Datenschutzerklärung

1. Einleitung

1. Willkommen bei der Datenschutz- und Cookie-Richtlinie der DIGITALFLOW CO. LTD. Diese Richtlinie gilt für Ihre Nutzung von extraflowdoc.com und deren Funktionen (unsere “Website”) sowie über unsere Technologieplattform (die “Plattform”) und, sofern Ihnen nichts anderes mitgeteilt wird, für alle von uns erbrachten Dienste.
2. Die Richtlinie enthält Informationen über uns und darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wann immer Sie unsere Website und unsere Dienste nutzen, unabhängig davon, wo auf der Welt Sie sich befinden.
3. Wenn Sie mit den Bedingungen dieser Richtlinie nicht einverstanden sind, müssen Sie die Nutzung unserer Website und unserer Dienste unverzüglich einstellen. Wenn Sie diese Website und/oder unsere Dienste weiterhin nutzen, erklären Sie sich mit dieser Richtlinie einverstanden.
4. Diese Website ist nicht für Kinder bestimmt, und wir erheben wissentlich keine Daten von Kindern.
5. Diese Datenschutzerklärung kann von uns von Zeit zu Zeit geändert werden. Solche überarbeiteten Bedingungen gelten für die Website und unsere Dienste ab dem Datum der Veröffentlichung. Sie sollten diese Seite regelmäßig prüfen, um mit der aktuellsten Version vertraut zu sein.

2. Über uns

1. www.extraflowdoc.com wird betrieben von DIGITALFLOW COMPANY LIMITED, 0111219245, No. 1, Alley 22, Lane 163 Khuyen Luong Street, Linh Nam Ward, Hoang Mai District, Hanoi, Vietnam (“ExtraflowDoc”). (“wir” oder “uns”).
2. Sie können unsere für den Datenschutz verantwortliche Person unter privacy@extraflowdoc.com kontaktieren. Sie sollten an diese Adresse schreiben, wenn Sie Fragen dazu haben, wie wir Ihre Daten verarbeiten, oder wenn Sie eines Ihrer gesetzlichen Rechte in Bezug auf Ihre Daten ausüben möchten.

3. Die personenbezogenen Daten, die wir erheben

1. Wir betrachten personenbezogene Daten als alle Daten, die Sie als natürliche Person identifizieren können. Daher stellen anonyme Daten oder Daten, bei denen Ihre Identität unwiderruflich entfernt wurde, keine personenbezogenen Daten dar.
2. Zu den Arten von Informationen, die wir erheben können, gehören:
   1. Basisinformationen, wie Name, Titel, Geburtsdatum, Geschlecht und Familienstand.
   2. Kontaktinformationen, wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Postanschriften.
   3. Informationen zum Nutzerprofil, wie Benutzername, Passwort, Kauf- und Website-Verlauf sowie Ihre Präferenzen in Bezug auf Marketingkommunikation.
   4. Finanzinformationen, wie Bankkonto- und Zahlungskartendaten.
   5. Technische Informationen, wie der Internetbrowser und der Computer, den Sie verwenden, Ihre IP-Adresse, Ihr Standort, die in Ihrem Browser installierten Plug-ins und Informationen über die Cookies auf Ihrem Gerät. Wir können diese Informationen auch erhalten, wenn Sie andere Websites nutzen, die unsere Cookies verwenden — siehe unsere Cookie-Richtlinie.
   6. Informationen zur Website-Aktivität, einschließlich, wie Sie die Website, die Plattform und deren Funktionen nutzen.
3. Wir erheben keine sensiblen personenbezogenen Daten über Sie. Das bedeutet, dass wir keine Informationen in den folgenden Bereichen erheben: Rasse und ethnische Herkunft, religiöse und weltanschauliche Überzeugungen, Sexualleben, sexuelle Orientierung, Gesundheitsdaten, genetische und biometrische Daten, politische Meinungen und Informationen über die Gewerkschaftszugehörigkeit. Sie stimmen zu, uns diese Art von Informationen nicht mitzuteilen oder zuzusenden.
4. Wir erheben diese Daten, wenn Sie:
   1. unsere Website und ihre Funktionen nutzen;
   2. unsere Dienste nutzen und unsere Produkte kaufen;
   3. den Erhalt von Marketingmaterialien anfordern; und
   4. uns kontaktieren oder mit uns korrespondieren.
5. Wir können auch personenbezogene Daten über Sie von Analyseanbietern (wie Google und LinkedIn), Suchmaschinen (wie Google und Bing) und Werbeunternehmen erhalten.

