Offertesoftware voor verhuurbedrijven en verhuurbalies

Nee, en dit is het belangrijkste antwoord op deze pagina. ExtraflowDoc is offerte- en documentsoftware: het maakt de offerte, de huurovereenkomst, de pakbon en de factuur. Het is geen verhuurbeheersysteem. Hebt u een registratiesysteem voor uw wagenpark nodig, zoek dan verder — of laat er een naast draaien, wat de meesten van onze gebruikers in aangrenzende vakken doen.

Nee. Er is geen beschikbaarheidsagenda, geen reserveringssysteem, en niets dat u ervan weerhoudt dezelfde graafmachine aan twee aannemers voor dezelfde twee weken te offreren. ExtraflowDoc weet niet wat er op uw terrein staat. Het voorbeeld op deze pagina lost het op zoals bijna elk verhuurbedrijf doet — een clausule dat prijzen onder voorbehoud van beschikbaarheid op het moment van boeken zijn — maar het nakijken blijft bij u.

Nee. Er is geen activaregister, geen wagenparknummering, geen urentellers, geen gps of telematicakoppeling, geen bezettingsrapportage en geen onderhoudsplanning. U houdt uw eigen wagenparkcatalogus bij in het CRM — elke machine met zijn tarief en zijn specificatie — en doorzoekt die terwijl u de offerte bouwt. De machinelijst op uw offertes is dus van u, en die actueel houden ook.

Nee. Er zijn geen staat-van-opleveringsrapporten, geen innamecontroles, geen schadeafrekening en geen borgafhandeling. ExtraflowDoc dekt het papierwerk tot en met de getekende overeenkomst en de factuur; wat er gebeurt als de dieplader de machine terugbrengt valt erbuiten.

Ja, en dat is de reden dat deze pagina bestaat. Elke regel draagt een tarief en een huurperiode, en het regeltotaal volgt daaruit — een dagmachine en een maandmachine staan in dezelfde tabel zonder dat u twee documenten of twee sheets bijhoudt. De huurdata staan op de regel gedrukt, en dat is wat de discussie over de laatste dag beëindigt.

Ja — daar zijn berekende perioden voor. Het voorbeeld op deze pagina laat een schranklader vier weken en één dag draaien en factureert precies dat, in plaats van af te ronden naar vijf weken. Zet de data en het rekenwerk volgt; verander ze wanneer de aannemer verlengt en het totaal gaat mee.

Ja. Subregels staan onder hun hoofdregel, dus de sloophamer, de grijper en de harken verschijnen onder de graafmachine in plaats van los onderaan de offerte, en de foto van de machine staat op dezelfde regel. De klant leest één pakket per machine, en zo denkt hij over de huur.

Ja, en op een verhuurofferte verdienen ze hun plek. Beeldblokken over de volle breedte met beschrijvingen dragen vermogen, bedrijfsgewicht, hoogte, breedte en zicht voor elke machine naast zijn foto. Hoogte en breedte zijn de twee getallen die bepalen of de machine fysiek op de bouwplaats kan komen, dus die in het document beantwoorden scheelt een telefoontje per offerte.

Ja. Kortingen staan per regel en verschijnen in een eigen kolom, dus u kunt tien procent van een schranklader halen die toch stilstaat en de graafmachine op het volle tarief laten. De klant ziet precies waar u bewoog, een betere onderhandelingspositie dan een vaag percentage over het totaal.

Ja. Sla een afgewerkte offerte op als sjabloon en de volgende begint met dezelfde structuur, met specbladen en voorwaarden al op hun plaats, en houd uw machines met hun tarieven in de productcatalogus zodat u zoekt in plaats van overtypt. Een tarievenblad dat een seizoen meegaat zet u één keer op.

ExtraflowDoc installeert in Pipedrive en opent binnen de deal, dus de offerte ontstaat waar de verhuuraanvraag al leeft. De contactgegevens van de huurder vullen zichzelf, en elk aangepast Pipedrive-veld kan overal in het document geplaatst worden — gewenste datum op locatie, doorrijbreedte, draagkracht. Uw wagenpark staat in de Pipedrive-productcatalogus, dus u zoekt een machine en die komt met zijn tarief en zijn foto in plaats van overgetypt te worden; staffelprijzen bewaren uw dag-, week- en maandtarieven per machine zodat de juiste geldt zonder opzoeken; en berekende velden draaien de formule prijs × aantal × dagen die de huurperiode mogelijk maakt. Een machine die u ter plekke aanmaakt kan terugsynchroniseren naar de catalogus. De getekende pdf blijft bij de deal. Wat Pipedrive er niet bij geeft is enig besef van wat er op uw terrein staat — de beschikbaarheid controleert u nog steeds zelf.

Ja. ExtraflowDoc installeert in monday.com en opent binnen het borditem, en voor verhuurwerk is juist de koppeling het punt: elke kolom op uw bord kan het document vullen — tekst, getallen, keuzelijsten en vooral datums, zodat de kolommen voor huurbegin en huureinde die u toch al bijhoudt rechtstreeks op de regel terechtkomen in plaats van met de hand overgenomen te worden. Uw machines staan op het bord Producten & Diensten en zijn doorzoekbaar met foto's en tarieven, met dezelfde berekende velden en staffelprijzen als bij Pipedrive, en een eenmalige machine kan terugsynchroniseren naar het bord. De afgewerkte offerte wordt bij het item opgeslagen, zodat de verhuur en het papierwerk bij elkaar blijven in plaats van dat de offerte in iemands downloadmap belandt.

Ja. Overeenkomsten, pakbonnen en facturen zijn documenttypen in dezelfde editor, en een gewonnen offerte converteert met alle regels mee. De machines op de pakbon zijn de machines waarvoor de klant tekende, want het zijn dezelfde regels — wat telt wanneer een discussie draait om wat er werkelijk de deur uit ging.

Het gratis pakket van ExtraflowDoc dekt 5 documenten per maand per bedrijf met onbeperkt gebruikers — haalbaar voor een vestiging die een handvol verhuringen per maand calculeert. Betaalde pakketten beginnen bij € 12,92/maand voor 20 documenten, en omdat er per bedrijf en niet per gebruiker wordt afgerekend, verandert de prijs niet als de hele balie meedoet.