Software de orçamentos para empresas de aluguer e balcões de máquinas

Não, e esta é a resposta mais importante da página. O ExtraflowDoc é software de orçamentos e documentos: faz o orçamento, o contrato de aluguer, a guia de remessa e a fatura. Não é um sistema de gestão de alugueres. Se o que precisa é de um sistema de registo para a sua frota, continue à procura — ou faça correr um ao lado, que é o que a maioria dos nossos utilizadores em ofícios vizinhos faz.

Não. Não há calendário de disponibilidade, não há motor de reservas e não há nada que o impeça de orçamentar a mesma escavadora a dois empreiteiros para a mesma quinzena. O ExtraflowDoc não sabe o que está parado no seu parque. O exemplo desta página trata disso como quase todas as empresas tratam — uma cláusula a dizer que os preços estão sujeitos a disponibilidade no momento da reserva — mas a verificação é sua.

Não. Não há registo de ativos, não há numeração de frota, horímetros, GPS ou telemática, não há relatórios de utilização nem planeamento de manutenção. Mantém o seu próprio catálogo de frota dentro do CRM — cada máquina com a sua tarifa e a sua especificação — e pesquisa-o enquanto constrói o orçamento. Isso significa que a lista de máquinas dos seus orçamentos é sua, e mantê-la atualizada também.

Não. Não há autos de estado, não há inspeções na devolução, não há faturação de danos e não há gestão de cauções. O ExtraflowDoc cobre a papelada até ao contrato assinado e à fatura inclusive; o que acontece quando o camião traz a máquina de volta fica de fora.

Sim, e é por isso que esta página existe. Cada linha leva uma tarifa e um período de aluguer, e o total da linha é calculado a partir deles, por isso uma máquina à diária e outra ao mês ficam na mesma tabela sem que mantenha dois documentos ou duas folhas. As datas saem impressas na linha, e é isso que acaba com a discussão sobre se o último dia era cobrado.

Sim — é para isso que servem os períodos calculados. O exemplo desta página põe uma minicarregadora a trabalhar quatro semanas e um dia e fatura exatamente isso, em vez de arredondar para cinco semanas. Define as datas e as contas seguem; altera-as quando o empreiteiro prolonga e o total vai com elas.

Sim. Os subitens ficam por baixo da linha principal, por isso o martelo, a garra e os ancinhos aparecem sob a escavadora em vez de soltos no fim do orçamento, e a fotografia da máquina fica na mesma linha. O cliente lê um pacote por máquina, que é como pensa o aluguer.

Sim, e num orçamento de aluguer merecem o lugar. Blocos de imagem a toda a largura com descrições levam potência, peso operacional, altura, largura e visibilidade de cada máquina ao lado da fotografia. Altura e largura são os dois números que decidem se a máquina consegue fisicamente chegar ao estaleiro, por isso respondê-los no documento poupa um telefonema por orçamento.

Sim. Os descontos ficam por linha e aparecem numa coluna própria, por isso pode tirar dez por cento a uma minicarregadora que está parada de qualquer forma e deixar a escavadora à tarifa cheia. O cliente vê exatamente onde cedeu, que é melhor posição negocial do que uma percentagem vaga sobre o total.

Sim. Guarde um orçamento acabado como modelo e o seguinte arranca com a mesma estrutura, com fichas técnicas e condições já colocadas, e mantenha as máquinas no catálogo de produtos com as tarifas para pesquisar em vez de escrever de novo. Uma tabela que aguenta uma época monta-se uma vez só.

O ExtraflowDoc instala-se no Pipedrive e abre dentro do negócio, por isso o orçamento nasce onde o pedido de aluguer já vive. Os contactos do locatário preenchem-se sozinhos, e qualquer campo personalizado do Pipedrive pode ser colocado em qualquer ponto do documento — data pretendida no estaleiro, largura de acesso, condições do terreno. A sua frota está no catálogo de produtos do Pipedrive, por isso pesquisa uma máquina e ela chega com a tarifa e a fotografia em vez de ser escrita à mão; os preços por escalão guardam as tarifas de dia, semana e mês por máquina para que a certa se aplique sem consultas; e os campos calculados executam a fórmula preço × quantidade × dias que torna o período de aluguer possível. Uma máquina criada na altura pode sincronizar de volta para o catálogo. O PDF assinado fica no negócio. O que o Pipedrive não lhe dá é qualquer noção do que está parado no seu parque — a disponibilidade continua a ser o senhor a verificá-la.

Sim. O ExtraflowDoc instala-se no monday.com e abre dentro do item do quadro, e para o aluguer o que conta é o mapeamento: qualquer coluna do seu quadro pode preencher o documento — texto, números, listas e, sobretudo, datas, por isso as colunas de início e fim de aluguer que já mantém caem diretamente na linha em vez de serem copiadas à mão. As suas máquinas vivem no quadro Produtos e Serviços e são pesquisáveis com fotografias e tarifas, com os mesmos campos calculados e preços por escalão do Pipedrive, e uma máquina pontual pode sincronizar de volta para o quadro. O orçamento acabado fica guardado no item, por isso o aluguer e os seus papéis ficam juntos em vez de o orçamento acabar na pasta de transferências de alguém.

Sim. Contratos, guias e faturas são tipos de documento do mesmo editor, e um orçamento ganho converte-se levando todas as linhas consigo. As máquinas da guia são as máquinas que o cliente assinou, porque são as mesmas linhas — o que conta quando uma disputa gira em torno do que foi efetivamente enviado.

O plano gratuito do ExtraflowDoc cobre 5 documentos por mês por empresa com utilizadores ilimitados — viável para um parque que orçamenta alguns alugueres por mês. Os planos pagos começam em 12,92 €/mês por 20 documentos, e como a faturação é por empresa e não por utilizador, pôr o balcão inteiro não muda o preço.