Gebruiksvoorwaarden

1. Looptijd

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, treedt deze Overeenkomst in werking op de datum waarop je ExtraflowDoc-account wordt geactiveerd en blijft deze van kracht op maand- of jaarbasis, afhankelijk van je abonnement, totdat de beëindiging door een van beide partijen ingaat volgens deze Overeenkomst.

2. Je ExtraflowDoc-account

Je bent volledig verantwoordelijk voor alle activiteit op je account. Je stemt ermee in om:

• Nauwkeurige en volledige registratiegegevens te verstrekken.
• Alle wachtwoorden veilig en vertrouwelijk te houden.
• Ervoor te zorgen dat inloggegevens niet worden gedeeld tussen gebruikers.
• De Dienst alleen te gebruiken in overeenstemming met alle toepasselijke wetten.
• Het uploaden van virussen, malware of schadelijke code te vermijden.
• Ons onmiddellijk te informeren over ongeautoriseerde toegang of misbruik van je account.

Wij behouden ons het recht voor om je account zonder voorafgaande kennisgeving op te schorten of te beëindigen bij fraude, misbruik of schending van deze Overeenkomst.

2.1 Accountgebruik en gebruikerslicentie

Elk gebruikersaccount is gelicentieerd voor gebruik door één natuurlijke persoon („Genoemde Gebruiker”).

Het delen van inloggegevens of het toestaan van toegang tot de Dienst door meerdere personen via één account is ten strengste verboden.

Je gaat ermee akkoord dat:

• Je nauwkeurige en volledige registratiegegevens moet verstrekken.
• Elke Genoemde Gebruiker een eigen, afzonderlijk betaald account of gebruikersplek moet hebben;
• Inloggegevens niet mogen worden gedeeld, overgedragen of tussen meerdere personen hergebruikt;
• Accounts niet mogen worden gebruikt als een gedeelde of collectieve bron voor een team of organisatie.

Wij behouden ons het recht voor om accountgebruikspatronen te controleren om schendingen van dit beleid op te sporen, waaronder onder meer gelijktijdige inlogsessies, afwijkende IP-adressen en ongebruikelijke gebruikspatronen.

Als we redelijkerwijs vaststellen dat een account door meerdere personen wordt gebruikt:

• Kunnen we de toegang tot het account tijdelijk opschorten of beperken;
• Kunnen we vereisen dat je extra gebruikersplekken aanschaft of overstapt naar een hoger abonnement dat het werkelijke gebruik weerspiegelt;
• Kan voortdurende schending leiden tot opschorting of permanente verwijdering van het account zonder terugbetaling.

Wij zijn niet aansprakelijk voor verlies van gegevens, toegang of bedrijfscontinuïteit als gevolg van de handhaving van dit beleid.

3. Betaling, terugbetalingen en abonnementswijzigingen

a. Maand- en jaarkosten

Kosten worden vooraf in rekening gebracht en zijn niet-restitueerbaar. Abonnementen worden automatisch verlengd, tenzij van tevoren opgezegd.

b. Abonnementswijzigingen

• Upgrades gaan onmiddellijk in.
• Downgrades gaan in aan het einde van de huidige factureringsperiode.

c. Herroepingsrecht voor consumenten

Als je Consument bent, en met inachtneming van de hieronder genoemde uitzondering, heb je het recht om deze Overeenkomst te herroepen en het Product binnen 14 dagen te retourneren, zonder opgaaf van reden. De herroepingstermijn verstrijkt 14 dagen na de dag die volgt op de voltooiing van de Transactie. Om de herroepingstermijn te respecteren volstaat het om vóór het verstrijken van de termijn van 14 dagen een bericht te sturen waarin je je herroepingsrecht uitoefent.

