Software de propostas que constrói o documento inteiro, não só o preço

Um software de propostas serve para construir, enviar e acompanhar o documento com que ganha trabalho — não só o preço, mas também a capa, o âmbito, a prova, as condições e a assinatura. Em vez de o juntar entre um ficheiro Word e uma exportação em PDF, constrói-o com blocos reutilizáveis, envia-o como ligação ou PDF e vê quando o cliente o abre e assina. O ExtraflowDoc faz isso dentro do CRM que a sua equipa já usa.

Parte de um modelo ou de um documento em branco, os dados do cliente preenchem-se a partir do registo no CRM e constrói a proposta com blocos: capa, texto formatado para âmbito e abordagem, galerias de fotografias, tabelas de preços e um bloco de assinatura. Totais e impostos calculam-se sozinhos. Depois partilha uma ligação segura ou exporta um PDF, envia para assinatura eletrónica e acompanha o estado até estar assinado.

No mínimo: para quem é e que problema resolve, o que vai fazer exatamente, quanto custa e em que condições, porque é credível e uma forma de dizer sim. A ordem importa: um preço sem âmbito à frente convida ao pedido de desconto. O editor por blocos do ExtraflowDoc existe para colocar âmbito, prova e número nessa ordem de cada vez.

Uma estimativa é um custo aproximado dado antes de o âmbito estar fechado. Um orçamento é um preço firme e detalhado que o cliente pode aceitar tal como está. Uma proposta envolve esse preço em âmbito, abordagem e condições — vende o trabalho, não apenas o número. O ExtraflowDoc gera os três a partir do mesmo editor.

Porque essas ferramentas fazem um documento, não um processo. Não trazem os dados do cliente do seu CRM, não recalculam um total quando muda uma linha, não dizem quando o cliente abriu a página quatro e não recolhem uma assinatura. Também acaba com quinze versões ligeiramente diferentes da mesma proposta nos portáteis da equipa.

Em cinco coisas: se liga ao sistema onde os dados dos seus clientes já estão; se produz um documento onde poria o seu logótipo sem o redesenhar; se trata o preço como cálculo e não como texto fixo; se recolhe a assinatura sem uma segunda subscrição; e se não cobra por posto, para toda a equipa poder usá-lo. O ExtraflowDoc foi construído contra essa lista.

Sim. O ExtraflowDoc tem um plano gratuito de 5 documentos por mês por empresa com utilizadores ilimitados, mais um gerador de propostas gratuito no navegador que nem exige registo. Os planos pagos começam em 12,92 €/mês quando ultrapassa a quota gratuita.

A maioria cobra por utilizador por mês, o que fica caro assim que todos os que apresentam propostas precisam de acesso. O ExtraflowDoc cobra por empresa consoante o volume de documentos: gratuito até 5 por mês, 12,92 €/mês por 20, até 600 por mês — com utilizadores ilimitados em todos os planos.

Acompanha o estado de cada documento à medida que passa de enviado a visualizado e assinado, por isso sabe se deve fazer seguimento ou esperar. O ExtraflowDoc acompanha o estado do documento e o progresso da assinatura; não faz mapas de calor página a página nem análise de tempo de leitura, que algumas ferramentas vendem à parte.

Sim, e sem uma ferramenta de assinatura separada. Envie a proposta para assinatura a partir do próprio documento, verifique o signatário e guarde o registo de auditoria com o PDF assinado. O estado atualiza-se em tempo real.

É precisamente para isso que servem os modelos. Guarde qualquer proposta — capa, secções de âmbito, estrutura de preços, condições — e comece a seguinte a partir dela. Assim toda a equipa trabalha com a mesma estrutura aprovada em vez de procurar a melhor versão do trimestre passado.

No sentido que conta no dia a dia: os dados de cliente e produto preenchem-se a partir do CRM, preços e totais calculam-se sozinhos, os modelos eliminam a página em branco, e os pedidos de assinatura e as atualizações de estado saem do próprio documento. Não é um motor de regras que monta uma proposta sem pessoas — o que se diz continua a ser decidido por uma pessoa.

