Per aziende di catering e organizzatori di eventi
ExtraflowDoc consente a un catering di preventivare un evento nel modo in cui i clienti lo confrontano: il menu con prezzo a persona, personale, noleggi e costo di servizio su righe proprie, due o tre formule di servizio affiancate e una firma che blocca la data.
Piano gratuito disponibile. Nessuna carta richiesta. Oppure crea un preventivo nel browser senza installare nulla.
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L'editor di documenti di ExtraflowDoc
Pensato per come si prenotano gli eventi
Chi organizza un evento chiede due o tre preventivi di catering e li confronta su un solo numero: quanto costa a persona. Tutto il resto del preventivo serve a rendere quel numero credibile.
Ogni riga del menu ha un prezzo a persona, adulti e bambini separati, e un riquadro di riepilogo mette in cima numero di ospiti, costo a persona e totale. Se il numero cambia, modifica la quantità e tutti i totali si aggiornano.
Elenca le portate come descrizione della riga del buffet, con una foto dell’allestimento. Il cliente legge menu e prezzo insieme, invece di confrontare un PDF del menu con un’e-mail di prezzi.
Camerieri a ore, trasporto, stoviglie monouso o in porcellana e il costo di servizio hanno ciascuno la propria riga in una sezione servizio. Il cliente smette di chiedere cosa sia quel 18 % in più quando il preventivo dice che non è una mancia.
Preventiva lo stesso menu in più modi in tabelle di preventivo separate, ciascuna con il suo totale. Una famiglia che non può permettersi i camerieri spesso sceglie la sola consegna invece di rivolgersi a un altro catering.
Applica l’IVA riga per riga o all’intero preventivo e combina più aliquote nello stesso documento quando le righe non sono tassate allo stesso modo. Ogni imposta si calcola sull’imponibile, mai su un’altra imposta.
Le condizioni su acconto, data per il numero definitivo, allergie e avanzi sono una sezione salvata. Il cliente firma per prenotare, e il preventivo accettato diventa la fattura d’acconto con un clic.
Esempio commentato
Questo è un vero preventivo ExtraflowDoc di tre pagine, inviato da un catering di Atlanta a una famiglia che organizza in giardino una festa per il diploma: un buffet di barbecue del Sud per 75 adulti e 10 bambini, dolce, una postazione bevande e due addetti al buffet, per 4797,97 $ tasse incluse. È breve, perché il preventivo di una festa si legge sullo smartphone, e parte dal numero che le famiglie confrontano: il prezzo a persona.
Una breve lettera presenta il menu, la data e spiega perché il prezzo segue il numero finale di invitati. Un riquadro di sintesi riporta le tre cifre che la famiglia si ripeterà: 85 invitati (75 adulti, 10 bambini), circa 56 $ a persona tutto compreso e il totale con le tasse.
Cibo e bevande arrivano a 3220,00 $, ogni voce a persona, con il menu elencato sotto la riga del buffet e il piatto bambini a un prezzo suo. Il servizio, 1185,85 $, comprende gli addetti a ore, la consegna, le stoviglie compostabili e un costo di servizio del 18 % che il preventivo dichiara non essere una mancia. Su tutto si applica l’imposta sulle vendite della Georgia, pari a 392,12 $.
Lo stesso menu è quotato in tre modi, affiancati: sola consegna senza personale, il buffet con addetti di questo preventivo e il servizio al tavolo in piatti da portata con camerieri e tovagliato. Le condizioni coprono l’acconto del 25 %, la data per il numero definitivo, allergie e avanzi, e la famiglia prenota la data firmando.
Esempi per catering ed eventi
Il preventivo completo di una festa, una proposta per una cena aziendale, una proposta per un evento e la fattura che un catering invia dopo un matrimonio. Fai clic su un esempio per aprirlo.
