O software de notas de encomenda que emite a encomenda a partir do negócio que acabou de ganhar

Um software de notas de encomenda serve para emitir o documento que envia a um fornecedor para comprar bens ou serviços a um preço acordado. No mínimo, tem de discriminar o que está a comprar, calcular os totais, incluir os seus dados e os do fornecedor e produzir algo que possa enviar e recuperar mais tarde. O ExtraflowDoc faz isso dentro do CRM onde o trabalho já vive, por isso a encomenda fica junto do trabalho para o qual foi emitida.

Um número de encomenda que ambos possam citar, os seus dados e os do fornecedor, morada e data de entrega, e uma linha por artigo com quantidade, preço unitário e total de linha — depois subtotal, impostos e total, além das condições em que se apoia. O ExtraflowDoc constrói tudo isto por blocos e calcula os números à medida que escreve.

A nota de encomenda é emitida pelo comprador para encomendar bens ou serviços a um preço acordado. A fatura é emitida pelo vendedor para pedir o pagamento depois da entrega. A encomenda vem primeiro e fixa as condições; a fatura vem depois e tem de corresponder-lhe.

O orçamento é o que envia a um cliente para ganhar o trabalho: um preço firme que ele pode aceitar. A nota de encomenda é o que envia a um fornecedor para comprar os materiais desse trabalho. A maioria das empresas precisa de ambos, e é por isso que o ExtraflowDoc os produz no mesmo editor e com o mesmo catálogo.

Emite-a a partir do mesmo negócio, reutilizando os mesmos artigos do catálogo, por isso a encomenda ao fornecedor e o orçamento ao cliente são calculados a partir de uma única fonte. Para ser preciso sobre o que é automático: o ExtraflowDoc converte um orçamento ganho em fatura com um clique. A nota de encomenda é um documento novo que constrói no mesmo registo — rápido, porque os dados e o catálogo já lá estão, mas não é uma conversão de um clique.

Existe. O ExtraflowDoc tem um plano gratuito de 5 documentos por mês por empresa com utilizadores ilimitados, além de um gerador de notas de encomenda gratuito no navegador que nem exige registo. Os planos pagos começam em 12,92 €/mês quando ultrapassa a quota gratuita.

As plataformas de compras cobram normalmente por utilizador/mês e vêm com implementação. O ExtraflowDoc cobra por empresa, pelo volume de documentos: gratuito até 5 por mês, 12,92 €/mês para 20, até 600 por mês — com utilizadores ilimitados em todos os planos.

Não. Não há aprovação em vários níveis, limites de despesa nem regras de encaminhamento — nada retém uma encomenda à espera do aval de um responsável. Se é exatamente isso que procura, precisa de uma plataforma de compras como a Precoro ou a Procurify, não do ExtraflowDoc.

Não. O ExtraflowDoc não tem passo de requisição: não existe um pedido interno criado, analisado e depois convertido em encomenda. Cria diretamente a nota de encomenda, o que funciona para equipas em que quem compra é quem tem autonomia para comprar.

Não, e vale a pena dizê-lo com clareza. O procure-to-pay cobre requisição, aprovação, encomenda, receção, reconciliação de faturas e pagamento como uma só cadeia. O ExtraflowDoc cobre apenas o documento da encomenda. É a ferramenta certa se quer enviar aos fornecedores uma encomenda limpa ligada a uma obra; é a errada se quer governar a despesa de toda a empresa.

Não. O ExtraflowDoc não regista entregas contra uma encomenda nem reconcilia encomenda, guia de receção e fatura do fornecedor. Produz uma guia de remessa enquanto documento, mas conciliar o que chegou com o que foi encomendado e faturado é trabalho de um sistema de contabilidade ou de compras.

Não. Não há orçamentos, acompanhamento de compromissos, alertas de derrapagem nem painéis de despesa. O ExtraflowDoc reporta os documentos que criou, não para onde vai o dinheiro da empresa.

Em parte, e a nuance importa. Se com isso quer dizer criar encomendas a partir de modelos, mantê-las junto da obra, acompanhar estados e reutilizar conteúdo, então sim. Se quer dizer governar uma função de compras — requisições, fluxos de aprovação, qualificação de fornecedores e controlo orçamental — então não.

Acompanha o estado de cada documento, de criado a enviado e assinado, e encontra cada encomenda arquivada junto do negócio a que pertence. Isto é acompanhamento de documentos, não de entregas: o ExtraflowDoc não lhe dirá onde está o camião nem o que foi rececionado.

Podem. Envie a nota de encomenda para assinatura e recolha uma aceitação registada com trilho de auditoria completo, sem subscrever uma ferramenta de assinatura à parte. É muitas vezes nesse momento que o preço e a data de entrega ficam realmente firmes.

Não como uma base de fornecedores. Pode guardar os dados de um fornecedor num modelo para que as compras repetidas se preencham sozinhas, mas não há qualificação, lista de fornecedores aprovados, portal nem catálogo PunchOut.

Não diretamente. O ExtraflowDoc integra nativamente com o Pipedrive e o monday.com e produz PDF que anexa ao seu circuito contabilístico. Se precisa que as encomendas entrem diretamente na contabilidade, o módulo de compras do seu sistema servirá melhor.

Existem opções open source, e servem se tiver equipa técnica para alojar, proteger, atualizar e manter. O ExtraflowDoc não é open source — é um produto alojado com plano gratuito: começa sem custo de licença e sem administrar servidores.

É o caso em que o ExtraflowDoc melhor encaixa. Uma obra envolve normalmente vários fornecedores — madeira, aluguer de máquinas, parafusaria — por isso emite uma encomenda por fornecedor contra o mesmo negócio ganho, todas orçamentadas pelo mesmo levantamento, com o orçamento assinado pelo cliente arquivado ao lado.

É o utilizador para quem foi feito. Uma empresa de duas pessoas precisa de uma nota de encomenda que pareça profissional e que dê as contas certas, não de uma implementação de compras. O plano gratuito cobre 5 documentos por mês, os planos são mensais e todos incluem utilizadores ilimitados.

Sim. Os impostos aplicam-se linha a linha, por isso encomendas com taxas mistas funcionam, e escolhe a moeda e o formato numérico em que o fornecedor fatura. O ExtraflowDoc está localizado em 30 idiomas: uma encomenda lê-se bem no mercado do seu fornecedor e no seu.

Sim a ambos. O ExtraflowDoc é na nuvem e corre em qualquer navegador moderno — macOS, Windows, iPad ou Android — sem instalar nada além da aplicação do Pipedrive ou do monday.com.

Minutos, não um projeto. Instale a aplicação no Pipedrive ou no monday.com, abra um negócio e comece uma nota de encomenda. Construir o seu primeiro modelo de fornecedor leva no máximo uma tarde, e não há reunião de arranque para marcar.

Pode, de duas formas. Use o gerador de notas de encomenda gratuito no navegador sem criar conta, ou instale o ExtraflowDoc no seu CRM e fique no plano gratuito — sem cartão, sem contagem decrescente de teste, sem compromisso.