Om een abonnement op te zeggen, moet je ExtraflowDoc op de hoogte stellen van je beslissing. Let op: bij abonnementsdiensten geldt het herroepingsrecht alleen voor de eerste bestelling, niet voor elke automatische verlenging.

d. Terugbetalingen

Wij bieden geen terugbetalingen voor het volgende:

• Ongebruikte documenten of credits
• Ongebruikte tijd binnen een actieve periode
• Gedeeltelijke servicemaanden
• Accounts met geregistreerde gebruiksactiviteit

Terugbetalingen voor inactieve maandabonnementen kunnen per geval worden overwogen, naar ons eigen goeddunken.

d. Extra's en aanpassingen

Betaalde aangepaste diensten worden vooraf gefactureerd, tenzij anders overeengekomen.

e. Factureringsvaluta

Kosten kunnen in rekening worden gebracht in EUR, GBP of USD, afhankelijk van je locatie. We kunnen je factureringsvaluta indien nodig wijzigen.

f. Belastingen

Alle prijzen zijn exclusief belastingen. Jij bent verantwoordelijk voor alle toepasselijke belastingen, heffingen en kosten.

g. Te late betaling

Accounts die meer dan 14 dagen te laat zijn met betalen, kunnen worden opgeschort. Als het openstaande bedrag niet binnen 30 dagen wordt betaald, kunnen je account en alle bijbehorende gegevens permanent worden verwijderd.

4. Redelijk gebruik

• Onbeperkt aantal documenten: standaard beperkt tot 1000 per maand.
• Onbeperkt aantal gebruikers: standaard beperkt tot 50 per account.

Hogere limieten kunnen op aanvraag worden goedgekeurd.

5. Ondersteuning

Wij bieden e-mailondersteuning op team@extraflowdoc.com.
Ons streven is om binnen vijf werkdagen te reageren.

6. Opzegging en beëindiging

a. Door jou

Je kunt deze Overeenkomst op elk moment beëindigen door het gebruik van de Dienst stop te zetten en contact met ons op te nemen.

b. Door ExtraflowDoc

We kunnen je toegang met of zonder reden opschorten of beëindigen, met of zonder kennisgeving. Dit omvat onder meer systeemuitval of schending van de voorwaarden door jou.

c. Slotbetaling

Je bent verantwoordelijk voor alle kosten die zijn opgebouwd tot het einde van je factureringsperiode.

d. Verwijdering van gegevens

Na beëindiging kunnen je accountgegevens onmiddellijk worden verwijderd. Maak vooraf een back-up van je documenten.

7. Wijzigingen in dienst, prijzen of facturering

a. Wijzigingen in de dienst

We kunnen op elk moment elk onderdeel van de Dienst wijzigen, opschorten of beëindigen, zonder aansprakelijkheid.

b. Wijzigingen in prijzen en facturering

We kunnen prijzen of factureringsmethoden wijzigen met 30 dagen kennisgeving, per e-mail, op de Site of binnen de Dienst.

8. Intellectueel eigendom

Alle rechten, aanspraken en belangen in de Dienst en het bijbehorende intellectueel eigendom blijven uitsluitend eigendom van ExtraflowDoc en zijn licentiegevers.

Gebruik van de Dienst geeft je geen recht om de handelsmerken van ExtraflowDoc of derden te reproduceren of te gebruiken.

9. Wijzigingen in de Overeenkomst

We kunnen deze Overeenkomst op elk moment bijwerken. Voortgezet gebruik van de Dienst na wijzigingen betekent aanvaarding van de bijgewerkte voorwaarden.

10. Algemene verklaringen en garanties

Je verklaart en garandeert dat:

• Je gebruik van de Dienst voldoet aan alle toepasselijke wetten en ons privacybeleid.
• Je geen rechten van derden schendt.

11. Beperkingen

We streven naar 24/7 beschikbaarheid, maar kunnen geplande of ongeplande onderbrekingen hebben. Wij zijn niet aansprakelijk voor:

• Onderbrekingen veroorzaakt door onderhoud of externe factoren
• Storingen of onderbrekingen bij betalingsgateways van derden
• Indirecte gevolgen veroorzaakt door betalingssystemen of onderbrekingen daarvan

Wij verwerken betalingen niet zelf. Betalingen worden veilig verwerkt via Stripe, een PCI-conforme dienstverlener. Wij slaan geen creditcardgegevens op.