Preventivo catering a persona
Una festa in giardino per 85 persone: prezzo a persona in cima, servizio a parte, tre formule e un riquadro di prenotazione.Vedi l'esempio completoStorie dei clienti
“ExtraflowDoc ci fa risparmiare ore ogni settimana. Inviamo preventivi di pulizia professionali in minuti, non in ore.”
“L'integrazione con Pipedrive è impeccabile. Tutti i dati dei nostri clienti si compilano automaticamente alla perfezione.”
“Molto intuitivo. Il nostro team creava proposte professionali già dal primo giorno, senza alcuna formazione.”
Integrazioni
ExtraflowDoc si installa in Pipedrive e monday.com, quindi il preventivo nasce sulla trattativa o sull’elemento creato dalla richiesta, con data, location e numero di ospiti già compilati.
Apri ExtraflowDoc dalla trattativa. Cliente, data dell’evento e campi personalizzati come numero di ospiti, location ed esigenze alimentari compilano il preventivo, e le voci di menu del tuo catalogo prodotti di Pipedrive arrivano con prezzi e foto.
Se gestisci gli eventi su una board di monday.com, crea il preventivo dall’elemento. Colonne come data, ospiti e formula di servizio compilano il documento, e il preventivo prenotato resta salvato sull’evento.
Prezzi
Commerciale, chef e responsabile eventi lavorano con un solo piano. ExtraflowDoc si paga in base ai documenti al mese per azienda, quindi una stagione dei matrimoni piena costa uguale, a prescindere da quante persone inviano preventivi.
0 €/mese
5 documenti/mese per azienda
12,92 €/mese
20 documenti/mese per azienda
21,54 €/mese
35 documenti/mese per azienda
FAQ
Compreso ciò che ExtraflowDoc non fa: è uno strumento per preventivi e documenti, non un gestionale per il catering.
È un software che trasforma la richiesta per un evento in un preventivo che il cliente può prenotare: il menu con prezzo a persona, personale e noleggi, costo di servizio e imposte, opzioni e condizioni. ExtraflowDoc lo fa dentro Pipedrive o monday.com, dalla trattativa o dall’elemento creato dalla richiesta.
Sì. Le righe del menu usano il numero di ospiti come quantità, quindi quando arriva il numero definitivo lo modifichi e il totale di ogni riga, le imposte e il totale complessivo si adeguano.
No. ExtraflowDoc non calcola il costo dei piatti a partire dalle ricette, non traccia gli ingredienti e non gestisce il magazzino. Il prezzo a persona lo decidi tu; ExtraflowDoc lo presenta, lo totalizza e lo fa firmare. Il calcolo del food cost resta nel tuo software di cucina o nel tuo foglio di calcolo.
No. ExtraflowDoc non crea schede di produzione per la cucina, liste di mise en place né turni del personale. Puoi inviare una scaletta o un ordine di servizio come documento a sé dalla stessa trattativa, ma lo scrivi tu; non viene generato dal menu.
Sì. Aggiungi una tabella di preventivo per ogni formula di servizio, ciascuna con il suo totale, e il cliente le confronta affiancate. Ogni tabella è un’opzione fissa; il cliente ti dice quale prenotare.
Metti il costo di servizio su una riga propria in una sezione servizio e scrivi nella descrizione cosa copre. Applica l’IVA riga per riga o all’intero preventivo, con più aliquote se le righe sono tassate in modo diverso.
Il preventivo può contenere una sezione con il piano dei pagamenti che indica acconto e saldo, e il preventivo accettato diventa la fattura d’acconto con un clic. ExtraflowDoc emette la fattura; come la paga il cliente lo decidi tu.
Sì. Ogni riga può avere più foto, e le sezioni galleria mostrano eventi passati con una breve descrizione. Caricale una volta nella libreria multimediale condivisa e usale in ogni preventivo.
Sì. Il piano gratuito comprende 5 documenti al mese con utenti illimitati. I piani a pagamento partono da 12,92 €/mese per 20 documenti, con tutte le funzioni in ogni piano, quindi il prezzo non cambia quando il team eventi cresce.
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