Para empresas de limpezas e manutenção
ExtraflowDoc permite a uma empresa de limpezas orçamentar aquilo que o cliente está mesmo a comprar: zonas e frequências, a lista de tarefas de cada noite, a avença mensal e os serviços pontuais com preços à parte, níveis de serviço lado a lado e um contrato assinado para arrancar.
Plano gratuito disponível. Sem cartão. Ou crie um orçamento no navegador sem instalar nada.
Veja a funcionar
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O editor de documentos da ExtraflowDoc
Feito para serviços recorrentes
Quem contrata uma empresa de limpezas está a comprar um ano de noites que nunca vai ver. O orçamento tem de tornar esse trabalho visível e o preço fácil de comparar com o da empresa que tem agora.
Uma tabela de zonas com a área de cada uma e a frequência com que é limpa (todas as noites, todas as semanas, uma vez por trimestre) mostra ao cliente o que a avença cobre. Insira a planta como imagem e as zonas podem ser confirmadas no próprio local.
A limpeza noturna e o auxiliar diurno ao mês, a extração de alcatifas e o enceramento de pavimentos por serviço, a limpeza profunda inicial uma só vez. Secções próprias, cada uma com o seu subtotal, correspondem à forma como o cliente vai ser faturado.
Três noites por semana, cinco noites, cinco noites com auxiliar diurno: cada opção com a sua tabela de orçamento e o seu total. O gestor de instalações precisa muitas vezes de uma alternativa mais barata para mostrar à administração, e cabe-lhe a si decidir o que fica de fora.
Guarde a sua lista de tarefas noturnas e o plano de serviços periódicos como secções e junte-os a todos os orçamentos. Respondem a «o que é que fazem exatamente todas as noites?» antes de alguém perguntar e definem o padrão para as inspeções.
Retire 3% à avença mensal num contrato de dois anos e mostre-o nessa linha, não no total. O cliente vê quanto vale o prazo mais longo, e os serviços pontuais mantêm o preço completo.
Envie o orçamento ou o contrato de limpeza para assinatura eletrónica e transforme-o na primeira fatura com um clique. As mesmas linhas servem de ponto de partida para a fatura de cada mês.
Exemplo comentado
Este é um orçamento real da ExtraflowDoc, com nove páginas, que uma empresa de limpeza comercial de Denver enviou a uma empresa de engenharia depois de percorrer os seus dois pisos de escritórios: um ano de limpeza noturna, um auxiliar diurno, serviços periódicos de alcatifa, pavimentos e vidros e uma limpeza profunda inicial, por 92 118,00 $ por ano. Os contratos de limpeza comparam-se pelo preço e ganham-se no pormenor, e este orçamento é sobretudo pormenor.
Primeiro surgem uma carta de apresentação e uma faixa que apresenta o gestor de conta, depois o orçamento num relance e um âmbito que enumera o que está incluído e o que não está. O cliente sabe quem lhe vai atender o telefone antes de ver qualquer preço.
Uma planta divide os escritórios em zonas de limpeza com as áreas medidas, e uma tabela atribui a cada zona a sua frequência noturna e periódica. Uma lista em duas colunas reúne as tarefas de cada noite, um plano periódico indica o mês de cada intervenção em alcatifas, pavimentos e vidros, e uma cronologia cobre o primeiro mês.
Depois de uma página sobre equipamento e seguros, a limpeza noturna fica em 45 978,00 $, com um desconto de 3% num contrato de dois anos mostrado na própria linha, os serviços periódicos em 20 340,00 $, o auxiliar diurno em 23 400,00 $ e a limpeza profunda inicial em 2400,00 $. Três níveis de serviço surgem com preço lado a lado, e um plano mostra o que é faturado mensalmente e o que é faturado após cada serviço.
Breves testemunhos de clientes atuais antecedem as condições, que garantem que uma tarefa esquecida comunicada até às 10h fica resolvida até às 14h do mesmo dia, fixam um pré-aviso de 60 dias depois dos primeiros seis meses e indicam os seguros em vigor. Um bloco de aceitação fecha o documento.
