Software de orçamentos que funciona dentro do seu CRM

Software de orçamentos é uma ferramenta que transforma o que um cliente quer num documento com preços e aspeto profissional que ele pode aceitar. Em vez de refazer o orçamento no Word ou no Excel de cada vez, traz o cliente e os produtos, deixa a ferramenta calcular totais de linha, impostos e descontos, e envia um PDF ou uma ligação com a sua marca. O ExtraflowDoc faz isso dentro do CRM que a sua equipa já usa, por isso o orçamento parte de dados reais do negócio e não de uma página em branco.

Parte de um modelo ou de um documento em branco, os dados do cliente preenchem-se a partir do registo no CRM, acrescenta linhas de um catálogo de produtos ou escreve-as à mão, e o software atribui-lhes preço — diretamente, a partir do custo mais markup ou de uma margem alvo. Impostos e totais recalculam enquanto edita. Depois exporta um PDF, partilha uma ligação segura ou envia o orçamento para assinatura eletrónica e vê quando é aberto e assinado.

Porque as três coisas que fazem perder negócios num orçamento manual — preços desatualizados, erros de cálculo e demora — são exatamente o que uma ferramenta de orçamentos elimina. Os preços vêm de um único catálogo, os totais são calculados em vez de escritos, os documentos de toda a equipa ficam iguais e o cliente assina sem imprimir nada. Um orçamento que demorava uma tarde sai na mesma hora.

Em cinco coisas: se liga ao sistema onde os dados dos seus clientes já estão; se dá preço às linhas a sério (markup, margem, escalões, descontos de quantidade) e não apenas multiplica; se produz um documento onde poria o seu logótipo sem hesitar; se recolhe a assinatura sem uma segunda subscrição; e se não o prende a um contrato de vários anos. O ExtraflowDoc foi construído contra essa lista: nativo no CRM, com motor de preços a sério, assinaturas incluídas e faturação mês a mês.

Uma estimativa é um custo aproximado dado antes de o âmbito estar fechado. Um orçamento é um preço firme e detalhado que o cliente pode aceitar tal como está. Uma proposta envolve esse preço em âmbito, abordagem e condições — vende o trabalho, não apenas o número. O ExtraflowDoc gera os três a partir do mesmo editor, por isso pode começar por uma estimativa e transformá-la em orçamento firme sem refazer nada.

Sim. O ExtraflowDoc tem um plano gratuito de 5 documentos por mês por empresa com utilizadores ilimitados, e geradores gratuitos no navegador para orçamentos, estimativas, propostas, faturas e notas de encomenda que nem exigem registo. Os planos pagos começam em 12,92 €/mês quando ultrapassa a quota gratuita.

A maioria cobra por utilizador por mês, o que fica caro assim que toda a equipa comercial precisa de acesso. O ExtraflowDoc cobra por empresa consoante o volume de documentos: gratuito até 5 por mês, 12,92 €/mês por 20, até 600 por mês — com utilizadores ilimitados em todos os planos.

Devia dar. Um orçamento e uma fatura descrevem as mesmas linhas em dois momentos do negócio, por isso voltar a escrevê-las é trabalho perdido. No ExtraflowDoc um orçamento ganho passa a fatura com um clique, com todas as linhas transportadas, e notas de encomenda, guias de remessa e ordens de trabalho saem do mesmo editor.

CPQ significa configurar, dar preço e orçamentar — software que aplica as suas regras de preço automaticamente em vez de depender de o comercial se lembrar delas. Precisa disso assim que o preço depende da quantidade, do escalão de cliente ou da configuração. O ExtraflowDoc inclui escalões de preço e descontos de quantidade em todos os planos, por isso o preço certo aplica-se quando a quantidade muda.

O motor de preços do ExtraflowDoc dá preço a cada linha de três formas: preço direto, custo mais markup ou custo mais uma margem de lucro alvo. Pode misturar as três num mesmo orçamento — materiais à margem, mão de obra a valor fixo — e os totais atualizam-se enquanto edita.

Sim. Os impostos são aplicados por linha, por isso orçamentos com taxas mistas funcionam, e escolhe a moeda e o formato numérico em que o cliente paga. O ExtraflowDoc está localizado em 30 idiomas, por isso o documento lê-se bem tanto no mercado do seu cliente como no seu.

Sim, e sem comprar uma ferramenta de assinatura à parte. Envie o orçamento para assinatura a partir do próprio documento, acompanhe o estado em tempo real e guarde o registo de auditoria junto do PDF assinado.

O ExtraflowDoc é usado para orçamentar obra porque um orçamento de construção precisa de linhas separadas para mão de obra, materiais, equipamento e subempreitadas, cada uma com o seu markup, agrupadas em fases que o cliente consiga seguir. Os blocos de fotografia permitem juntar imagens da obra ao mesmo documento do preço, e um orçamento assinado mantém âmbito e número juntos.

Sim. Os orçamentos de indústria e de maquinação dependem da dimensão da série e de dividir o preço de uma peça em preparação, tempo de máquina, material e acabamento. Os escalões de preço e os descontos de quantidade do ExtraflowDoc calculam por quantidade automaticamente, e as colunas calculadas cobrem fórmulas que um preço unitário fixo não resolve.

Sim. Os ofícios orçamentam com uma mistura de peças de catálogo e mão de obra à hora ou ao dia, muitas vezes em obra. O ExtraflowDoc corre no navegador do telemóvel ou do tablet, dá preço às peças a partir de um catálogo guardado com o markup já aplicado e envia o orçamento para assinatura antes de sair da obra.

Um negócio de duas pessoas perde os mesmos clientes por orçamentar devagar que um de cinquenta. O plano gratuito do ExtraflowDoc cobre 5 documentos por mês sem custo, os planos são mês a mês em vez de anuais e todos incluem utilizadores ilimitados — por isso o preço não dispara assim que contrata alguém.

Não. Software de cotação de seguros é um motor de tarifação: puxa prémios em direto das seguradoras para apólices de vida, saúde ou automóvel. O ExtraflowDoc não faz tarifação de apólices. É software de orçamentos baseado em documentos para empresas que vendem produtos, projetos e serviços, por isso uma corretora usá-lo-ia para contratos de serviço e propostas de honorários, não para comparar prémios.

Existem ferramentas de orçamento de código aberto e podem funcionar se tiver tempo de engenharia para as alojar, proteger, atualizar e apoiar. O ExtraflowDoc não é de código aberto — é um produto alojado com plano gratuito, por isso tem o ponto de partida sem custo de licença sem ter de manter um servidor.

Não diretamente. O ExtraflowDoc integra de forma nativa com o Pipedrive e o monday.com, e produz PDF que pode anexar ao seu circuito contabilístico. Se o QuickBooks tem de ser a origem dos seus orçamentos, hoje o ExtraflowDoc não é a escolha certa.

Sim às duas coisas. O ExtraflowDoc é na nuvem e corre em qualquer navegador moderno — macOS, Windows, iPad ou Android — sem instalar nada além da própria aplicação do Pipedrive ou do monday.com.

Minutos, não um projeto. Instale a aplicação no Pipedrive ou no monday.com, abra um negócio ou um item do quadro e comece um documento — os dados do cliente já lá estão. Construir o primeiro modelo reutilizável demora no máximo uma tarde, e não há reunião de arranque para marcar.

Sim, de duas formas. Use os geradores gratuitos no navegador desta página sem qualquer conta, ou instale o ExtraflowDoc no seu CRM e fique no plano gratuito — sem cartão, sem contagem decrescente de teste, sem contrato.