Privacybeleid

1. Inleiding

1. Welkom bij het privacy- en cookiebeleid van DIGITALFLOW CO. LTD. Dit beleid is van toepassing op je gebruik van extraflowdoc.com en de bijbehorende functies (onze „Site”) en ons technologieplatform („Platform”) en, tenzij anders vermeld, alle diensten die we aanbieden.
2. Dit beleid geeft je informatie over ons en over hoe we je persoonsgegevens verwerken elke keer dat je onze Site en onze diensten gebruikt, waar ter wereld je je ook bevindt.
3. Als je niet akkoord gaat met de voorwaarden van dit beleid, moet je onmiddellijk stoppen met het gebruik van onze Site en diensten. Als je doorgaat met het bekijken en gebruiken van deze Site of onze diensten, ga je akkoord met dit beleid.
4. Deze site is niet gericht op minderjarigen en we verzamelen niet bewust gegevens over minderjarigen.
5. We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. Deze gewijzigde voorwaarden zijn van toepassing op de Site en onze diensten vanaf de publicatiedatum. Je moet deze pagina regelmatig raadplegen om op de hoogte te blijven van de meest recente versie.

2. Wie we zijn

1. www.extraflowdoc.com wordt beheerd door DIGITALFLOW COMPANY LIMITED, 0111219245, No. 1, Alley 22, Lane 163 Khuyen Luong Street, Linh Nam Ward, Hoang Mai District, Hanoi, Vietnam („ExtraflowDoc”). („wij”).
2. Je kunt contact opnemen met de verantwoordelijke voor gegevensbescherming op: privacy@extraflowdoc.com. Je moet naar dit adres schrijven als je vragen hebt over hoe we je gegevens verwerken, of als je je rechten met betrekking tot je gegevens wilt uitoefenen.

3. Persoonsgegevens die we verzamelen

1. Onder persoonsgegevens verstaan we alle gegevens waarmee je als natuurlijke persoon kunt worden geïdentificeerd. Anonieme gegevens of gegevens waaruit je identiteit onomkeerbaar is verwijderd, vormen daarom geen persoonsgegevens.
2. De soorten informatie die we kunnen verzamelen, omvatten:
   1. Basisgegevens, zoals naam, functietitel, geboortedatum, geslacht en burgerlijke staat.
   2. Contactgegevens, zoals e-mailadres, telefoonnummer en postadressen.
   3. Gebruikersprofielgegevens, zoals gebruikersnaam, wachtwoord, aankoop- en surfgeschiedenis en je voorkeuren voor marketingcommunicatie.
   4. Financiële gegevens, zoals bankrekening- en betaalkaartgegevens.
   5. Technische gegevens, zoals de browser en computer die je gebruikt, je IP-adres, je locatie, de plug-ins die in je browser zijn geïnstalleerd en informatie over de cookies die op je apparaat zijn opgeslagen. We kunnen deze informatie ook verkrijgen wanneer je andere sites bezoekt die onze cookies gebruiken; zie ons cookiebeleid.
   6. Gegevens over websitegebruik, waaronder hoe je de Site, het Platform en hun functies gebruikt.
3. We verzamelen geen gevoelige persoonsgegevens over jou. Dit betekent dat we geen informatie verzamelen over ras en etnische afkomst, religieuze en filosofische overtuigingen, seksleven, seksuele geaardheid, gezondheidsinformatie, genetische en biometrische gegevens, politieke opvattingen of lidmaatschap van een vakbond. Je gaat ermee akkoord dit soort informatie niet aan ons door te geven of te verzenden.
4. We verzamelen deze gegevens wanneer je:
   1. onze Site en de bijbehorende functies gebruikt;
   2. onze diensten gebruikt en onze producten koopt;
   3. vraagt om marketingmateriaal te ontvangen; en
   4. contact met ons opneemt of met ons communiceert.
5. We kunnen ook persoonsgegevens over je ontvangen van analyseleveranciers (zoals Google en LinkedIn), zoekmachines (zoals Google en Bing) en advertentiebedrijven.

