Wat er verandert, in gewone taal
Een tabel met elk onderdeel nu en na het project (computers, e-mail, netwerk, back-up) vertelt de eigenaar wat hij koopt voordat de artikelnummers beginnen.
NLNederlands
Voor MSP’s, IT-consultants en resellers
Offertesoftware voor IT-bedrijven, MSP’s en resellers
ExtraflowDoc laat een IT-dienstverlener een project offreren dat een ondernemer kan volgen: wat er verandert, hardware per apparaat, licenties per gebruiker per maand, projectdiensten en maandelijkse supportpakketten die buiten het eenmalige totaal blijven.
- Offertes
- Calculaties
- Voorstellen
- Overeenkomsten
- Werkbonnen
- Inkooporders
- Pakbonnen
- Facturen
Gratis pakket beschikbaar. Geen creditcard nodig. Of maak een offerte in uw browser zonder iets te installeren.
Gratis abonnement, geen creditcardEenmalig en maandelijks gescheidenE-handtekeningen inbegrepen
Zie het in actie
Wat zit er in ExtraflowDoc?
Bekijk de schermafbeeldingen voor een beter beeld — klik op een schermafbeelding om hem schermvullend te zien.
01 / 36
De documenteditor van ExtraflowDoc
Gebouwd voor hardware, licenties en diensten
Wat een IT-offerte goed moet doen
De meeste kopers van IT zijn geen technici. Ze willen weten wat ze krijgen, wat het eenmalig kost en wat het elke maand kost, en de offerte die dat meteen duidelijk maakt, wint.
Hardware, licenties en diensten als eigen secties
Apparaten, abonnementen en arbeid krijgen elk een eigen sectie en subtotaal. De klant ziet wat een aankoop is, wat een abonnement is en wat uw tijd is.
Licenties per gebruiker per maand
Offreer Microsoft 365, beveiliging en back-up per gebruikersmaand: een nieuwe collega is dan één getal om aan te passen, en de jaarverplichting staat zichtbaar op de regel.
Maandelijkse support naast elkaar en buiten het totaal
Toon helpdesk-, managed- en managed-pluspakket als opties met hun maandprijs, duidelijk gemarkeerd als geen onderdeel van het eenmalige totaal.
Uw marge op elk artikel
Vul de inkoopprijs bij de distributeur in en stel per regel een opslag of marge in. Uw team ziet de winst per apparaat en licentie; de klant ziet alleen de verkoopprijs.
Eerst getekend, dan besteld
De klant tekent en kiest in het ondertekeningsblok een supportpakket. De inkooporder bij uw distributeur en de factuur komen uit dezelfde regels.
Uitgewerkt voorbeeld
Anatomie van een echte offerte voor IT-diensten
Dit is een echte offerte van vier pagina’s uit ExtraflowDoc, van een managed IT-dienstverlener in Portland, Oregon, aan een tandartspraktijk met twaalf medewerkers die Windows 10-pc’s en een praktijkserver vervangt, voor $ 32.384,00. De praktijkhouder is niet technisch, dus de offerte begint met wat er voor de praktijk verandert en houdt eenmalige kosten los van maandelijkse.
Pagina 1 — wat er verandert, en vier weken tot livegang
Een brief legt uit waarom de overstap nu nodig is. Een tabel zet elk onderdeel nu en straks naast elkaar (computers, e-mail en bestanden, netwerk, back-up) en een planning van vier weken laat zien dat de praktijk open blijft, met de omschakeling op een zaterdag.
Pagina 2 — hardware per apparaat, licenties per gebruiker
De hardware komt op $ 22.170,00: laptops met garantie en besturingssysteem als velden, docks en monitoren, een firewall en access points. De licenties voor het eerste jaar, $ 4.464,00, zijn geprijsd per gebruiker per maand (Microsoft 365, endpointbeveiliging en back-up), zodat een nieuwe medewerker snel is doorgerekend.
Pagina 3 — projectdiensten, daarna support buiten het totaal
Inrichting, migratie, netwerkinstallatie en training zijn projectdiensten van $ 5.750,00. Daarna staan drie maandelijkse supportpakketten naast elkaar, duidelijk gemarkeerd als niet inbegrepen in het totaal, zodat het eenmalige bedrag eerlijk blijft.
Pagina 4 — voorwaarden en een handtekening
De voorwaarden beloven een verwerkersovereenkomst voordat er met patiëntgegevens wordt gewerkt, en leggen licentieverplichtingen, retour van hardware en betaling uit. De dienstverlener heeft al getekend; de praktijk tekent en vult het gewenste supportpakket in.
Voorbeelden van IT-documenten
De IT-offerte, de serviceovereenkomst en de inkooporder voor apparatuur
De volledige offerte voor IT-diensten, de overeenkomst voor managed IT-diensten die erop volgt en een inkooporder voor apparatuur. Klik op een voorbeeld om het te openen.
01 / 03
Offerte voor IT-diensten en hardware
Nieuwe IT voor een tandartspraktijk: hardware per apparaat, licenties per gebruiker, projectdiensten en drie supportpakketten.Bekijk het volledige voorbeeldKlantverhalen
Van een softwarebedrijf en andere teams die elke week offertes maken
“De Pipedrive-integratie is feilloos. Alle klantgegevens worden vanzelf perfect ingevuld.”
“ExtraflowDoc bespaart ons elke week uren. We versturen professionele schoonmaakoffertes in minuten in plaats van uren.”
