Offertesoftware die in je eigen CRM werkt

Offertesoftware maakt van wat een klant wil een geprijsd, professioneel document dat hij kan accepteren. In plaats van de offerte elke keer opnieuw in Word of Excel op te bouwen, haal je de klant en de producten erin, laat je de tool regeltotalen, btw en kortingen berekenen en verstuur je een pdf of link in je eigen huisstijl. ExtraflowDoc doet dat binnen het CRM dat je team al gebruikt, dus de offerte begint met echte dealgegevens en niet met een leeg vel.

Je begint met een sjabloon of een leeg document, de klantgegevens vullen zich vanuit het CRM-record, je voegt regels toe uit een productcatalogus of typt ze zelf, en de software prijst ze — rechtstreeks, vanuit kostprijs plus opslag of vanuit een doelmarge. Btw en totalen rekenen mee terwijl je bewerkt. Daarna exporteer je een pdf, deel je een beveiligde link of stuur je de offerte ter digitale ondertekening en zie je wanneer die geopend en getekend is.

Omdat de drie dingen die bij een handmatige offerte opdrachten kosten — verouderde prijzen, rekenfouten en traagheid — precies zijn wat een offertetool wegneemt. Prijzen komen uit één catalogus, totalen worden berekend in plaats van ingetypt, de documenten van het hele team zien er hetzelfde uit en de klant tekent zonder iets te printen. Een offerte die vroeger een middag kostte, gaat binnen het uur de deur uit.

Op vijf dingen: koppelt hij met het systeem waar je klantgegevens al staan; prijst hij regels echt (opslag, marge, staffels, volumekortingen) in plaats van alleen te vermenigvuldigen; levert hij een document waar je zonder aarzelen je logo op zet; haalt hij de handtekening binnen zonder tweede abonnement; en zet hij je niet vast in een meerjarig contract. ExtraflowDoc is tegen die lijst gebouwd: native in het CRM, met een echte prijsengine, handtekeningen inbegrepen en maandelijkse facturering.

Een raming is een globale kostprijs die je geeft voordat de scope vaststaat. Een offerte is een vaste, gespecificeerde prijs die de klant zo kan accepteren. Een voorstel verpakt die prijs in scope, aanpak en voorwaarden — het verkoopt het werk, niet alleen het getal. ExtraflowDoc maakt alle drie vanuit dezelfde editor, dus je kunt met een raming beginnen en die omzetten in een vaste offerte zonder alles opnieuw te bouwen.

Ja. ExtraflowDoc heeft een gratis plan voor 5 documenten per maand per bedrijf met onbeperkt gebruikers, en gratis browsergeneratoren voor offertes, ramingen, voorstellen, facturen en inkooporders waarvoor je je niet eens hoeft aan te melden. Betaalde plannen beginnen bij € 12,92/maand zodra je het gratis quotum overschrijdt.

De meeste pakketten rekenen per gebruiker per maand, wat duur wordt zodra het hele verkoopteam toegang nodig heeft. ExtraflowDoc rekent per bedrijf op documentvolume: gratis tot 5 per maand, € 12,92/maand voor 20, tot 600 per maand — met onbeperkt gebruikers in elk plan.

Dat hoort wel. Een offerte en een factuur beschrijven dezelfde regels op twee momenten in de deal, dus ze opnieuw intypen is verspild werk. In ExtraflowDoc wordt een gewonnen offerte met één klik een factuur waarbij alle regels meegaan, en inkooporders, pakbonnen en werkbonnen komen uit dezelfde editor.

CPQ staat voor configure, price, quote — software die je prijsregels automatisch toepast in plaats van te vertrouwen op het geheugen van een verkoper. Je hebt het nodig zodra de prijs afhangt van aantal, klantstaffel of configuratie. ExtraflowDoc bevat staffelprijzen en volumekortingen in elk plan, dus de juiste prijs geldt zodra het aantal verandert.

