Voor schoonmaak- en reinigingsbedrijven
ExtraflowDoc laat een schoonmaakbedrijf offreren wat de klant echt koopt: zones en frequenties, een checklist voor elke avond, het vaste maandbedrag en losse opdrachten apart geprijsd, serviceniveaus naast elkaar en een getekende overeenkomst om mee te beginnen.
Gratis pakket beschikbaar. Geen creditcard nodig. Of maak een offerte in uw browser zonder iets te installeren.
Zie het in actie
Bekijk de schermafbeeldingen voor een beter beeld — klik op een schermafbeelding om hem schermvullend te zien.
De documenteditor van ExtraflowDoc
Gemaakt voor terugkerende dienstverlening
Een schoonmaakklant koopt een jaar aan avonden die hij nooit zal zien. De offerte moet dat werk zichtbaar maken, en de prijs makkelijk vergelijkbaar met het schoonmaakbedrijf dat hij nu heeft.
Een tabel met zones, hun oppervlakte en hoe vaak elke zone wordt schoongemaakt (dagelijks, wekelijks, per kwartaal) laat de klant zien wat het maandbedrag dekt. Voeg de plattegrond als afbeelding toe, dan zijn de zones ter plekke na te lopen.
Avondschoonmaak en de dagschoonmaker per maand, sproei-extractie van tapijt en vloeronderhoud per keer, de dieptereiniging bij de start eenmalig. Aparte secties met eigen subtotalen sluiten aan op hoe de klant gefactureerd wordt.
Drie avonden per week, vijf avonden, vijf avonden met dagschoonmaker: elk niveau krijgt een eigen offertetabel en totaal. Facilitair managers hebben vaak een goedkopere optie nodig om aan hun directie te laten zien, en u bepaalt wat daarin ontbreekt.
Sla uw avondchecklist en uw planning voor periodiek werk op als secties en voeg ze aan elke offerte toe. Ze beantwoorden de vraag „wat doen jullie eigenlijk precies elke avond?” voordat iemand hem stelt, en ze leggen de lat voor de kwaliteitscontroles.
Geef 3% korting op het maandbedrag bij een contract van twee jaar en toon die op die regel, niet op het totaal. De klant ziet wat de langere looptijd oplevert, en de losse opdrachten houden hun volle prijs.
Stuur de offerte of de schoonmaakovereenkomst ter ondertekening en maak er met één klik de eerste factuur van. Dezelfde regels vormen het vertrekpunt voor de factuur van elke volgende maand.
Uitgewerkt voorbeeld
Dit is een echte ExtraflowDoc-offerte van negen pagina’s die een schoonmaakbedrijf in Denver naar een ingenieursbureau stuurde na een rondgang over de twee kantoorverdiepingen: een jaar avondschoonmaak, een dagschoonmaker, periodiek werk aan tapijt, vloeren en glas en een eerste dieptereiniging, voor $ 92.118,00 per jaar. Schoonmaakcontracten worden op prijs vergeleken en op details gewonnen, en deze offerte bestaat vooral uit details.
Eerst komen een begeleidende brief en een strook die de accountmanager voorstelt, dan de offerte in één oogopslag en een reikwijdte die opsomt wat wel en niet is inbegrepen. De klant weet wie de telefoon opneemt voordat hij een prijs ziet.
Een plattegrond verdeelt de kantoren in schoonmaakzones met hun gemeten oppervlakte, en een tabel geeft elke zone haar avond- en periodieke frequentie. Een checklist in twee kolommen noemt de taken van elke avond, een periodieke planning geeft de maand van elk bezoek voor tapijt, vloeren en glas, en een tijdlijn beslaat de eerste maand.
Na een pagina over materieel en verzekering komt de avondschoonmaak op $ 45.978,00, met 3% korting voor een looptijd van twee jaar op de regel zelf, het periodieke werk op $ 20.340,00, de dagschoonmaker op $ 23.400,00 en de dieptereiniging bij de start op $ 2.400,00. Drie serviceniveaus zijn naast elkaar geprijsd, en een schema laat zien welke delen maandelijks en welke na elk bezoek worden gefactureerd.
Korte citaten van huidige klanten gaan vooraf aan de voorwaarden, die beloven dat een vergeten taak die vóór 10.00 uur wordt gemeld dezelfde dag vóór 14.00 uur is hersteld, na de eerste zes maanden een opzegtermijn van 60 dagen vastleggen en de afgesloten verzekering noemen. Een akkoordblok sluit af.