Sim. Apresente pacotes base/intermédio/completo ou linhas opcionais na tabela de preços, cada um com o seu total, para a conversa passar a ser qual opção em vez de se compra. Escalões de preço e descontos de quantidade aplicam-se automaticamente quando as quantidades mudam.

O ExtraflowDoc integra-se nativamente com o Pipedrive e o monday.com, abrindo dentro do negócio ou item de quadro em que está a trabalhar. Se o seu CRM for outro, os geradores gratuitos no navegador continuam a funcionar, mas o preenchimento automático que torna isto rápido existe hoje apenas para Pipedrive e monday.com.

Em parte, e vale a precisão. Se gestão de propostas significa modelos, controlo de marca, conteúdo reutilizável, histórico de versões e acompanhamento do estado de tudo o que a equipa envia, então sim. Se significa um gabinete de concursos — bibliotecas de RFP, cadeias formais de aprovação, matrizes de conformidade, especialistas atribuídos — então não, e uma suite dedicada servirá melhor.

Não. O software de resposta a RFP mantém uma biblioteca de respostas pesquisável e distribui secções do questionário por especialistas para aprovação. O ExtraflowDoc não faz isso. É para propostas que o próprio escreve e compõe — a proposta que um comprador pediu, não um questionário de compras com 300 perguntas.

O ExtraflowDoc é usado para propostas de construção porque uma proposta de obra precisa de mais do que um preço: um âmbito por fases que o cliente consiga seguir, fotografias de obra no mesmo documento, linhas com preço separadas para mão de obra, materiais, equipamento e subempreitadas, e uma aceitação assinada que fixa o acordado antes dos trabalhos a mais.

Sim, e é um dos encaixes mais naturais. As propostas de consultoria e de agência ganham-se pelo enquadramento do problema, pela abordagem, pela equipa e pelos casos — tudo blocos de texto e imagem — com os honorários estruturados por fase ou por retainer no fim. Guarde o formato vencedor como modelo e a próxima apresentação demora uma tarde.

Não no sentido especializado. Ferramentas como o Aurora Solar ou o OpenSolar modelam a cobertura, calculam sombreamento e estimam produção; o ExtraflowDoc não faz nada disso. O que faz é transformar um dimensionamento que já produziu numa proposta que o vende: equipamentos, instalação, prazos, condições de financiamento e uma assinatura, num documento com a sua marca.

Como ficheiro para descarregar, não. O ExtraflowDoc é a ferramenta onde constrói uma: âmbito, abordagem de arquitetura, plano de sprints e pressupostos em texto formatado, com licenças, desenvolvimento e suporte em linhas com preço separadas. O exemplo mais próximo neste site é a proposta de design de site, e a página de exemplos de documentos tem mais.

Existem ferramentas de propostas de código aberto e podem funcionar se tiver tempo de engenharia para as alojar, proteger, atualizar e apoiar. O ExtraflowDoc não é de código aberto — é um produto alojado com plano gratuito, por isso tem o ponto de partida sem custo de licença sem ter de manter um servidor.

Sim. Os impostos são aplicados por linha, por isso propostas com taxas mistas funcionam, e escolhe a moeda e o formato numérico em que o cliente paga. O ExtraflowDoc está localizado em 30 idiomas, por isso a proposta lê-se bem tanto no mercado do seu cliente como no seu.

Sim às duas coisas. O ExtraflowDoc é na nuvem e corre em qualquer navegador moderno — macOS, Windows, iPad ou Android — sem instalar nada além da própria aplicação do Pipedrive ou do monday.com.

Minutos, não um projeto. Instale a aplicação no Pipedrive ou no monday.com, abra um negócio e comece um documento — os dados do cliente já lá estão. Construir o primeiro modelo de proposta reutilizável demora no máximo uma tarde, e não há reunião de arranque para marcar.