Política de privacidade

1. Introdução

1. Damos as boas-vindas à política de privacidade e de cookies da DIGITALFLOW CO. LTD. Esta política se aplica ao seu uso de extraflowdoc.com e das funções dele (o nosso “Site”) e da nossa plataforma de tecnologia (a “Plataforma”) e, salvo se for comunicado de outra forma, de todos os serviços que prestamos.
2. A política estabelece informações sobre nós e sobre como tratamos as suas informações pessoais sempre que você usa o nosso Site e os nossos serviços, esteja você onde estiver no mundo.
3. Se você não concordar com as condições desta política, deve parar de usar o nosso Site e os nossos serviços de imediato. Se você continuar navegando e usando este Site ou os nossos serviços, aceita esta política.
4. Este site não é direcionado a menores e não recolhemos deliberadamente dados relativos a menores.
5. Esta política de privacidade pode ser modificada por nós de tempos em tempos. Essas condições revisadas se aplicarão ao Site e aos nossos serviços a partir da data de publicação. Você deve revisar esta página regularmente para conhecer a versão mais atualizada.

2. Sobre nós

1. www.extraflowdoc.com é operado pela DIGITALFLOW COMPANY LIMITED, 0111219245, No. 1, Alley 22, Lane 163 Khuyen Luong Street, Linh Nam Ward, Hoang Mai District, Hanoi, Vietnam (“ExtraflowDoc”). (“nós” ou “nos”).
2. Você pode entrar em contacto com a pessoa responsável pela proteção de dados em: privacy@extraflowdoc.com. Você deve escrever para esse endereço se tiver qualquer pergunta sobre como tratamos os seus dados, ou se quiser exercer algum dos seus direitos legais em relação aos seus dados.

3. Os dados pessoais que recolhemos

1. Consideramos dados pessoais qualquer dado que possa identificar você como pessoa física. Portanto, os dados anónimos, ou os dados dos quais a sua identidade foi removida de forma irreversível, não constituem dados pessoais.
2. Os tipos de informação que podemos recolher incluem:
   1. Informações básicas, como nome, cargo, data de nascimento, género e estado civil.
   2. Informações de contacto, como endereço de e-mail, número de telefone e endereços físicos.
   3. Informações do perfil de utilizador, como nome de utilizador, palavra-passe, histórico de compras e de navegação e as suas preferências quanto às comunicações de marketing.
   4. Informações financeiras, como os dados da conta bancária e do cartão de pagamento.
   5. Informações técnicas, como o navegador e o computador que você usa, o seu endereço IP, a sua localização, os complementos instalados no seu navegador e informações sobre os cookies presentes no seu dispositivo. Também podemos receber essas informações se você usar outros sites que utilizam os nossos cookies; consulte a nossa Política de cookies.
   6. Informações de atividade no site, incluindo como você usa o Site, a Plataforma e as funções dele.
3. Não recolhemos nenhuma informação pessoal sensível sobre você. Isso significa que não coletamos informações nos seguintes âmbitos: raça e etnia, crenças religiosas e filosóficas, vida sexual, orientação sexual, informações de saúde, dados genéticos e biométricos, opiniões políticas e informações sobre a filiação sindical. Você concorda em não nos comunicar nem nos enviar esse tipo de informação.
4. Recolhemos esses dados quando:
   1. você usa o nosso Site e as funções dele;
   2. você usa os nossos serviços e compra os nossos produtos;
   3. você solicita receber materiais de marketing; e
   4. você entra em contacto ou comunica connosco.
5. Também podemos receber informações pessoais sobre você de fornecedores de análise (como Google e LinkedIn), motores de busca (como Google e Bing) e empresas de publicidade.

4. Como usamos os seus dados

1. Em todos os momentos, não usaremos os seus dados de nenhuma forma que viole a legislação do Vietnã.
2. Podemos usar os seus dados pessoais:
   1. para cumprir os nossos objetivos de negócio;
   2. quando precisarmos cumprir uma obrigação legal (como executar um contrato ou revelar informações aos Tribunais);
   3. para entrar em contacto consigo em relação ao seu uso do nosso Site e serviços;
   4. quando precisarmos usar os seus dados para cumprir as nossas obrigações contratuais com você (por exemplo, para prestar a você os serviços que este Site oferece);
   5. para elaborar estatísticas agregadas; e
   6. quando tivermos um interesse legítimo para usar os seus dados pessoais e os seus direitos e interesses fundamentais não prevalecerem sobre esses interesses.
3. Quando fizermos parte, ou passarmos a fazer parte, de um grupo de empresas, a nossa empresa controladora e outras empresas do nosso grupo também podem ter acesso aos dados que armazenamos.
4. Você pode receber comunicações de marketing da nossa parte quando for legal enviá-las. Quando enviarmos materiais de marketing a você, pode cancelar a subscrição a qualquer momento seguindo as instruções indicadas nos materiais de marketing, ou escrevendo para .
5. Não venderemos os seus dados pessoais a terceiros sem o seu consentimento.
6. Só conservaremos dados sobre você pelo tempo razoavelmente necessário para cumprir a finalidade para a qual os recolhemos, salvo se formos obrigados a conservá-los por mais tempo para cumprir um requisito legal (por exemplo, fiscal, contabilístico ou se suspeitarmos que existe uma perspectiva razoável de litígio).