4. Hoe we je gegevens gebruiken

1. We gebruiken je gegevens nooit op een manier die in strijd is met de Vietnamese wetgeving.
2. We kunnen je persoonsgegevens gebruiken:
   1. om onze zakelijke doeleinden te bereiken;
   2. wanneer we moeten voldoen aan een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld het nakomen van een overeenkomst of het verstrekken van informatie aan de rechtbank);
   3. om contact met je op te nemen over je gebruik van de Site en onze diensten;
   4. wanneer we je gegevens moeten gebruiken om onze contractuele verplichtingen jegens jou na te komen (bijvoorbeeld het leveren van de diensten die deze Site aanbiedt);
   5. om samengevoegde statistieken te verwerken; en
   6. wanneer we een gerechtvaardigd belang hebben bij het gebruik van je persoonsgegevens en je fundamentele rechten en belangen niet zwaarder wegen dan dat belang.
3. Als we deel gaan uitmaken van een bedrijvengroep, kunnen onze moedermaatschappij en andere bedrijven binnen onze groep ook toegang krijgen tot de gegevens die we bewaren.
4. Je kunt marketingberichten van ons ontvangen als dit wettelijk is toegestaan. Als we je marketingmateriaal sturen, kun je je op elk moment afmelden door de instructies in het marketingmateriaal te volgen, of door te schrijven naar .
5. We verkopen je persoonsgegevens niet aan derden zonder jouw toestemming.
6. We bewaren je gegevens alleen zo lang als redelijkerwijs nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld, tenzij we verplicht zijn ze langer te bewaren om aan een wettelijke vereiste te voldoen (bijvoorbeeld een fiscale of boekhoudkundige vereiste, of als we vermoeden dat er kans is op een gerechtvaardigd geschil).

5. Doeleinden waarvoor we je gegevens gebruiken

1. Om je te registreren als nieuwe klant
   • Soort gegevens: (a) Identiteit, (b) Contact
   • Rechtsgrond: Uitvoering van een overeenkomst met jou
2. Om je bestelling te verwerken en af te handelen, waaronder:
   • (a) Beheer van betalingen, kosten en facturen
   • (b) Invordering en incasso van aan ons verschuldigde bedragen
   • Soort gegevens: (a) Identiteit, (b) Contact, (c) Financiële gegevens, (d) Transacties, (e) Marketing en communicatie
   • Rechtsgrond:
     • (a) Uitvoering van een overeenkomst met jou
     • (b) Noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen (invordering van aan ons verschuldigde bedragen)
3. Om onze relatie met jou te beheren, waaronder:
   • (a) Je informeren over wijzigingen in onze voorwaarden of ons privacybeleid
   • (b) Je vragen om feedback of een enquête in te vullen
   • Soort gegevens: (a) Identiteit, (b) Contact, (c) Profiel, (d) Marketing en communicatie
   • Rechtsgrond:
     • (a) Uitvoering van een overeenkomst met jou
     • (b) Noodzakelijk om aan een wettelijke verplichting te voldoen
     • (c) Noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen (onze gegevens actueel houden en klantgebruik van onze diensten bestuderen)
4. Om je te laten deelnemen aan een prijsvraag, wedstrijd of enquête
   • Soort gegevens: (a) Identiteit, (b) Contact, (c) Profiel, (d) Gebruik, (e) Marketing en communicatie
   • Rechtsgrond:
     • (a) Uitvoering van een overeenkomst met jou
     • (b) Noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen (klantgebruik van diensten bestuderen, diensten ontwikkelen en ons bedrijf laten groeien)
5. Om ons bedrijf en deze site te beheren en te beschermen
   • Omvat probleemoplossing, data-analyse, testen, systeemonderhoud, ondersteuning, rapportage en hosting.
   • Soort gegevens: (a) Identiteit, (b) Contact, (c) Technische gegevens
   • Rechtsgrond:
     • (a) Noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen (bedrijfsvoering, IT-diensten, netwerkbeveiliging, fraudepreventie, reorganisatie)
     • (b) Noodzakelijk om aan een wettelijke verplichting te voldoen
6. Om relevante content en advertenties op de site te tonen en de effectiviteit ervan te meten
   • Soort gegevens: (a) Identiteit, (b) Contact, (c) Profiel, (d) Gebruik, (e) Marketing en communicatie, (f) Technische gegevens
   • Rechtsgrond: Noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen (klantgedrag bestuderen, diensten verbeteren, ons bedrijf laten groeien en onze marketingstrategie bepalen)
7. Om data-analyse te gebruiken om onze site, producten, marketing en klantervaring te verbeteren
   • Soort gegevens: (a) Technische gegevens, (b) Gebruik
   • Rechtsgrond: Noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen (klantsegmenten definiëren, de site actueel houden, ons bedrijf laten groeien en onze marketingstrategie bepalen)
8. Om je aanbevelingen te doen over producten of diensten die je mogelijk interesseren
   • Soort gegevens: (a) Identiteit, (b) Contact, (c) Technische gegevens, (d) Gebruik, (e) Profiel, (f) Marketing en communicatie
   • Rechtsgrond: Noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen (onze diensten ontwikkelen en ons bedrijf laten groeien)