4. Wie wir Ihre Daten verwenden

1. Wir werden Ihre Daten zu keinem Zeitpunkt in einer Weise verwenden, die gegen vietnamesisches Recht verstößt.
2. Wir können Ihre personenbezogenen Daten verwenden:
   1. um unsere Geschäftsziele zu erreichen;
   2. wenn wir eine gesetzliche Verpflichtung erfüllen müssen (z. B. einen Vertrag erfüllen oder Informationen an die Gerichte offenlegen);
   3. um Sie in Bezug auf Ihre Nutzung unserer Website und Dienste zu kontaktieren;
   4. wenn wir Ihre Daten verwenden müssen, um unsere vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber zu erfüllen (z. B. um Ihnen die von dieser Website angebotenen Dienste bereitzustellen);
   5. um aggregierte Statistiken zu erstellen; und
   6. wenn wir ein berechtigtes Interesse an der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten haben und Ihre Grundrechte und -interessen diese Interessen nicht überwiegen.
3. Wenn wir Teil einer Unternehmensgruppe sind oder werden, können auch unsere Muttergesellschaft und andere Unternehmen unserer Gruppe Zugang zu den von uns gespeicherten Daten haben.
4. Sie können Marketingkommunikation von uns erhalten, sofern es für uns rechtlich zulässig ist, sie zu senden. Wenn wir Ihnen Marketingmaterialien senden, können Sie sich jederzeit abmelden, indem Sie den in den Marketingmaterialien angegebenen Anweisungen folgen oder indem Sie uns eine E-Mail an . senden.
5. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nicht ohne Ihre Zustimmung an Dritte verkaufen.
6. Wir bewahren Daten über Sie nur so lange auf, wie es zur Erfüllung des Zwecks, für den wir sie erhoben haben, vernünftigerweise erforderlich ist, es sei denn, wir sind verpflichtet, sie zur Erfüllung einer gesetzlichen Anforderung länger aufzubewahren (z. B. steuerlich, buchhalterisch oder wenn wir vermuten, dass eine begründete Aussicht auf einen Rechtsstreit besteht).

5. Zwecke, für die wir Ihre Daten verwenden

1. Um Sie als neuen Kunden zu registrieren
   • Art der Daten: (a) Identität, (b) Kontakt
   • Rechtsgrundlage: Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen
2. Um Ihre Bestellung zu bearbeiten und zu liefern, einschließlich:
   • (a) Zahlungen, Gebühren und Entgelte verwalten
   • (b) Uns geschuldete Beträge einziehen und beitreiben
   • Art der Daten: (a) Identität, (b) Kontakt, (c) Finanzen, (d) Transaktion, (e) Marketing und Kommunikation
   • Rechtsgrundlage:
     • (a) Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen
     • (b) Erforderlich für unsere berechtigten Interessen (uns geschuldete Forderungen beitreiben)
3. Um unsere Beziehung zu Ihnen zu verwalten, einschließlich:
   • (a) Sie über Änderungen an unseren Bedingungen oder unserer Datenschutzerklärung informieren
   • (b) Sie bitten, eine Bewertung abzugeben oder an einer Umfrage teilzunehmen
   • Art der Daten: (a) Identität, (b) Kontakt, (c) Profil, (d) Marketing und Kommunikation
   • Rechtsgrundlage:
     • (a) Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen
     • (b) Erforderlich zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung
     • (c) Erforderlich für unsere berechtigten Interessen (unsere Aufzeichnungen aktuell halten und untersuchen, wie Kunden unsere Dienste nutzen)
4. Um Ihnen die Teilnahme an einem Gewinnspiel, einem Wettbewerb oder das Ausfüllen einer Umfrage zu ermöglichen
   • Art der Daten: (a) Identität, (b) Kontakt, (c) Profil, (d) Nutzung, (e) Marketing und Kommunikation
   • Rechtsgrundlage:
     • (a) Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen
     • (b) Erforderlich für unsere berechtigten Interessen (Kundennutzung untersuchen, Dienste entwickeln und unser Geschäft ausbauen)
5. Um unser Geschäft und diese Website zu verwalten und zu schützen
   • Umfasst Fehlerbehebung, Datenanalyse, Tests, Systemwartung, Support, Berichterstattung und Hosting.
   • Art der Daten: (a) Identität, (b) Kontakt, (c) Technische Daten
   • Rechtsgrundlage:
     • (a) Erforderlich für unsere berechtigten Interessen (Geschäftsbetrieb, IT-Dienste, Netzwerksicherheit, Betrugsprävention, Umstrukturierung)
     • (b) Erforderlich zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung
6. Um Ihnen relevante Website-Inhalte und Werbung bereitzustellen und deren Wirksamkeit zu messen
   • Art der Daten: (a) Identität, (b) Kontakt, (c) Profil, (d) Nutzung, (e) Marketing und Kommunikation, (f) Technische Daten
   • Rechtsgrundlage: Erforderlich für unsere berechtigten Interessen (Kundenverhalten untersuchen, Dienste verbessern, unser Geschäft ausbauen und die Marketingstrategie ausrichten)
7. Um mithilfe von Datenanalyse unsere Website, Produkte, unser Marketing und die Kundenerfahrung zu verbessern
   • Art der Daten: (a) Technische Daten, (b) Nutzung
   • Rechtsgrundlage: Erforderlich für unsere berechtigten Interessen (Kundentypen definieren, die Website aktuell halten, unser Geschäft entwickeln und die Marketingstrategie ausrichten)
8. Um Ihnen Vorschläge und Empfehlungen zu Waren oder Diensten zu machen, die für Sie von Interesse sein könnten
   • Art der Daten: (a) Identität, (b) Kontakt, (c) Technische Daten, (d) Nutzung, (e) Profil, (f) Marketing und Kommunikation
   • Rechtsgrundlage: Erforderlich für unsere berechtigten Interessen (unsere Dienste entwickeln und unser Geschäft ausbauen)