5. Finalidades para as quais usamos os seus dados

1. Para o registar como novo cliente
   • Tipo de dados: (a) Identidade, (b) Contato
   • Base legal: Execução de um contrato com você
2. Para processar e entregar o seu pedido, incluindo:
   • (a) Gerir pagamentos, taxas e cobranças
   • (b) Cobrar e recuperar valores que nos são devidos
   • Tipo de dados: (a) Identidade, (b) Contato, (c) Financeiros, (d) Transação, (e) Marketing e Comunicações
   • Base legal:
     • (a) Execução de um contrato com você
     • (b) Necessário para os nossos interesses legítimos (recuperar dívidas que nos são devidas)
3. Para gerir a nossa relação com você, incluindo:
   • (a) Notificar você sobre mudanças nas nossas condições ou na política de privacidade
   • (b) Pedir que você deixe uma avaliação ou responda a um inquérito
   • Tipo de dados: (a) Identidade, (b) Contato, (c) Perfil, (d) Marketing e Comunicações
   • Base legal:
     • (a) Execução de um contrato com você
     • (b) Necessário para cumprir uma obrigação legal
     • (c) Necessário para os nossos interesses legítimos (manter os nossos registos atualizados e estudar como os clientes usam os nossos serviços)
4. Para permitir que você participe de um sorteio, um concurso ou responda a um inquérito
   • Tipo de dados: (a) Identidade, (b) Contato, (c) Perfil, (d) Uso, (e) Marketing e Comunicações
   • Base legal:
     • (a) Execução de um contrato com você
     • (b) Necessário para os nossos interesses legítimos (estudar o uso dos clientes, desenvolver serviços e fazer o nosso negócio crescer)
5. Para administrar e proteger o nosso negócio e este site
   • Inclui a resolução de problemas, a análise de dados, os testes, a manutenção do sistema, o suporte, a elaboração de relatórios e a alojamento.
   • Tipo de dados: (a) Identidade, (b) Contato, (c) Técnicos
   • Base legal:
     • (a) Necessário para os nossos interesses legítimos (operações do negócio, serviços de TI, segurança da rede, prevenção de fraude, reestruturação)
     • (b) Necessário para cumprir uma obrigação legal
6. Para oferecer conteúdo e anúncios relevantes no site e medir a eficácia deles
   • Tipo de dados: (a) Identidade, (b) Contato, (c) Perfil, (d) Uso, (e) Marketing e Comunicações, (f) Técnicos
   • Base legal: Necessário para os nossos interesses legítimos (estudar o comportamento dos clientes, melhorar os serviços, fazer o nosso negócio crescer e orientar a estratégia de marketing)
7. Para usar a análise de dados com o objetivo de melhorar o nosso site, produtos, marketing e experiência do cliente
   • Tipo de dados: (a) Técnicos, (b) Uso
   • Base legal: Necessário para os nossos interesses legítimos (definir tipos de cliente, manter o site atualizado, desenvolver o nosso negócio e orientar a estratégia de marketing)
8. Para fazer sugestões e recomendações a você sobre produtos ou serviços que possam ser do seu interesse
   • Tipo de dados: (a) Identidade, (b) Contato, (c) Técnicos, (d) Uso, (e) Perfil, (f) Marketing e Comunicações
   • Base legal: Necessário para os nossos interesses legítimos (desenvolver os nossos serviços e fazer o nosso negócio crescer)

6. Conteúdo de terceiros

1. Observe que criamos links para sites de terceiros e podemos adicionar ao nosso Site funcionalidades que se integram a terceiros (por exemplo, fornecedores de pagamento). Quando você clicar nesses links ou usar funcionalidades de terceiros, condições e políticas de privacidade diferentes se aplicarão à sua experiência. Recomendamos ler as Condições, a Política de privacidade e a Política de cookies de cada site que você visitar e de cada função que você usar.
2. Podemos terceirizar a terceiros diversas partes da provisão do Site e das funções dele ou dos nossos serviços. Isso pode exigir o partilha dos seus dados com esses terceiros. Quando isso acontecer, garantiremos que seja feito em conformidade com a lei e que os seus dados sejam mantidos seguros e só possam ser usados para fins especificados e de acordo com as nossas instruções.