Bekijk de volledige offerte voor kantoorschoonmaak, pagina voor pagina
Voorbeelddocumenten voor schoonmaak
De volledige offerte voor kantoorschoonmaak, plus het voorstel, het contract en de maandfactuur die bij een vaste schoonmaakklant horen, en een prijsopgave voor hogedrukreiniging buiten. Klik op een voorbeeld om het te openen.
Offerte voor kantoorschoonmaak
Een jaar kantoorschoonmaak: zones en frequenties, een avondchecklist, vier geprijsde secties en drie serviceniveaus.Bekijk het volledige voorbeeldKlantverhalen
“ExtraflowDoc bespaart ons elke week uren. We versturen professionele schoonmaakoffertes in minuten in plaats van uren.”
“De Pipedrive-integratie is feilloos. Alle klantgegevens worden vanzelf perfect ingevuld.”
“Het beste rendement van alle software die we hebben gekocht. Het verdiende zichzelf al in de eerste week terug.”
Integraties
ExtraflowDoc wordt in Pipedrive en monday.com geïnstalleerd, dus de offerte ontstaat op de deal of het item dat na de rondgang is aangemaakt, met het pand, de contactpersoon en uw aantekeningen er al bij.
Open ExtraflowDoc vanuit de deal. Klant, adres en aangepaste velden zoals oppervlakte, verdiepingen of avonden per week vullen de offerte, en de getekende overeenkomst blijft bij de deal.
Beheert u klanten op een monday.com-bord, maak de offerte dan vanuit het item. De kolommen vullen het document, en de getekende offerte wordt terug bij de klant opgeslagen.
Prijzen
Verkoop, planning en accountmanagers maken offertes vanuit één pakket. ExtraflowDoc rekent af per aantal documenten per maand per bedrijf, dus een extra objectleider die offertes schrijft verandert de prijs niet.
€ 0/maand
5 documenten/maand per bedrijf
€ 12,92/maand
20 documenten/maand per bedrijf
€ 21,54/maand
35 documenten/maand per bedrijf
Veelgestelde vragen
Inclusief wat ExtraflowDoc niet doet.
Het is software die van een rondgang door het pand een offerte of overeenkomst maakt die de klant kan tekenen: zones en frequenties, de taken, prijzen per maand en per keer, serviceniveaus en voorwaarden. ExtraflowDoc doet dat binnen Pipedrive of monday.com, vanuit de deal of het item dat de aanvraag heeft aangemaakt.
Nee. ExtraflowDoc schat geen normtijden of arbeidsuren op basis van de vloeroppervlakte. U bepaalt de uren en de prijs zoals nu, en ExtraflowDoc presenteert ze met de zones, frequenties en de checklist die ze onderbouwen.
Ja. Zet elk in een eigen sectie met een eigen subtotaal: het onderhoud per maand, tapijt- of vloerwerk per keer, een dieptereiniging eenmalig. Elke regel houdt zijn eigen eenheid en aantal.
Ja. Voeg per niveau een offertetabel toe, elk met een eigen totaal, en de klant vergelijkt ze naast elkaar. Elke tabel is een vaste optie; de klant laat u weten welke hij wil.
Nee. ExtraflowDoc heeft geen personeelsplanning, tijdregistratie, GPS-aanmelding of app voor kwaliteitscontroles. Het maakt en volgt de documenten: de offerte, de overeenkomst, de werkbon en de factuur.
Nee. Er is geen terugkerende facturatie. De factuur van elke maand maakt u in een paar klikken vanuit de geaccepteerde offerte of de vorige factuur, maar het blijft een document dat u zelf opstelt en verstuurt, geen abonnement.
Ja. Overeenkomsten zijn een van de documenttypen, dus de reikwijdte, het schoonmaakrooster, de tarieven, de serviceniveaus en de voorwaarden kunnen vanuit dezelfde deal als contract ter ondertekening de deur uit.
Ja. Prijs arbeid en schoonmaakmiddelen vanuit de kostprijs met een opslag of een doelmarge. De documentdetails tonen kosten, winst en marge van de klant alleen aan uw team, en interne kolommen houden uw uurlonen buiten de pdf van de klant.
Het gratis pakket van ExtraflowDoc omvat 5 documenten per maand met onbeperkt gebruikers. Betaalde pakketten beginnen bij € 12,92/maand voor 20 documenten, gefactureerd per bedrijf.
Klaar voor de volgende rondgang?