6. Inhalte Dritter

1. Bitte beachten Sie, dass wir auf Websites Dritter verlinken und unserer Website Funktionen hinzufügen können, die sich in Dritte integrieren (z. B. Zahlungsanbieter). Wenn Sie auf diese Links klicken oder Funktionen Dritter nutzen, gelten andere Bedingungen und Datenschutzerklärungen für Ihre Erfahrung. Bitte lesen Sie die Bedingungen, die Datenschutzerklärung und die Cookie-Richtlinie jeder Website, die Sie besuchen, und jeder Funktion, die Sie nutzen.
2. Wir können verschiedene Teile der Bereitstellung der Website und ihrer Funktionen oder unserer Dienste an Dritte vergeben. Dies kann die Weitergabe Ihrer Daten an diese Dritten erfordern. Wenn dies geschieht, stellen wir sicher, dass es in Übereinstimmung mit dem Gesetz erfolgt und dass Ihre Daten sicher aufbewahrt werden und nur für bestimmte Zwecke und gemäß unseren Anweisungen verwendet werden können.

7. Dienste Dritter

1. Wir nutzen vertrauenswürdige Drittdienstleister, um unsere Plattform zu betreiben, zu verbessern und zu unterstützen. Diese Anbieter können in unserem Auftrag begrenzte personenbezogene und technische Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen verarbeiten.
2. Produktanalyse (PostHog)
   Wir verwenden PostHog, um zu analysieren, wie Nutzer mit unserem Produkt interagieren, und um die Funktionalität zu verbessern. Dies kann die Erhebung von Nutzungsdaten wie Seitenaufrufe, Klicks, Sitzungsaktivität, Geräte- und Browserinformationen und IP-Adresse umfassen.
3. Website-Analyse (Google Analytics)
   Wir verwenden Google Analytics, einen von Google LLC bereitgestellten Webanalysedienst, um zu verstehen, wie Besucher unsere Website nutzen. Google Analytics kann Informationen wie IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, besuchte Seiten, auf Seiten verbrachte Zeit und Interaktionen mit der Website erheben. Diese Informationen werden verwendet, um Trends zu analysieren und die Nutzererfahrung zu verbessern.
4. Zahlungen und Abrechnung (Paddle)
   Wir verwenden Paddle als unseren Zahlungsabwickler und Merchant of Record, um Zahlungen, Abonnements und Abrechnung abzuwickeln. Wenn Sie einen Kauf tätigen, kann Paddle personenbezogene Daten wie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Abrechnungsdaten, Zahlungsinformationen, IP-Adresse und Transaktionsdaten erheben und verarbeiten, um Ihren Kauf abzuschließen und zu verwalten und gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen. Paddle handelt als Auftragsverarbeiter und verarbeitet personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen.
5. Kundensupport und Live-Chat (Tawk.to)
   Wir verwenden Tawk.to, um Live-Chat-Support anzubieten und mit Nutzern zu kommunizieren. Wenn Sie mit unserem Chat interagieren, können wir Informationen wie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse (sofern angegeben), Chat-Nachrichten, IP-Adresse und Geräte- oder Browserinformationen erheben.
6. Fehlerüberwachung (Sentry)