7. Serviços de terceiros

1. Usamos fornecedores de serviços terceiros de confiança para operar, melhorar e dar suporte à nossa plataforma. Esses fornecedores podem tratar dados pessoais e técnicos limitados em nosso nome de acordo com a legislação de proteção de dados aplicável.
2. Análise de produto (PostHog)
   Usamos o PostHog para analisar como os utilizadores interagem com o nosso produto e melhorar a funcionalidade dele. Isso pode incluir a recolha de dados de utilização como páginas visualizadas, cliques, atividade da sessão, informações do dispositivo e do navegador, e o endereço IP.
3. Análise do site (Google Analytics)
   Usamos o Google Analytics, um serviço de análise da web fornecido pela Google LLC, para entender como os visitantes usam o nosso site. O Google Analytics pode recolher informações como o endereço IP, informações do dispositivo e do navegador, páginas visitadas, tempo de permanência nas páginas e interações com o site. Essas informações são usadas para analisar tendências e melhorar a experiência do utilizador.
4. Pagamentos e faturação (Paddle)
   Usamos o Paddle como processador de pagamentos e merchant of record para gerir pagamentos, assinaturas e faturação. Quando você faz uma compra, o Paddle pode recolher e tratar dados pessoais como o seu nome, endereço de e-mail, dados de faturação, informações de pagamento, endereço IP e dados da transação com o objetivo de concluir e gerir a sua compra e cumprir obrigações legais. O Paddle atua como subcontratante e trata os dados pessoais de acordo com a legislação de proteção de dados aplicável.
5. Atendimento ao cliente e chat ao vivo (Tawk.to)
   Usamos o Tawk.to para oferecer suporte por chat ao vivo e nos comunicar com os utilizadores. Quando você interage com o nosso chat, podemos recolher informações como o seu nome, endereço de e-mail (se você o fornecer), as mensagens do chat, o endereço IP e informações do dispositivo ou do navegador.
6. Monitorização de erros (Sentry)
   Usamos o Sentry para monitorizar o desempenho da aplicação e detectar erros. O Sentry pode recolher informações técnicas como registros de erros, dados do dispositivo, tipo de navegador e informações de diagnóstico para nos ajudar a identificar e corrigir problemas. Tomamos medidas razoáveis para evitar enviar dados pessoais sensíveis através desses registros.
7. Scripts de chat incorporados
   Usamos scripts incorporados (incluindo os serviços do Tawk.to) para habilitar a funcionalidade de chat em tempo real no nosso site. Esses scripts podem recolher dados técnicos como o endereço IP e informações do dispositivo, conforme necessário para o funcionamento do serviço.
8. Todos os fornecedores terceiros atuam como subcontratantes e tratam os dados unicamente em nosso nome e seguindo as nossas instruções. Não vendemos dados pessoais a terceiros. Os dados tratados por esses fornecedores podem ser transferidos e armazenados em países fora da sua jurisdição, incluindo os Estados Unidos, onde existem garantias adequadas para proteger os seus dados.

8. Segurança dos dados

1. Levamos a segurança dos seus dados muito a sério e implementamos uma série de medidas técnicas para garantir que os seus dados não sejam perdidos, excluídos acidentalmente, modificados nem acessados de forma não autorizada.
2. Estabelecemos procedimentos a seguir caso as nossas medidas de segurança de dados sejam violadas, e cumpriremos as nossas obrigações legais de notificação a você e ao Gabinete do Comissário de Informação do Vietnã (“ICO”).

9. Transferências internacionais

1. Vários dos terceiros com os quais trabalhamos estão fora do Vietnã. Por isso, de tempos em tempos podemos precisar exportar os seus dados para fora do Vietnã. Quando isso acontecer, garantiremos que essas transferências sejam feitas em conformidade com a lei e que sejam estabelecidas garantias técnicas e contratuais adequadas.

10. Conservação

1. Só conservaremos os seus dados pessoais pelo tempo necessário para cumprir as finalidades para as quais os recolhemos, incluindo as finalidades de cumprir requisitos legais, contabilísticos ou de elaboração de relatórios.
2. Para determinar o período de conservação adequado dos dados pessoais, levamos em conta a quantidade, a natureza e a sensibilidade dos dados pessoais, o risco potencial de dano por um uso ou divulgação não autorizados, as finalidades para as quais tratamos os seus dados pessoais e se podemos alcançar essas finalidades por outros meios, e os requisitos legais aplicáveis.
3. A DigitalFlow (“Extraflowdoc”) conserva os dados do Cliente pelo tempo em que você continuar sendo Cliente e excluirá as informações do Cliente em até 12 meses a partir da rescisão do acordo aplicável com o Cliente por qualquer uma das partes, mediante solicitação por escrito. Conservamos os dados a nível de Utilizador na Plataforma conforme nos indicarem os nossos Clientes e por um tempo razoável posterior com fins de auditoria e conforme exigido por lei.