6. Content van derden

1. Let op dat we links maken naar sites van derden en dat we functies aan onze Site kunnen toevoegen die integreren met derden (zoals betalingsverwerkers). Als je op deze links klikt of functies van derden gebruikt, zijn er andere voorwaarden en privacybeleid van toepassing op jouw ervaring. We raden je aan de Voorwaarden, het Privacybeleid en het Cookiebeleid van elke site of functie die je gebruikt, door te nemen.
2. We kunnen verschillende onderdelen van de levering van de Site en de bijbehorende functies of onze diensten toevertrouwen aan derden. Dit kan vereisen dat we je gegevens delen met dergelijke derden. In dat geval zorgen we ervoor dat dit gebeurt in overeenstemming met de wet en dat je gegevens veilig zijn en alleen kunnen worden gebruikt voor de bedoelde doeleinden en volgens onze instructies.

7. Diensten van derden

1. We gebruiken vertrouwde externe dienstverleners om ons platform te beheren, te verbeteren en te ondersteunen. Deze leveranciers kunnen namens ons beperkte persoonlijke en technische gegevens verwerken in overeenstemming met de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.
2. Productanalyse (PostHog)
   We gebruiken PostHog om te analyseren hoe gebruikers omgaan met ons product en om de functionaliteit ervan te verbeteren. Dit kan het verzamelen van gebruiksgegevens omvatten, zoals bekeken pagina's, klikken, sessieactiviteit, apparaat- en browserinformatie en IP-adres.
3. Site-analyse (Google Analytics)
   We gebruiken Google Analytics, een analysedienst van Google LLC, om te begrijpen hoe bezoekers onze site gebruiken. Google Analytics kan informatie verzamelen zoals IP-adres, apparaat- en browserinformatie, bezochte pagina's, tijd op pagina's en interactie met de site. Deze informatie wordt gebruikt om trends te analyseren en de gebruikerservaring te verbeteren.
4. Betalingen en facturering (Paddle)
   We gebruiken Paddle als betalingsverwerker en merchant of record voor het beheer van betalingen, abonnementen en facturering. Bij een aankoop kan Paddle persoonsgegevens verzamelen en verwerken, zoals je naam, e-mailadres, factuurgegevens, betaalgegevens, IP-adres en transactiegegevens, om je aankoop te vervullen en te beheren en om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Paddle treedt op als verwerker en verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.
5. Klantenondersteuning en livechat (Tawk.to)
   We gebruiken Tawk.to om ondersteuning te bieden via livechat en met gebruikers te communiceren. Als je met onze chat communiceert, kunnen we informatie verzamelen zoals je naam, e-mailadres (als je die verstrekt), chatberichten, IP-adres en apparaat- of browserinformatie.
6. Foutregistratie (Sentry)
   We gebruiken Sentry om de prestaties van de applicatie te bewaken en fouten te detecteren. Sentry kan technische informatie verzamelen, zoals foutlogboeken, apparaatgegevens, browsertype en diagnostische informatie, om ons te helpen problemen te identificeren en op te lossen. We nemen redelijke maatregelen om te voorkomen dat gevoelige persoonsgegevens via deze logboeken worden doorgegeven.
7. Ingesloten chatscripts
   We gebruiken ingesloten scripts (waaronder de diensten van Tawk.to) om livechat op onze site mogelijk te maken. Deze scripts kunnen technische gegevens verzamelen, zoals IP-adres en apparaatinformatie, voor zover nodig voor de werking van de dienst.
8. Alle externe leveranciers treden op als verwerker en verwerken gegevens uitsluitend namens ons en volgens onze instructies. We verkopen geen persoonsgegevens aan derden. De door deze leveranciers verwerkte gegevens kunnen worden overgedragen en bewaard in landen buiten jouw jurisdictie, waaronder de Verenigde Staten, waar passende waarborgen aanwezig zijn om je gegevens te beschermen.

