Voorstelsoftware die het hele document bouwt, niet alleen de prijs

Voorstelsoftware is bedoeld om het document te bouwen, versturen en volgen waarmee je werk wint — niet alleen de prijs, maar ook het voorblad, de scope, het bewijs, de voorwaarden en de handtekening. In plaats van het samen te rapen uit een Word-bestand en een pdf-export bouw je het uit herbruikbare blokken, verstuur je het als link of pdf en zie je wanneer de klant het opent en ondertekent. ExtraflowDoc doet dat binnen het CRM dat je team al gebruikt.

Je begint met een sjabloon of een leeg document, de klantgegevens vullen zich vanuit het CRM-record en je bouwt het voorstel uit blokken: voorblad, tekst voor scope en aanpak, fotogalerijen, prijstabellen en een handtekeningblok. Totalen en btw rekenen zichzelf uit. Daarna deel je een beveiligde link of exporteer je een pdf, stuur je het ter digitale ondertekening en volg je de status tot het getekend is.

Minimaal: voor wie het is en welk probleem het oplost, wat je precies gaat doen, wat het kost en onder welke voorwaarden, waarom je geloofwaardig bent en een manier om ja te zeggen. De volgorde telt: een prijs zonder scope ervoor nodigt uit tot een kortingsvraag. De blokeditor van ExtraflowDoc bestaat om scope, bewijs en bedrag elke keer in die volgorde te zetten.

Een raming is een globale kostprijs die je geeft voordat de scope vaststaat. Een offerte is een vaste, gespecificeerde prijs die de klant zo kan accepteren. Een voorstel verpakt die prijs in scope, aanpak en voorwaarden — het verkoopt het werk, niet alleen het getal. ExtraflowDoc maakt alle drie vanuit dezelfde editor.

Omdat die tools een document maken, geen proces. Ze halen geen klantgegevens uit je CRM, rekenen geen totaal opnieuw als je een regel wijzigt, vertellen niet wanneer de klant pagina vier opende en halen geen handtekening op. Je eindigt ook met vijftien licht verschillende versies van hetzelfde voorstel op de laptops van je team.

Op vijf dingen: koppelt hij met het systeem waar je klantgegevens al staan; levert hij een document waar je zonder herontwerp je logo op zet; behandelt hij prijs als rekenwerk en niet als vaste tekst; haalt hij de handtekening op zonder tweede abonnement; en rekent hij niet per werkplek af, zodat het hele team hem kan gebruiken. ExtraflowDoc is tegen die lijst gebouwd.

Ja. ExtraflowDoc heeft een gratis plan voor 5 documenten per maand per bedrijf met onbeperkt gebruikers, plus een gratis voorstelgenerator in de browser waarvoor je je niet hoeft aan te melden. Betaalde plannen beginnen bij € 12,92/maand zodra je het gratis quotum overschrijdt.

De meeste pakketten rekenen per gebruiker per maand, wat duur wordt zodra iedereen die pitcht toegang nodig heeft. ExtraflowDoc rekent per bedrijf op documentvolume: gratis tot 5 per maand, € 12,92/maand voor 20, tot 600 per maand — met onbeperkt gebruikers in elk plan.

Je volgt de status van elk document terwijl het van verstuurd naar bekeken en ondertekend gaat, dus je weet of opvolgen zin heeft. ExtraflowDoc volgt documentstatus en ondertekeningsvoortgang; heatmaps per pagina of leestijdanalyse, die sommige aanbieders los verkopen, zitten er niet in.

Ja, en zonder aparte handtekeningtool. Stuur het voorstel vanuit het document ter ondertekening, verifieer de ondertekenaar en bewaar het audittrail bij de getekende pdf. De status werkt realtime bij.

Daar zijn sjablonen voor. Bewaar elk voorstel — voorblad, scope-secties, prijsopbouw, voorwaarden — en start het volgende daaruit. Zo werkt iedereen met dezelfde goedgekeurde structuur in plaats van te zoeken naar de beste versie van vorig kwartaal.