Ver o orçamento completo de limpeza de escritórios, página a página
Exemplos de documentos de limpeza
O orçamento completo de limpeza de escritórios, mais a proposta, o contrato e a fatura mensal que acompanham um cliente de limpezas, e um orçamento de lavagem exterior a alta pressão. Clique em qualquer exemplo para o abrir.
Orçamento de limpeza de escritórios
Um ano de limpeza de escritórios: zonas e frequências, lista de tarefas noturna, quatro secções com preço e três níveis de serviço.Ver o exemplo completoHistórias de clientes
“A ExtraflowDoc poupa-nos horas toda semana. Enviamos orçamentos de limpeza profissionais em minutos, não em horas.”
“A integração com o Pipedrive é impecável. Todos os dados dos nossos clientes são preenchidos automaticamente com perfeição.”
“O melhor retorno de todos os softwares que já compramos. Pagou-se a si própria na primeira semana.”
Integrações
A ExtraflowDoc instala-se no Pipedrive e no monday.com, por isso o orçamento é feito no negócio ou item que a visita criou, com o edifício, o contacto e as suas notas já lá.
Abra a ExtraflowDoc a partir do negócio. O cliente, a morada e campos personalizados como a área, os pisos ou as noites por semana preenchem o orçamento, e o contrato assinado fica guardado no negócio.
Se gere os clientes num quadro do monday.com, crie o orçamento a partir do item. As colunas preenchem o documento, e o orçamento assinado volta a ficar guardado na conta.
Preços
Comercial, operações e gestores de conta orçamentam todos no mesmo plano. A ExtraflowDoc cobra por documentos por mês por empresa, por isso juntar mais um encarregado que faça orçamentos não altera o preço.
0 €/mês
5 documentos/mês por empresa
12,92 €/mês
20 documentos/mês por empresa
21,54 €/mês
35 documentos/mês por empresa
Perguntas frequentes
Incluindo o que a ExtraflowDoc não faz.
É um software que transforma uma visita ao local num orçamento ou contrato que o cliente pode assinar: zonas e frequências, tarefas, preços mensais e por serviço, níveis de serviço e condições. A ExtraflowDoc faz isto dentro do Pipedrive ou do monday.com, a partir do negócio ou item que o pedido criou.
Não. A ExtraflowDoc não estima rendimentos nem horas de mão de obra a partir da área do espaço. As horas e o preço são calculados como hoje, e a ExtraflowDoc apresenta-os com as zonas, as frequências e a lista de tarefas que os justificam.
Sim. Coloque cada um na sua secção, com o seu subtotal: a avença ao mês, as alcatifas ou os pavimentos por serviço, uma limpeza profunda uma só vez. Cada linha mantém a sua unidade e a sua quantidade.
Sim. Acrescente uma tabela de orçamento por nível, cada uma com o seu total, e o cliente compara-as lado a lado. Cada tabela é uma opção fechada; é o cliente quem diz qual pretende.
Não. A ExtraflowDoc não tem escalas de pessoal, registo de ponto, check-in por GPS nem aplicação de inspeções. Cria e acompanha os documentos: o orçamento, o contrato, a ordem de serviço e a fatura.
Não. Não existe faturação recorrente. A fatura de cada mês faz-se em poucos cliques a partir do orçamento aceite ou da fatura anterior, mas é um documento que cria e envia, não uma subscrição.
Sim. Os contratos são um dos tipos de documento, por isso o âmbito, o plano de serviço, os valores, os níveis de serviço e as condições podem seguir como contrato para assinatura eletrónica a partir do mesmo negócio.
Sim. Defina o preço da mão de obra e dos consumíveis a partir do custo, com uma margem de acréscimo ou uma margem-alvo. Os detalhes do documento mostram o custo, o lucro e a margem da conta só à sua equipa, e as colunas internas mantêm os seus custos salariais fora do PDF do cliente.
O plano gratuito da ExtraflowDoc inclui 5 documentos por mês com utilizadores ilimitados. Os planos pagos começam em 12,92 €/mês para 20 documentos, faturados por empresa.
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