8. Gegevensbeveiliging

1. We nemen de veiligheid van je gegevens zeer serieus en hebben verschillende technische maatregelen genomen om je gegevens te beschermen tegen verlies, onbedoelde verwijdering, wijziging of ongeautoriseerde toegang.
2. We hebben procedures ingesteld om te volgen in geval van een inbreuk op onze beveiligingsmaatregelen, en we komen onze wettelijke verplichtingen na om jou en het Vietnamese Information Commissioner's Office („ICO”) op de hoogte te stellen.

9. Internationale gegevensoverdracht

1. Veel van de derden waarmee we samenwerken, zijn buiten Vietnam gevestigd. Daarom kunnen we soms genoodzaakt zijn je gegevens vanuit Vietnam te exporteren. In dat geval zorgen we ervoor dat dergelijke overdrachten in overeenstemming met de wet plaatsvinden en dat passende technische en contractuele waarborgen worden toegepast.

10. Bewaring

1. We bewaren je persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is om de doeleinden te vervullen waarvoor we ze hebben verzameld, waaronder om te voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige of rapportagevereisten.
2. Om de juiste bewaartermijn voor persoonsgegevens te bepalen, houden we rekening met de hoeveelheid, aard en gevoeligheid van de persoonsgegevens, het potentiële risico op schade door ongeautoriseerd gebruik of openbaarmaking, de doeleinden waarvoor we je persoonsgegevens verwerken en of we die doeleinden op andere manieren kunnen bereiken, evenals de toepasselijke wettelijke vereisten.
3. DigitalFlow („Extraflowdoc”) bewaart Klantgegevens gedurende de gehele periode dat je Klant blijft, en verwijdert Klantinformatie binnen 12 maanden na beëindiging van de betreffende Klantovereenkomst door beide partijen, op schriftelijk verzoek. We bewaren gebruikersgegevens op het Platform in overeenstemming met de instructies van onze Klanten en voor een redelijke periode daarna voor auditdoeleinden en in overeenstemming met wettelijke vereisten.