In de zin die dagelijks uitmaakt: klant- en productgegevens vullen zich vanuit het CRM, prijzen en totalen rekenen zichzelf uit, sjablonen halen de lege pagina weg, en ondertekenverzoeken en statusupdates lopen vanuit het document. Het is geen regels-engine die zonder mens een voorstel in elkaar zet — wat er staat bepaalt nog steeds een persoon.

Ja. Zet basis/comfort/premium-pakketten of optionele regels in de prijstabel, elk met een eigen totaal, zodat het gesprek welke optie wordt in plaats van of er gekocht wordt. Staffelprijzen en volumekortingen passen zichzelf toe als de aantallen veranderen.

ExtraflowDoc koppelt native met Pipedrive en monday.com en opent in de deal of het borditem waar je aan werkt. Is je CRM iets anders, dan werken de gratis browsergeneratoren nog steeds, maar de gegevensoverdracht die dit snel maakt is vandaag alleen voor Pipedrive en monday.com.

Deels, en dat verdient precisie. Als voorstelbeheer sjablonen, merkbeheer, herbruikbare content, versiehistorie en statusopvolging van alles wat je team verstuurt betekent, dan ja. Betekent het een tenderdesk — RFP-bibliotheken, formele goedkeuringsketens, compliance-matrices, toegewezen experts — dan niet, en een gespecialiseerde suite past beter.

Nee. RFP-antwoordsoftware houdt een doorzoekbare antwoordbibliotheek bij en verdeelt vragenlijstsecties onder experts voor goedkeuring. Dat doet ExtraflowDoc niet. Het is voor voorstellen die je zelf schrijft en vormgeeft: het voorstel dat een inkoper opvroeg, niet een inkoopvragenlijst met 300 vragen.

ExtraflowDoc wordt gebruikt voor bouwvoorstellen omdat een bouwvoorstel meer nodig heeft dan een prijs: een gefaseerde scope die de klant kan volgen, locatiefoto's in hetzelfde document, aparte geprijsde regels voor arbeid, materialen, materieel en onderaanneming, en een ondertekende acceptatie die vastlegt wat is afgesproken vóór het meerwerk begint.

Ja, en dat is een van de beste matches. Consultancy- en bureauvoorstellen winnen op de probleemstelling, de aanpak, het team en de cases — allemaal tekst- en beeldblokken — met het honorarium per fase of retainer aan het eind. Bewaar de winnende vorm als sjabloon en de volgende pitch kost een middag.

Niet in de specialistische zin. Tools als Aurora Solar of OpenSolar modelleren het dak, rekenen schaduw door en schatten opbrengst; ExtraflowDoc doet daar niets van. Het maakt van een ontwerp dat je al hebt een voorstel dat het verkoopt: apparatuur, montage, planning, financieringsvoorwaarden en een handtekening, in één document in je huisstijl.

Niet als downloadbestand. ExtraflowDoc is de tool waarin je er een bouwt: scope, architectuuraanpak, sprintplanning en aannames als tekst, met licenties, bouw en support als aparte geprijsde regels. Het dichtstbijzijnde uitgewerkte voorbeeld op deze site is het webdesignvoorstel; op de pagina met documentvoorbeelden staan er meer.

Open source voorsteltools bestaan en kunnen werken als je de ontwikkeltijd hebt om ze te hosten, te beveiligen, bij te werken en te ondersteunen. ExtraflowDoc is geen open source — het is een gehost product met een gratis plan, dus je krijgt het startpunt zonder licentiekosten zonder zelf een server te draaien.

Ja. Btw wordt per regel toegepast, dus voorstellen met gemengde tarieven werken, en je kiest de valuta en het getalformaat waarin de klant betaalt. ExtraflowDoc is gelokaliseerd in 30 talen, zodat het voorstel net zo goed leest in de markt van je klant als in die van jou.

Ja op allebei. ExtraflowDoc draait in de cloud en in elke moderne browser — macOS, Windows, iPad of Android — zonder installatie behalve de Pipedrive- of monday.com-app zelf.

Minuten, geen project. Installeer de app in Pipedrive of monday.com, open een deal en begin een document — de klantgegevens staan er al. Je eerste herbruikbare voorstelsjabloon bouwen kost hooguit een middag, en er is geen onboardinggesprek in te plannen.