Para empresas de catering e de eventos
ExtraflowDoc permite a uma empresa de catering orçamentar um evento tal como os clientes os comparam: a ementa com preço por convidado, pessoal, aluguer de material e taxa de serviço em linhas próprias, duas ou três formas de servir lado a lado e uma assinatura que reserva a data.
Plano gratuito disponível. Sem cartão. Ou crie um orçamento no navegador sem instalar nada.
Veja a funcionar
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O editor de documentos da ExtraflowDoc
Feito para a forma como os eventos são reservados
Quem organiza um evento pede dois ou três orçamentos de catering e compara-os por um só número: quanto custa por convidado. Tudo o resto no orçamento serve para tornar esse número credível.
Cada linha da ementa tem preço por convidado, com adultos e crianças em separado, e um bloco de resumo põe no topo o número de convidados, o custo por pessoa e o total. Se o número mudar, altere a quantidade e todos os totais acompanham.
Descreva os pratos na linha do bufete, com uma fotografia da mesa montada. O cliente lê a ementa e o preço em conjunto, em vez de cruzar um PDF da ementa com um e-mail de preços.
Empregados à hora, transporte, loiça descartável ou de porcelana e a taxa de serviço têm cada um a sua linha numa secção de serviço. O cliente deixa de perguntar o que são os 18 % a mais quando o orçamento diz que não é gorjeta.
Orçamente a mesma ementa de várias formas em tabelas de orçamento separadas, cada uma com o seu total. Uma família que não pode pagar empregados de mesa fica muitas vezes com a entrega, em vez de procurar outra empresa de catering.
Aplique o IVA por linha ou ao orçamento inteiro e combine várias taxas no mesmo documento quando as linhas não são tributadas da mesma forma. Cada imposto é calculado sobre o valor sem impostos, nunca sobre outro imposto.
As condições sobre o sinal, a data-limite para o número de convidados, as alergias e as sobras ficam numa secção guardada. O cliente assina para reservar, e o orçamento aceite passa a fatura do sinal com um clique.
Exemplo comentado
Este é um orçamento real da ExtraflowDoc, com três páginas, enviado por uma empresa de catering de Atlanta a uma família que prepara uma festa de fim de curso no jardim: um bufete de churrasco ao estilo do sul dos EUA para 75 adultos e 10 crianças, sobremesa, uma estação de bebidas e dois empregados de bufete, por 4797,97 $ com impostos. É curto, porque um orçamento para uma festa é lido no telemóvel, e começa pelo número que as famílias comparam: o preço por convidado.
Uma carta curta apresenta a ementa, a data e o motivo pelo qual o preço segue o número final de convidados. Um quadro-resumo mostra os três números que a família vai repetir: 85 convidados (75 adultos e 10 crianças), cerca de 56 $ por convidado com tudo incluído e o total com impostos.
A comida e as bebidas somam 3220,00 $, sempre por convidado, com a ementa descrita na linha do bufete e o menu infantil com preço próprio. O serviço, 1185,85 $, inclui os empregados à hora, o transporte, a loiça compostável e uma taxa de serviço de 18 % que o orçamento esclarece não ser gorjeta. A tudo isto soma-se o imposto sobre vendas da Geórgia, de 392,12 $.
A mesma ementa surge com três preços lado a lado: só entrega, sem pessoal; o bufete com empregados deste orçamento; e serviço em travessas à mesa, com empregados e roupa de mesa. As condições tratam do sinal de 25 %, da data-limite para o número final, das alergias e das sobras, e a família reserva a data ao assinar.
Exemplos de catering e eventos
O orçamento completo de uma festa, uma proposta para um jantar de empresa, uma proposta de evento e a fatura que uma empresa de catering envia depois de um casamento. Clique num exemplo para o abrir.