   Wir verwenden Sentry, um die Anwendungsleistung zu überwachen und Fehler zu erkennen. Sentry kann technische Informationen wie Fehlerprotokolle, Gerätedaten, Browsertyp und Diagnoseinformationen erheben, um uns bei der Identifizierung und Behebung von Problemen zu helfen. Wir ergreifen angemessene Maßnahmen, um zu vermeiden, dass über diese Protokolle sensible personenbezogene Daten übermittelt werden.
7. Eingebettete Chat-Skripte
   Wir verwenden eingebettete Skripte (einschließlich der Tawk.to-Dienste), um die Echtzeit-Chat-Funktionalität auf unserer Website zu ermöglichen. Diese Skripte können technische Daten wie IP-Adresse und Geräteinformationen erheben, soweit dies für die Funktion des Dienstes erforderlich ist.
8. Alle Drittanbieter handeln als Auftragsverarbeiter und verarbeiten Daten nur in unserem Auftrag und nach unseren Anweisungen. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten an Dritte. Von diesen Anbietern verarbeitete Daten können in Länder außerhalb Ihrer Jurisdiktion übertragen und dort gespeichert werden, einschließlich der Vereinigten Staaten, wo angemessene Schutzmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten bestehen.

8. Datensicherheit

1. Wir nehmen die Sicherheit Ihrer Daten äußerst ernst und haben eine Reihe technischer Maßnahmen umgesetzt, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht verloren gehen, versehentlich gelöscht, verändert oder unbefugt abgerufen werden.
2. Wir haben Verfahren eingerichtet, die zu befolgen sind, falls unsere Datensicherheitsmaßnahmen jemals verletzt werden, und wir werden unsere gesetzlichen Verpflichtungen zur Benachrichtigung von Ihnen und des Information Commissioner’s Office von Vietnam (“ICO”) erfüllen.

9. Internationale Übermittlungen

1. Eine Reihe der Dritten, mit denen wir zusammenarbeiten, hat ihren Sitz außerhalb Vietnams. Daher kann es von Zeit zu Zeit erforderlich sein, dass wir Ihre Daten außer Landes übermitteln. Wenn dies geschieht, stellen wir sicher, dass diese Übermittlungen in Übereinstimmung mit dem Gesetz erfolgen und dass angemessene technische und vertragliche Schutzmaßnahmen getroffen werden.

10. Aufbewahrung

1. Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie es zur Erfüllung der Zwecke, für die wir sie erhoben haben, erforderlich ist, einschließlich zur Erfüllung gesetzlicher, buchhalterischer oder Berichtsanforderungen.
2. Um die angemessene Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten zu bestimmen, berücksichtigen wir die Menge, Art und Sensibilität der personenbezogenen Daten, das potenzielle Schadensrisiko durch unbefugte Nutzung oder Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten, die Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, und ob wir diese Zwecke mit anderen Mitteln erreichen können, sowie die geltenden gesetzlichen Anforderungen.
3. DigitalFlow (“Extraflowdoc”) bewahrt Kundendaten so lange auf, wie Sie Kunde bleiben, und löscht die Informationen des Kunden innerhalb von 12 Monaten nach der Beendigung der jeweiligen Kundenvereinbarung durch eine der Parteien auf schriftliche Anfrage. Wir bewahren Daten auf Nutzerebene auf der Plattform gemäß den Anweisungen unserer Kunden und für eine angemessene Zeit danach zu Prüfungszwecken und wie anderweitig gesetzlich vorgeschrieben auf.

