Voor cateraars en evenementenbureaus
ExtraflowDoc laat een cateraar een evenement offreren zoals klanten offertes vergelijken: het menu geprijsd per gast, personeel, verhuur en servicetoeslag op eigen regels, twee of drie serveervormen naast elkaar en een handtekening die de datum vastlegt.
Gratis pakket beschikbaar. Geen creditcard nodig. Of maak een offerte in uw browser zonder iets te installeren.
Zie het in actie
Bekijk de schermafbeeldingen voor een beter beeld — klik op een schermafbeelding om hem schermvullend te zien.
De documenteditor van ExtraflowDoc
Gebouwd voor de manier waarop evenementen worden geboekt
Wie een evenement organiseert, vraagt twee of drie cateringoffertes op en vergelijkt ze op één getal: wat het per gast kost. Al het andere in de offerte is er om dat getal geloofwaardig te maken.
Elke menuregel krijgt een prijs per gast, volwassenen en kinderen apart, en een overzichtsblok zet het aantal gasten, de prijs per gast en het totaal bovenaan. Verandert het aantal, pas dan de hoeveelheid aan en alle totalen volgen.
Zet de gerechten als omschrijving onder de buffetregel, met een foto van het opgestelde buffet. De klant leest menu en prijs samen, in plaats van een menu-pdf naast een prijsmail te moeten leggen.
Bediening per uur, bezorging, wegwerp- of porseleinen servies en de servicetoeslag krijgen elk een eigen regel in een servicesectie. Klanten vragen niet meer wat die extra 18% is als de offerte zegt dat het geen fooi is.
Prijs hetzelfde menu op meerdere manieren in aparte offertetabellen, elk met een eigen totaal. Een gezin dat geen bediening kan betalen, boekt vaak de bezorging in plaats van naar een andere cateraar te gaan.
Pas de btw per regel of op de hele offerte toe, en combineer meerdere tarieven in één document als regels verschillend belast zijn. Elke belasting wordt over het nettobedrag berekend, nooit over een andere belasting.
Voorwaarden over de aanbetaling, de datum voor het definitieve aantal, allergieën en restjes zijn een opgeslagen sectie. De klant tekent om te boeken, en de geaccepteerde offerte wordt met één klik de aanbetalingsfactuur.
Uitgewerkt voorbeeld
Dit is een echte offerte van drie pagina’s uit ExtraflowDoc, van een cateraar in Atlanta aan een gezin dat een diplomafeest in de achtertuin plant: een barbecuebuffet in zuidelijke stijl voor 75 volwassenen en 10 kinderen, dessert, een drankenstation en twee buffetmedewerkers, voor $ 4.797,97 inclusief belasting. Hij is kort, omdat een feestofferte op de telefoon wordt gelezen, en begint met het getal dat gezinnen vergelijken: de prijs per gast.
Een korte brief noemt het menu en de datum en legt uit waarom de prijs het definitieve aantal gasten volgt. Een overzicht geeft de drie getallen die het gezin aan elkaar doorvertelt: 85 gasten (75 volwassenen, 10 kinderen), zo’n $ 56 per gast alles inbegrepen, en het totaal met belasting.
Eten en drinken komen op $ 3.220,00, alles geprijsd per gast, met het menu onder de buffetregel en kinderborden voor een eigen prijs. De bediening, $ 1.185,85, omvat buffetmedewerkers per uur, bezorging, composteerbaar wegwerpservies en een servicetoeslag van 18% waarvan de offerte zegt dat het geen fooi is. Over alles komt de omzetbelasting van de staat Georgia, $ 392,12.
Hetzelfde menu staat drie keer naast elkaar geprijsd: alleen bezorgen zonder personeel, het bediende buffet uit deze offerte en in schalen aan tafel geserveerd, met bediening en tafellinnen. De voorwaarden regelen 25% aanbetaling, de datum voor het definitieve aantal, allergieën en restjes, en het gezin boekt de datum door te tekenen.
Voorbeelden voor catering en evenementen
De volledige offerte voor een feest, een voorstel voor een bedrijfsdiner, een evenementvoorstel en de factuur die een cateraar na een bruiloft stuurt. Klik op een voorbeeld om het te openen.