12. Uitsluiting van garanties

De Dienst wordt geleverd „zoals deze is”, zonder enige vorm van garantie. We sluiten alle impliciete garanties uit, waaronder garanties van verkoopbaarheid, geschiktheid voor een bepaald doel en het niet-inbreuk maken op rechten. We garanderen geen foutloze of ononderbroken dienstverlening.

13. Beperking van aansprakelijkheid

Voor zover wettelijk toegestaan:

• Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte, incidentele, speciale, gevolg- of punitieve schade.
• Onze totale aansprakelijkheid onder deze Overeenkomst is beperkt tot 100 USD, ongeacht de aard of grondslag van de vordering.
• Je erkent dat ExtraflowDoc een softwaretool is en dat het gebruik ervan naar eigen goeddunken en op eigen risico plaatsvindt.

14. Vrijwaring

Je stemt ermee in ExtraflowDoc, zijn medewerkers, dienstverleners en gelieerde ondernemingen te vrijwaren tegen alle claims, schade of kosten die voortvloeien uit je gebruik van de Dienst of je schending van deze Overeenkomst.

15. Contact en klantenondersteuning

We hechten waarde aan het bieden van de best mogelijke ervaring met ExtraflowDoc. Als je vragen hebt, een probleem ondervindt of persoonlijke hulp nodig hebt bij het gebruik van het platform, nodigen we je uit om per e-mail contact met ons op te nemen.

Ons ondersteuningsteam kan je helpen met:

• Onboarding en begeleiding — stapsgewijze hulp bij het instellen van je documenten, sjablonen en workflows.
• Probleemoplossing — meld bugs, onverwacht gedrag of technische problemen zodat we ze snel kunnen oplossen.
• Functieverzoeken — deel je ideeën en suggesties om ons te helpen het product te verbeteren voor jou en de hele community.
• Account- en factureringsondersteuning — krijg hulp bij abonnementswijzigingen, facturen of accountbeheer.
• Algemene vragen — alle andere vragen over ExtraflowDoc, onze integraties of diensten.

Nadat je de ExtraflowDoc-extensie hebt geïnstalleerd in Pipedrive, monday.com, HubSpot of een ander CRM-platform waarop we beschikbaar zijn, kunnen we per e-mail contact met je opnemen om onboardingbegeleiding te bieden, feedback te vragen via enquêtes of een demogesprek aan te bieden — allemaal om je te helpen het meeste uit ExtraflowDoc te halen.

16. Overige bepalingen

Deze Overeenkomst vormt de volledige overeenkomst tussen jou en DIGITALFLOW COMPANY LIMITED (registratienummer 0111219245), gevestigd op No. 1, Alley 22, Lane 163 Khuyen Luong Street, Linh Nam Ward, Hoang Mai District, Hanoi, Vietnam, vertegenwoordigd door Cao Hoang Anh. Voor vragen kun je contact met ons opnemen op team@extraflowdoc.com, cao@extraflowdoc.com.

Deze Overeenkomst wordt beheerst door het recht van Vietnam, en de exclusief bevoegde rechtbanken bevinden zich in Vietnam.

Je doet afstand van het recht op collectieve vorderingen voor zover wettelijk toegestaan. Indien nodig vindt arbitrage plaats in Singapore volgens de regels voor commerciële arbitrage, in het Engels.

Als een bepaling ongeldig wordt verklaard, blijven de overige bepalingen van kracht. Je mag je rechten alleen overdragen met onze schriftelijke toestemming. Wij kunnen deze Overeenkomst vrijelijk overdragen.

Als je vragen of zorgen hebt over deze Overeenkomst, neem dan contact met ons op via: team@extraflowdoc.com

Laatst bijgewerkt: 22-06-2026