11. Ihre gesetzlichen Rechte

1. Unter bestimmten Umständen haben Sie die folgenden gesetzlichen Rechte in Bezug auf die Daten, die wir über Sie haben:
   1. das Recht auf Information — wenn wir uns bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihre Einwilligung stützen, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dies berührt jedoch nicht die Rechtmäßigkeit einer vor dem Widerruf durchgeführten Verarbeitung. Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, können wir Ihnen möglicherweise bestimmte Produkte oder Dienste nicht bereitstellen. Wir werden Sie zum Zeitpunkt des Widerrufs Ihrer Einwilligung darauf hinweisen, falls dies der Fall ist;
   2. das Recht auf Auskunft — Sie haben das Recht, eine Kopie der personenbezogenen Daten anzufordern, die wir über Sie haben. Bitte verwenden Sie die Kontaktdaten am Ende dieser Richtlinie, wenn Sie dieses Recht oder eines der unten aufgeführten Rechte ausüben möchten. Wenn Sie in Europa ansässig sind und unsere Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten für rechtswidrig halten, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen;
   3. das Recht auf Berichtigung — Sie haben das Recht, zu verlangen, dass wir die personenbezogenen Daten korrigieren, die wir über Sie haben, obwohl wir je nach Ihrer Anfrage möglicherweise die Richtigkeit der neuen Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen, sowie möglicherweise Ihre Identität überprüfen müssen;
   4. das Recht auf Löschung — Sie haben das Recht, zu verlangen, dass wir personenbezogene Daten löschen oder entfernen, wenn es keinen triftigen Grund für uns gibt, sie weiter zu verarbeiten. Bitte beachten Sie, dass wir Ihrer Anfrage auf Löschung möglicherweise nicht immer nachkommen können, wenn bestimmte gesetzliche Gründe vorliegen, die Ihnen zum Zeitpunkt Ihrer Anfrage mitgeteilt werden;
   5. das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung — Sie haben das Recht, zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in den folgenden Fällen aussetzen: (a) wenn Sie möchten, dass wir die Richtigkeit der Daten feststellen; (b) wenn unsere Nutzung der Daten rechtswidrig ist, Sie aber nicht möchten, dass wir sie löschen; (c) wenn Sie benötigen, dass wir die Daten aufbewahren, obwohl wir sie nicht mehr benötigen, da Sie sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen; oder (d) Sie unserer Nutzung Ihrer Daten widersprochen haben, wir aber prüfen müssen, ob wir zwingende berechtigte Gründe für die Nutzung haben.
   6. das Recht auf Datenübertragbarkeit — Sie haben das Recht, zu verlangen, dass die personenbezogenen Daten, die wir über Sie haben, an Sie oder an einen Dritten übertragen werden. Wir stellen Ihnen oder einem von Ihnen gewählten Dritten Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass dieses Recht nur für automatisierte Informationen gilt, für deren Nutzung Sie uns zunächst Ihre Einwilligung erteilt haben oder die wir zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen verwendet haben.;
   7. das Widerspruchsrecht — Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn wir uns auf ein berechtigtes Interesse (oder das eines Dritten) stützen und etwas an Ihrer besonderen Situation Sie dazu veranlasst, der Verarbeitung auf dieser Grundlage widersprechen zu wollen, weil Sie das Gefühl haben, dass sie Ihre Grundrechte und -freiheiten beeinträchtigt. Sie haben auch das Recht zu widersprechen, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung verarbeiten. In einigen Fällen können wir nachweisen, dass wir zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung Ihrer Informationen haben, die Ihre Rechte und Freiheiten überwiegen; und
   8. Rechte in Bezug auf automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling.
2. Weitere Informationen zu diesen Rechten finden Sie auf der Website der ICO unter www.ico.org.uk (die “ICO-Website”)
3. Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail an privacy@extraflowdoc.com. Wir können Ihnen eine Gebühr für die Ausübung Ihrer Rechte berechnen, sofern dies rechtlich zulässig und angemessen ist. Wir können auch verlangen, dass Sie uns Ihre Identität nachweisen, bevor wir Ihnen den Zugang zu diesen Rechten gewähren. Wir werden immer verlangen, dass Sie uns Ihre Identität nachweisen, wenn Sie Ihr Auskunftsrecht oder Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit ausüben möchten.

12. Beschwerden

1. Sie haben das Recht, sich über uns und darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten, beim Information Commissioner’s Office (ICO), der Aufsichtsbehörde des Vereinigten Königreichs für Datenschutzfragen (www.ico.org.uk), zu beschweren.
2. Wir bitten Sie jedoch, sich zunächst mit Ihrem Problem per E-Mail an privacy@extraflowdoc.com zu wenden, damit wir zuerst versuchen können, Ihr Anliegen zu lösen.
3. Weitere Einzelheiten dazu, wie Sie sich bei der ICO über uns beschweren können, finden Sie auf der ICO-Website.