De prijsengine van ExtraflowDoc prijst elke regel op drie manieren: een directe prijs, kostprijs plus opslag of kostprijs plus een doelmarge. Je kunt alle drie in één offerte combineren — materiaal op marge, arbeid tegen vast tarief — en de totalen werken bij terwijl je bewerkt.

Ja. Btw wordt per regel toegepast, dus offertes met gemengde tarieven werken, en je kiest de valuta en het getalformaat waarin de klant betaalt. ExtraflowDoc is gelokaliseerd in 30 talen, zodat het document net zo goed leest in de markt van je klant als in die van jou.

Ja, en zonder een aparte handtekeningtool te kopen. Stuur de offerte vanuit het document zelf ter ondertekening, volg de status realtime en bewaar het audittrail samen met de ondertekende pdf.

ExtraflowDoc wordt gebruikt voor bouwoffertes omdat een bouwofferte aparte regels nodig heeft voor arbeid, materialen, materieel en onderaanneming, elk met een eigen opslag, gegroepeerd in fasen die de klant kan volgen. Met fotoblokken hang je locatiefoto's aan hetzelfde document als de prijs, en een ondertekende offerte houdt scope en bedrag bij elkaar.

Ja. Offertes in productie en verspaning draaien om seriegrootte en om het opsplitsen van een stukprijs in insteltijd, machinetijd, materiaal en afwerking. De staffelprijzen en volumekortingen van ExtraflowDoc rekenen automatisch op aantal door, en berekende kolommen dekken formules die een vast stuktarief niet oplost.

Ja. Installatiebedrijven offreren met een mix van catalogusonderdelen en arbeid per uur of per dag, vaak op locatie. ExtraflowDoc draait in de browser op een telefoon of tablet, prijst onderdelen vanuit een opgeslagen catalogus met opslag er al in, en stuurt de offerte ter ondertekening voordat je de klus verlaten hebt.

Een bedrijf van twee mensen verliest door traag offreren dezelfde opdrachten als een bedrijf van vijftig. Het gratis plan van ExtraflowDoc dekt 5 documenten per maand kosteloos, de plannen lopen per maand in plaats van per jaar en elk plan bevat onbeperkt gebruikers — de prijs schiet dus niet omhoog zodra je iemand aanneemt.

Nee. Offertesoftware voor verzekeringen is een tariferingsmotor: die haalt live premies bij verzekeraars op voor levens-, zorg- of autopolissen. ExtraflowDoc doet geen polistarifering. Het is documentgebaseerde offertesoftware voor bedrijven die producten, projecten en diensten verkopen, dus een tussenpersoon zou het gebruiken voor dienstverleningsovereenkomsten en honorariumvoorstellen, niet om premies te vergelijken.

Open source offertetools bestaan en kunnen werken als je de ontwikkeltijd hebt om ze te hosten, te beveiligen, bij te werken en te ondersteunen. ExtraflowDoc is geen open source — het is een gehost product met een gratis plan, dus je krijgt het startpunt zonder licentiekosten zonder zelf een server te draaien.

Niet rechtstreeks. ExtraflowDoc koppelt native met Pipedrive en monday.com en levert pdf's die je in je boekhoudproces hangt. Moeten je offertes per se in QuickBooks ontstaan, dan is ExtraflowDoc vandaag niet de juiste keuze.

Ja op allebei. ExtraflowDoc draait in de cloud en in elke moderne browser — macOS, Windows, iPad of Android — zonder installatie behalve de Pipedrive- of monday.com-app zelf.

Minuten, geen project. Installeer de app in Pipedrive of monday.com, open een deal of borditem en begin een document — de klantgegevens staan er al. Je eerste herbruikbare sjabloon bouwen kost hooguit een middag, en er is geen onboardinggesprek in te plannen.

Ja, op twee manieren. Gebruik de gratis browsergeneratoren op deze pagina helemaal zonder account, of installeer ExtraflowDoc in je CRM en blijf op het gratis plan — geen creditcard, geen aftellende proefperiode, geen contract.