“Een echte doorbraak voor ons bouwbedrijf. Complexe ramingen die uren kostten, duren nu 10 minuten.”
Integraties
Offreer vanuit de verkoopkans die u al hebt vastgelegd
ExtraflowDoc wordt geïnstalleerd in Pipedrive en monday.com, dus de offerte ontstaat op de deal of het item dat de verkoopkans aanmaakte, met de klant, het aantal gebruikers en uw notities uit de inventarisatie er al bij.
IT-offertes in Pipedrive
Open ExtraflowDoc vanuit de deal. De klant en aangepaste velden zoals aantal gebruikers, vestigingen of huidig platform vullen de offerte, en hardware en licenties komen met hun prijzen uit uw Pipedrive-productcatalogus.
IT-offertes in monday.com
Lopen projecten op een monday.com-bord, maak de offerte dan vanuit het item. De kolommen vullen het document en de getekende offerte wordt weer bij het project opgeslagen.
Prijzen
Per bedrijf, zodat engineers en accountmanagers kunnen offreren
Accountmanagers, engineers en de externe IT-manager versturen offertes op één abonnement. ExtraflowDoc rekent af per aantal documenten per maand per bedrijf, niet per technicus.
Free-pakket
€ 0/maand
5 documenten/maand per bedrijf
- Kostenramingen
- Offertes
- Voorstellen
- Facturen
- Overeenkomsten
- Inkooporders
- Leveringsbonnen
- Werkorders
- Aangepaste documenten
- Sjablonen
- Pipedrive-integratie
- monday.com-integratie
- E-handtekeningen
- CPQ
- Gestaffelde prijzen
- Volumekortingen
- Meerdere belastingen
- Prijsengine per regel (prijs, prijs + opslag, prijs + winstmarge)
Basic-pakket
€ 12,92/maand
20 documenten/maand per bedrijf
- Kostenramingen
- Offertes
- Voorstellen
- Facturen
- Overeenkomsten
- Inkooporders
- Leveringsbonnen
- Werkorders
- Aangepaste documenten
- Sjablonen
- Pipedrive-integratie
- monday.com-integratie
- E-handtekeningen
- CPQ
- Gestaffelde prijzen
- Volumekortingen
- Meerdere belastingen
- Prijsengine per regel (prijs, prijs + opslag, prijs + winstmarge)
Standard-pakket
€ 21,54/maand
35 documenten/maand per bedrijf
- Kostenramingen
- Offertes
- Voorstellen
- Facturen
- Overeenkomsten
- Inkooporders
- Leveringsbonnen
- Werkorders
- Aangepaste documenten
- Sjablonen
- Pipedrive-integratie
- monday.com-integratie
- E-handtekeningen
- CPQ
- Gestaffelde prijzen
- Volumekortingen
- Meerdere belastingen
- Prijsengine per regel (prijs, prijs + opslag, prijs + winstmarge)
Veelgestelde vragen
Offertesoftware voor IT-bedrijven: veelgestelde vragen
Inclusief wat ExtraflowDoc niet doet.
Wat is offertesoftware voor IT-bedrijven?
Het is software die van een inventarisatie een offerte maakt die een bedrijf kan tekenen: hardware, licenties, projectdiensten en support, met eenmalige en terugkerende kosten helder gescheiden. ExtraflowDoc doet dat in Pipedrive of monday.com, vanuit de deal of het item dat de verkoopkans aanmaakte.
Haalt het live prijzen op bij distributeurs?
Nee. ExtraflowDoc heeft geen koppeling met prijs- of voorraadgegevens van distributeurs. Houd uw producten en prijzen bij in de catalogus van uw CRM, werk ze bij als de inkoopprijzen veranderen en voeg ze met één klik aan offertes toe.
Is het een PSA- of RMM-tool?
Nee. ExtraflowDoc behandelt geen tickets, bewaakt geen apparaten, registreert geen uren en beheert geen contracten. Het maakt en volgt de offerte, de serviceovereenkomst, de inkooporder en de factuur, naast uw PSA.
Factureert het maandelijkse support automatisch?
Nee. Er is geen terugkerende facturatie. U kunt supportpakketten offreren en de serviceovereenkomst opstellen, maar de maandfacturen maakt u in uw PSA of boekhoudpakket.
Kan ik licenties per gebruiker per maand offreren?
Ja. Gebruik de gebruikersmaand als eenheid, zoals in het voorbeeld: 12 gebruikers gedurende 12 maanden is 144, en de totalen bewegen mee als het aantal gebruikers verandert.
Kan ik supportpakketten tonen zonder ze bij het totaal op te tellen?
Ja. Toon ze als sectie met prijsopties en maandprijzen, buiten de offertetabel, zoals het voorbeeld op deze pagina doet.
Kan ik ook de overeenkomst voor managed services versturen?
Ja. Overeenkomsten zijn een van de documenttypen, dus de scope, de serviceniveaus en de voorwaarden gaan vanuit dezelfde deal ter e-ondertekening de deur uit.
Is er een gratis abonnement voor een IT-consultant die alleen werkt?
Ja. Het gratis abonnement omvat 5 documenten per maand met onbeperkt veel gebruikers. Betaalde abonnementen beginnen bij € 12,92/maand voor 20 documenten, gefactureerd per bedrijf in plaats van per engineer.
Klaar voor de volgende inventarisatie?