Inkoopordersoftware die de order maakt vanuit de klus die je net hebt gewonnen

Inkoopordersoftware maakt het document dat je naar een leverancier stuurt om goederen of diensten tegen een afgesproken prijs te bestellen. Minimaal moet het uitsplitsen wat je koopt, de totalen berekenen, jouw gegevens en die van de leverancier dragen en iets opleveren dat je kunt versturen en later terugvindt. ExtraflowDoc doet dat in het CRM waar de klus al leeft, dus de order blijft bij het werk waarvoor hij is gemaakt.

Een ordernummer waar jullie allebei naar kunnen verwijzen, jouw gegevens en die van de leverancier, het afleveradres en de leverdatum, en één regel per artikel met aantal, stuksprijs en regeltotaal — daarna subtotaal, btw en totaal, plus de voorwaarden waar je op leunt. ExtraflowDoc bouwt dat allemaal uit blokken en rekent de cijfers mee terwijl je typt.

Een inkooporder wordt door de koper gemaakt om goederen of diensten tegen een afgesproken prijs te bestellen. Een factuur wordt door de verkoper gemaakt om na levering betaling te vragen. De order komt eerst en legt de voorwaarden vast; de factuur volgt en moet daarmee overeenkomen.

Een offerte stuur je naar een klant om de klus te winnen: een vaste prijs die hij kan accepteren. Een inkooporder stuur je naar een leverancier om het materiaal voor die klus te kopen. De meeste bedrijven hebben allebei nodig, en daarom maakt ExtraflowDoc ze in dezelfde editor en uit dezelfde catalogus.

Je maakt hem vanuit dezelfde deal, met dezelfde catalogusartikelen, zodat de leveranciersorder en de klantofferte uit één bron worden geprijsd. Om precies te zijn over wat automatisch gaat: ExtraflowDoc zet een gewonnen offerte met één klik om in een factuur. Een inkooporder is een nieuw document dat je op dezelfde kaart bouwt — snel, omdat de gegevens en de catalogus er al staan, maar het is geen conversie met één klik.

Ja. ExtraflowDoc heeft een gratis plan van 5 documenten per maand per bedrijf met onbeperkt gebruikers, plus een gratis inkoopordergenerator in de browser waarvoor je je niet eens hoeft te registreren. Betaalde plannen beginnen bij € 12,92/maand zodra je boven het gratis volume komt.

Inkoopplatformen rekenen meestal per gebruiker per maand en komen met een implementatie. ExtraflowDoc rekent per bedrijf op documentvolume: gratis tot 5 per maand, € 12,92/maand voor 20, oplopend tot 600 per maand — met onbeperkt gebruikers in elk plan.

Nee. Er is geen goedkeuring in meerdere niveaus, geen uitgavendrempels en geen routeringsregels — niets houdt een order tegen in afwachting van akkoord van een leidinggevende. Zoek je precies dat, dan heb je een inkoopplatform als Precoro of Procurify nodig, geen ExtraflowDoc.

Nee. ExtraflowDoc kent geen aanvraagstap: er is geen intern verzoek dat wordt aangemaakt, beoordeeld en daarna in een order wordt omgezet. Je maakt de inkooporder direct, wat past bij teams waar degene die koopt ook degene is die daartoe bevoegd is.

Nee, en dat zeggen we liever rechtuit. Procure-to-pay dekt aanvraag, goedkeuring, order, ontvangst, factuurmatching en betaling als één keten. ExtraflowDoc dekt alleen het orderdocument. Het is het juiste gereedschap als je leveranciers een nette order wilt sturen die aan een klus hangt; het verkeerde als je de uitgaven van het hele bedrijf wilt sturen.

Nee. ExtraflowDoc registreert geen leveringen tegen een order en matcht geen order, ontvangstbon en leveranciersfactuur. Het maakt een pakbon als document, maar afstemmen wat er is binnengekomen met wat is besteld en gefactureerd is werk voor een boekhoud- of inkoopsysteem.

Nee. Er zijn geen budgetten, geen verplichtingenregistratie, geen waarschuwingen bij overschrijding en geen uitgavendashboards. ExtraflowDoc rapporteert over de documenten die je hebt gemaakt, niet over waar het geld van je bedrijf heen gaat.

Deels, en die nuance doet ertoe. Bedoel je orders maken uit sjablonen, ze bij de klus houden, de status volgen en inhoud hergebruiken, dan ja. Bedoel je een inkoopafdeling aansturen — aanvragen, goedkeuringsstromen, leveranciersregistratie en budgetbeheersing — dan nee.

Je volgt de status van elk document, van gemaakt naar verstuurd en getekend, en vindt elke order terug bij de deal waar hij bij hoort. Dat is documentopvolging, geen leveringsopvolging: ExtraflowDoc vertelt je niet waar de vrachtwagen is of wat er is ontvangen.

Ja. Stuur de inkooporder ter ondertekening en verzamel een vastgelegde bevestiging met volledig audittrail, zonder los abonnement voor handtekeningen. Vaak is dat het moment waarop prijs en leverdatum echt vastliggen.

Niet als leveranciersbestand. Je kunt leveranciersgegevens in een sjabloon bewaren zodat herhaalbestellingen zichzelf invullen, maar er is geen registratieproces, goedgekeurde leverancierslijst, portaal of PunchOut-catalogus.

Niet rechtstreeks. ExtraflowDoc koppelt native met Pipedrive en monday.com en levert pdf's die je aan je boekhoudproces hangt. Moeten orders direct in je boekhouding landen, dan past de inkoopmodule van je eigen pakket beter.

Opensource-opties bestaan en werken prima als je de techniek hebt om ze te hosten, beveiligen, updaten en onderhouden. ExtraflowDoc is niet opensource — het is een gehost product met een gratis plan: je begint zonder licentiekosten en zonder server te beheren.

Dat is het geval waar ExtraflowDoc het beste op past. Eén werf betrekt doorgaans meerdere leveranciers — hout, machineverhuur, bevestigingsmateriaal — dus maak je per leverancier een order tegen dezelfde gewonnen deal, allemaal geprijsd op dezelfde calculatie, met de getekende klantofferte ernaast gearchiveerd.

Dat is de gebruiker waarvoor het bedoeld is. Een bedrijf met twee man heeft een inkooporder nodig die er professioneel uitziet en die klopt, geen inkoopimplementatie. Het gratis plan dekt 5 documenten per maand, de plannen zijn maandelijks en alle plannen bevatten onbeperkt gebruikers.

Ja. Belasting werkt per regel, dus orders met gemengde tarieven kunnen, en je kiest de valuta en notatie waarin je leverancier factureert. ExtraflowDoc is gelokaliseerd in 30 talen: een order leest net zo goed op de markt van je leverancier als op de jouwe.

Ja op allebei. ExtraflowDoc draait in de cloud en in elke moderne browser — macOS, Windows, iPad of Android — zonder iets te installeren behalve de Pipedrive- of monday.com-app.

Minuten, geen project. Installeer de app in Pipedrive of monday.com, open een deal en begin een inkooporder. Je eerste leverancierssjabloon bouwen kost hooguit een middag, en er is geen implementatiegesprek in te plannen.

Ja, op twee manieren. Gebruik de gratis inkoopordergenerator in de browser zonder account, of installeer ExtraflowDoc in je CRM en blijf op het gratis plan — geen creditcard, geen aftellende proefperiode, geen verplichting.