, e tieni le macchine nel catalogo prodotti con le loro tariffe per cercarle invece di ribatterle. Un listino che tiene una stagione si imposta una volta sola.

ExtraflowDoc si installa in Pipedrive e si apre dentro la trattativa, quindi il preventivo nasce dove la richiesta di noleggio già vive. I recapiti del noleggiante si compilano da soli, e qualsiasi campo personalizzato di Pipedrive può essere collocato ovunque nel documento: data richiesta in cantiere, larghezza di accesso, portanza del terreno. La tua flotta sta nel catalogo prodotti di Pipedrive, quindi cerchi una macchina e arriva con la sua tariffa e la sua fotografia invece di essere ribattuta; i prezzi a scaglioni conservano le tariffe giorno, settimana e mese per macchina così si applica quella giusta senza consultazioni; e i campi calcolati eseguono la formula prezzo × quantità × giorni che rende possibile il periodo di noleggio. Una macchina aggiunta al volo può sincronizzarsi di nuovo nel catalogo. Il PDF firmato resta sulla trattativa. Quello che Pipedrive non gli dà è una qualsiasi nozione di cosa sia fermo sul tuo piazzale: la disponibilità resta da verificare a te.

Sì. ExtraflowDoc si installa in monday.com e si apre dentro l’elemento della board, e per il noleggio la parte che conta è la mappatura: qualsiasi colonna della board può riempire il documento — testo, numeri, menu a tendina e soprattutto date, così le colonne di inizio e fine noleggio che già tieni finiscono direttamente sulla riga invece di essere copiate a mano. Le tue macchine vivono sulla board Prodotti e Servizi e sono ricercabili con foto e tariffe, con gli stessi campi calcolati e prezzi a scaglioni di Pipedrive, e una macchina occasionale può sincronizzarsi di nuovo sulla board. Il preventivo finito si salva sull’elemento, così il noleggio e le sue carte restano insieme invece che nella cartella download di qualcuno.

Sì. Contratti, bolle e fatture sono tipi di documento dello stesso editor, e un preventivo acquisito si converte portandosi dietro tutte le righe. Le macchine sulla bolla sono le macchine che il cliente ha firmato, perché sono le stesse righe — cosa che conta quando una contestazione ruota su cosa è stato effettivamente spedito.

Il piano gratuito di ExtraflowDoc copre 5 documenti al mese per azienda con utenti illimitati — praticabile per una filiale che preventiva qualche noleggio al mese. I piani a pagamento partono da 12,92 €/mese per 20 documenti, e poiché la fatturazione è per azienda e non per utente, mettere tutto il banco sopra non cambia il prezzo.