11. Os seus direitos legais

1. Em determinadas circunstâncias, você tem os seguintes direitos legais em relação aos dados que temos sobre você:
   1. o direito de ser informado: em circunstâncias em que nos baseamos no seu consentimento para tratar os seus dados pessoais, você tem o direito de retirar o seu consentimento a qualquer momento. No entanto, isso não afetará a licitude de nenhum tratamento realizado antes de você retirar o seu consentimento. Se você retirar o seu consentimento, é possível que não possamos prestar a você determinados produtos ou serviços. Nós o avisaremos no momento em que você retirar o seu consentimento;
   2. o direito de acesso: você tem o direito de solicitar uma cópia dos dados pessoais que temos sobre você. Use os dados de contacto que constam no final desta política se quiser exercer esse direito, ou qualquer um dos indicados a seguir. Se você for residente europeu e considerar que o nosso uso dos seus dados pessoais é ilícito, você tem o direito de apresentar uma reclamação perante a autoridade de controle pertinente;
   3. o direito de retificação: você tem o direito de solicitar que corrijamos os dados pessoais que temos sobre você, embora seja possível que precisemos verificar a exatidão da nova informação que você nos fornecer, assim como possivelmente a sua identidade, conforme a sua solicitação;
   4. o direito de eliminação: você tem o direito de solicitar que eliminemos ou apaguemos dados pessoais quando não houver um motivo válido para continuarmos a tratá-los. Observe que é possível que nem sempre possamos atender à sua solicitação de eliminação se existirem motivos legais concretos, que serão notificados a você no momento da sua solicitação;
   5. o direito de limitar o tratamento: você tem o direito de solicitar que suspendamos o tratamento dos seus dados pessoais nas seguintes hipóteses: (a) se você quiser que verifiquemos a exatidão dos dados; (b) quando o nosso uso dos dados for ilícito, mas você não quiser que os eliminemos; (c) quando você precisar que conservemos os dados mesmo que já não os necessitemos, porque você precisa deles para formular, exercer ou defender reclamações legais; ou (d) você tiver se oposto ao nosso uso dos seus dados, mas precisemos verificar se temos motivos legítimos imperiosos para usá-los.
   6. o direito à portabilidade dos dados: você tem o direito de solicitar que os dados pessoais que temos sobre você sejam transferidos para você ou para um terceiro. Forneceremos a você, ou a um terceiro que você escolher, os seus dados pessoais em um formato estruturado, de uso comum e de leitura por máquina. Observe que esse direito só se aplica à informação automatizada para cujo uso você nos deu inicialmente o seu consentimento ou quando usamos a informação para executar um contrato com você.;
   7. o direito de oposição: você tem o direito de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais quando nos basearmos em um interesse legítimo (ou os de um terceiro) e houver algo na sua situação particular que faça você querer se opor ao tratamento por esse motivo, porque sente que ele afeta os seus direitos e liberdades fundamentais. Você também tem o direito de se opor quando tratarmos os seus dados pessoais com fins de marketing direto. Em alguns casos, podemos demonstrar que temos motivos legítimos imperiosos para tratar as suas informações que prevalecem sobre os seus direitos e liberdades; e
   8. direitos em relação às decisões automatizadas e à elaboração de perfis.
2. Você pode encontrar mais informações sobre esses direitos no site da ICO, disponível em www.ico.org.uk (o “Site da ICO”)
3. Se você quiser exercer algum desses direitos, escreva para privacy@extraflowdoc.com. Podemos cobrar de você uma taxa pelo exercício dos seus direitos quando for legal e razoável fazê-lo. Também podemos exigir que você nos comprove a sua identidade antes de permitir que você acesse esses direitos. Sempre exigiremos que você nos comprove a sua identidade quando tentar exercer o seu direito de acesso ou o seu direito à portabilidade dos dados.

12. Reclamações

1. Você tem o direito de apresentar uma reclamação sobre nós e sobre como tratamos os seus dados perante o Gabinete do Comissário de Informação (ICO), o regulador do Reino Unido em matéria de proteção de dados (www.ico.org.uk).
2. No entanto, em primeira instância, pedimos que você nos escreva com o seu problema para privacy@extraflowdoc.com para que possamos tentar resolver a sua questão primeiro.
3. Você pode encontrar mais detalhes sobre como reclamar perante a ICO sobre nós no Site da ICO.