Cateringofferte per persoon
Een tuinfeest voor 85 gasten: prijs per gast vooraan, bediening apart, drie serveervormen en een boekingsblok.Bekijk het volledige voorbeeldKlantverhalen
“ExtraflowDoc bespaart ons elke week uren. We versturen professionele schoonmaakoffertes in minuten in plaats van uren.”
“De Pipedrive-integratie is feilloos. Alle klantgegevens worden vanzelf perfect ingevuld.”
“Heel intuïtief. Ons team stelde al op de eerste dag professionele voorstellen op, zonder enige training.”
Integraties
ExtraflowDoc wordt geïnstalleerd in Pipedrive en monday.com, dus de offerte ontstaat op de deal of het item dat de aanvraag aanmaakte, met de datum, de locatie en het aantal gasten al ingevuld.
Open ExtraflowDoc vanuit de deal. De klant, de datum van het evenement en aangepaste velden zoals aantal gasten, locatie en dieetwensen vullen de offerte, en menu-items uit uw Pipedrive-productcatalogus komen mee met prijzen en foto’s.
Lopen uw evenementen via een monday.com-bord, maak de offerte dan vanuit het item. Kolommen zoals datum, gasten en serveervorm vullen het document, en de geboekte offerte wordt op het evenement bewaard.
Prijzen
Verkoop, chef-kok en eventmanager werken vanuit één pakket. ExtraflowDoc rekent af per aantal documenten per maand per bedrijf, dus een druk bruiloftsseizoen kost hetzelfde, hoeveel mensen er ook offertes versturen.
€ 0/maand
5 documenten/maand per bedrijf
€ 12,92/maand
20 documenten/maand per bedrijf
€ 21,54/maand
35 documenten/maand per bedrijf
Veelgestelde vragen
Ook over wat ExtraflowDoc niet doet: het is een tool voor offertes en documenten, geen cateringmanagementsoftware.
Software die een aanvraag voor een evenement omzet in een offerte die de klant kan boeken: het menu geprijsd per gast, personeel en verhuur, servicetoeslag en belasting, opties en voorwaarden. ExtraflowDoc doet dat in Pipedrive of monday.com, vanuit de deal of het item dat de aanvraag aanmaakte.
Ja. Menuregels hebben het aantal gasten als hoeveelheid, dus als het definitieve aantal binnenkomt, wijzigt u het getal en volgen elk regeltotaal, de belasting en het eindtotaal vanzelf.
Nee. ExtraflowDoc berekent geen kostprijs van gerechten uit recepturen, houdt geen ingrediënten bij en beheert geen voorraad. De prijs per gast bepaalt u zelf; ExtraflowDoc presenteert die, telt op en laat tekenen. De receptuurcalculatie blijft in uw keukensoftware of spreadsheet.
Nee. ExtraflowDoc maakt geen productielijsten voor de keuken, geen mise-en-placelijsten en geen personeelsroosters. U kunt een draaiboek of een eventorder als apart document vanuit dezelfde deal versturen, maar dat schrijft u zelf; het wordt niet uit het menu gegenereerd.
Ja. Voeg per serveervorm een offertetabel toe, elk met een eigen totaal, en de klant vergelijkt ze naast elkaar. Elke tabel is een vaste optie; de klant laat u weten welke hij boekt.
Zet de servicetoeslag als eigen regel in een servicesectie en schrijf in de omschrijving wat die dekt. Pas de btw per regel of op de hele offerte toe, met meer dan één tarief als regels verschillend belast zijn.
De offerte kan een sectie met een betalingsschema bevatten waarin de aanbetaling en het restbedrag staan, en de geaccepteerde offerte wordt met één klik de aanbetalingsfactuur. ExtraflowDoc maakt de factuur; hoe de klant betaalt, regelt u zelf.
Ja. Elke regel kan meerdere foto’s hebben, en galerijsecties tonen eerdere evenementen met een korte omschrijving. Upload ze één keer naar de gedeelde mediabibliotheek en gebruik ze in elke offerte.
Ja. Het gratis pakket omvat 5 documenten per maand met onbeperkt gebruikers. Betaalde pakketten beginnen bij € 12,92/maand voor 20 documenten, met alle functies in elk pakket, dus de prijs verandert niet als het evenemententeam groeit.
Klaar voor de volgende aanvraag?