11. Jouw rechten

1. Onder bepaalde voorwaarden heb je de volgende rechten met betrekking tot de gegevens die we over je bewaren:
   1. recht om geïnformeerd te worden: als we vertrouwen op je toestemming om je persoonsgegevens te verwerken, heb je het recht om je toestemming op elk moment in te trekken. Dit heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van verwerking die vóór intrekking van je toestemming heeft plaatsgevonden. Als je je toestemming intrekt, kunnen we mogelijk bepaalde producten of diensten niet meer aan je leveren. We stellen je op de hoogte als je je toestemming intrekt;
   2. recht op inzage: je hebt het recht om een kopie op te vragen van de persoonsgegevens die we over je bewaren. Gebruik de contactgegevens aan het einde van dit beleid als je dit of een van de onderstaande rechten wilt uitoefenen. Als je een inwoner van Europa bent en denkt dat ons gebruik van je persoonsgegevens onrechtmatig is, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit;
   3. recht op rectificatie: je hebt het recht om te vragen dat we de persoonsgegevens die we over je bewaren corrigeren, hoewel we het mogelijk noodzakelijk vinden om de juistheid van de nieuwe gegevens die je verstrekt te verifiëren, en mogelijk ook je identiteit, afhankelijk van je verzoek;
   4. recht op verwijdering: je hebt het recht om te vragen om verwijdering van persoonsgegevens als er geen goede reden is om ze te blijven verwerken. Let op dat we mogelijk niet altijd aan je verwijderingsverzoek kunnen voldoen als er specifieke juridische redenen zijn, waarover we je op de hoogte stellen wanneer je je verzoek indient;
   5. recht op beperking van de verwerking: je hebt het recht om te vragen om opschorting van de verwerking van je persoonsgegevens in de volgende gevallen: (a) als je wilt dat we de nauwkeurigheid van de gegevens controleren; (b) als ons gebruik van de gegevens onrechtmatig is, maar je niet wilt dat we ze verwijderen; (c) als je wilt dat we de gegevens bewaren, zelfs als we ze niet meer nodig hebben, omdat je ze nodig hebt om juridische claims op te stellen, in te dienen of te verdedigen; of (d) als je bezwaar hebt gemaakt tegen ons gebruik van je gegevens, maar we moeten verifiëren of we zwaarder wegende gerechtvaardigde gronden hebben om ze te gebruiken.
   6. recht op gegevensoverdraagbaarheid: je hebt het recht om te vragen dat de persoonsgegevens die we over je bewaren aan jou of aan een derde worden overgedragen. We verstrekken jou, of een derde van jouw keuze, je persoonsgegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat. Let op dat dit recht alleen geldt voor geautomatiseerde informatie waarvoor je oorspronkelijk toestemming hebt gegeven, of wanneer we de informatie gebruiken om een overeenkomst met jou uit te voeren;
   7. recht van bezwaar: je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens wanneer we ons baseren op een gerechtvaardigd belang (of dat van een derde) en er iets is in jouw specifieke situatie dat maakt dat je op deze grond bezwaar wilt maken tegen verwerking, omdat je denkt dat dit invloed heeft op je fundamentele rechten en vrijheden. Je hebt ook het recht om bezwaar te maken wanneer we je persoonsgegevens verwerken voor direct marketingdoeleinden. In sommige gevallen kunnen we aantonen dat we zwaarder wegende gerechtvaardigde gronden hebben om je informatie te verwerken die je rechten en vrijheden overstijgen; en
   8. rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
2. Meer informatie over deze rechten vind je op de ICO-pagina, beschikbaar op www.ico.org.uk (de „ICO-pagina”)
3. Als je een van deze rechten wilt uitoefenen, schrijf dan naar privacy@extraflowdoc.com. We kunnen een vergoeding vragen voor het uitoefenen van je rechten, als dit wettelijk is toegestaan en gerechtvaardigd is. We kunnen je ook vragen je identiteit te bewijzen voordat we je toestaan deze rechten uit te oefenen. We vragen je altijd om je identiteit te bewijzen als je je recht op inzage of gegevensoverdraagbaarheid wilt uitoefenen.

12. Klachten

1. Je hebt het recht om een klacht over ons en onze gegevensverwerking in te dienen bij het Information Commissioner's Office (ICO), de Britse gegevensbeschermingsautoriteit (www.ico.org.uk).
2. We vragen je echter eerst om je probleem met ons te delen op privacy@extraflowdoc.com, zodat we je vraag eerst zelf kunnen proberen op te lossen.
3. Meer informatie over het indienen van een klacht over ons bij de ICO vind je op de ICO-pagina.