Orçamento de catering por pessoa
Uma festa no jardim para 85 pessoas: preço por convidado à cabeça, serviço à parte, três formas de servir e um bloco de reserva.Ver o exemplo completoHistórias de clientes
“A ExtraflowDoc poupa-nos horas toda semana. Enviamos orçamentos de limpeza profissionais em minutos, não em horas.”
“A integração com o Pipedrive é impecável. Todos os dados dos nossos clientes são preenchidos automaticamente com perfeição.”
“Muito intuitivo. A nossa equipa criava propostas profissionais logo no primeiro dia, sem qualquer formação.”
Integrações
A ExtraflowDoc instala-se no Pipedrive e no monday.com, por isso o orçamento é criado no negócio ou item que o pedido gerou, com a data, o local e o número de convidados já preenchidos.
Abra a ExtraflowDoc a partir do negócio. O cliente, a data do evento e campos personalizados como convidados, local e restrições alimentares preenchem o orçamento, e os pratos do seu catálogo de produtos do Pipedrive chegam com preços e fotografias.
Se gere os eventos num quadro do monday.com, crie o orçamento a partir do item. Colunas como data, convidados e tipo de serviço preenchem o documento, e o orçamento reservado fica guardado no evento.
Preços
Comercial, chef e gestor de eventos trabalham no mesmo plano. A ExtraflowDoc cobra por documentos por mês e por empresa, por isso uma época de casamentos intensa custa o mesmo, seja quem for que envie os orçamentos.
0 €/mês
5 documentos/mês por empresa
12,92 €/mês
20 documentos/mês por empresa
21,54 €/mês
35 documentos/mês por empresa
Perguntas frequentes
Incluindo o que a ExtraflowDoc não faz: é uma ferramenta de orçamentos e documentos, não um software de gestão de catering.
É um software que transforma o pedido de um evento num orçamento que o cliente pode reservar: a ementa com preço por convidado, pessoal e alugueres, taxa de serviço e impostos, opções e condições. A ExtraflowDoc faz isto dentro do Pipedrive ou do monday.com, a partir do negócio ou item criado pelo pedido.
Sim. As linhas da ementa usam o número de convidados como quantidade, por isso, quando chega o número final, altera-o e o total de cada linha, os impostos e o total geral ajustam-se.
Não. A ExtraflowDoc não calcula o custo dos pratos a partir de receitas, não controla ingredientes e não gere stock. É o utilizador que define o preço por convidado; a ExtraflowDoc apresenta-o, soma-o e recolhe a assinatura. Mantenha as fichas técnicas no seu software de cozinha ou na sua folha de cálculo.
Não. A ExtraflowDoc não gera fichas de produção da cozinha, listas de preparação nem escalas do pessoal. Pode enviar um alinhamento do evento ou uma ordem de serviço como documento próprio a partir do mesmo negócio, mas é escrito por si, não gerado a partir da ementa.
Sim. Adicione uma tabela de orçamento por cada tipo de serviço, cada uma com o seu total, e o cliente compara-as lado a lado. Cada tabela é uma opção fixa; o cliente diz-lhe qual quer reservar.
Coloque a taxa de serviço numa linha própria, numa secção de serviço, e explique na descrição o que inclui. Aplique o IVA por linha ou ao orçamento inteiro, com mais de uma taxa se as linhas forem tributadas de forma diferente.
O orçamento pode incluir uma secção de plano de pagamentos com o sinal e o restante, e o orçamento aceite passa a fatura do sinal com um clique. A ExtraflowDoc emite a fatura; a forma como o cliente paga fica ao seu critério.
Sim. Cada linha pode ter várias fotografias, e as secções de galeria mostram eventos anteriores com uma breve descrição. Carregue-as uma vez para a biblioteca de multimédia partilhada e use-as em todos os orçamentos.
Sim. O plano gratuito inclui 5 documentos por mês com utilizadores ilimitados. Os planos pagos começam em 12,92 €/mês para 20 documentos, com todas as funcionalidades em todos os planos, por isso o preço não muda quando a equipa de eventos cresce.
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