Proposal-Software, die das ganze Dokument baut — nicht nur den Preis

Proposal-Software dient dazu, das Dokument zu bauen, zu versenden und zu verfolgen, mit dem Sie Aufträge gewinnen — nicht nur den Preis, sondern auch Deckblatt, Leistungsumfang, Nachweise, Bedingungen und Unterschrift. Statt es aus einer Word-Datei und einem PDF-Export zusammenzustückeln, bauen Sie es aus wiederverwendbaren Blöcken, senden es als Link oder PDF und sehen, wann der Kunde öffnet und unterschreibt. ExtraflowDoc macht das in dem CRM, das Ihr Team ohnehin nutzt.

Sie starten aus einer Vorlage oder einem leeren Dokument, die Kundendaten füllen sich aus dem CRM-Datensatz, und Sie bauen die Präsentation aus Blöcken: Deckblatt, Rich Text für Leistungsumfang und Vorgehen, Bildgalerien, Preistabellen und ein Signaturblock. Summen und Steuern rechnen sich selbst. Danach teilen Sie einen sicheren Link oder exportieren ein PDF, senden es zur E-Signatur und verfolgen den Status bis zur Unterschrift.

Mindestens: für wen sie ist und welches Problem sie löst, was Sie konkret tun, was es kostet und zu welchen Bedingungen, warum Sie glaubwürdig sind und ein Weg, Ja zu sagen. Die Reihenfolge zählt: Ein Preis ohne Leistungsumfang davor lädt zur Rabattfrage ein. Der Blockeditor von ExtraflowDoc existiert genau dafür, Leistung, Nachweis und Zahl jedes Mal in dieser Reihenfolge zu setzen.

Eine Kostenschätzung nennt ungefähre Kosten, bevor der Umfang feststeht. Ein Angebot ist ein verbindlicher, detaillierter Preis, den der Kunde so annehmen kann. Eine Angebotspräsentation verpackt diesen Preis in Leistungsumfang, Vorgehen und Bedingungen — sie verkauft die Arbeit, nicht nur die Zahl. ExtraflowDoc erzeugt alle drei aus demselben Editor.

Weil diese Werkzeuge ein Dokument erzeugen, aber keinen Prozess. Sie holen keine Kundendaten aus dem CRM, rechnen keine Summe neu, wenn Sie eine Position ändern, sagen nicht, wann der Kunde Seite vier geöffnet hat, und holen keine Unterschrift ein. Außerdem landen Sie bei fünfzehn leicht unterschiedlichen Versionen derselben Präsentation auf den Laptops Ihres Teams.

Auf fünf Dinge: Sie verbindet sich mit dem System, in dem Ihre Kundendaten schon liegen; sie erzeugt ein Dokument, auf das Sie ohne Neugestaltung Ihr Logo setzen; sie behandelt Preise als Rechnung und nicht als festen Text; sie holt die Unterschrift ohne zweites Abo ein; und sie rechnet nicht pro Arbeitsplatz ab, damit das ganze Team sie nutzen kann. ExtraflowDoc wurde gegen genau diese Liste gebaut.

Ja. ExtraflowDoc hat einen kostenlosen Plan mit 5 Dokumenten pro Monat und Unternehmen bei unbegrenzten Nutzern, dazu einen kostenlosen Browser-Generator für Angebotspräsentationen, der nicht einmal eine Anmeldung braucht. Bezahlte Pläne starten bei 12,92 €/Monat, wenn Sie das kostenlose Kontingent überschreiten.

Die meisten Tools rechnen pro Nutzer und Monat ab, was teuer wird, sobald alle Zugriff brauchen, die Angebote schreiben. ExtraflowDoc rechnet pro Unternehmen nach Dokumentvolumen ab: kostenlos für 5 Dokumente im Monat, 12,92 €/Monat für 20, bis zu 600 im Monat — mit unbegrenzten Nutzern in jedem Plan.

Sie verfolgen den Status jedes Dokuments, während es von gesendet auf angesehen und unterschrieben wechselt, und wissen so, ob Nachfassen sinnvoll ist. ExtraflowDoc verfolgt Dokumentstatus und Signaturfortschritt; Heatmaps pro Seite oder Lesezeit-Analysen, die manche Anbieter separat verkaufen, gibt es nicht.

Ja, und ohne separates Signatur-Tool. Senden Sie die Präsentation direkt aus dem Dokument zur Unterschrift, verifizieren Sie den Unterzeichner und bewahren Sie den Audit-Trail beim unterschriebenen PDF auf. Der Status aktualisiert sich in Echtzeit.

Genau dafür sind Vorlagen da. Speichern Sie jede Präsentation — Deckblatt, Leistungsabschnitte, Preisstruktur, Bedingungen — und starten Sie die nächste daraus. Damit arbeitet jeder im Team mit derselben freigegebenen Struktur statt die beste Version vom letzten Quartal zu suchen.

In dem Sinn, der im Alltag zählt: Kunden- und Produktdaten füllen sich aus dem CRM, Preise und Summen rechnen sich selbst, Vorlagen ersetzen die leere Seite, und Signaturanfragen und Statusmeldungen laufen aus dem Dokument heraus. Eine Regel-Engine, die ohne Menschen eine Präsentation zusammenbaut, ist es nicht — was gesagt wird, entscheidet weiterhin eine Person.

Ja. Stellen Sie Basis-/Komfort-/Premium-Pakete oder optionale Zusatzpositionen in der Preistabelle gegenüber, jeweils mit eigener Summe, damit das Gespräch zu welche Option wird statt zu ob überhaupt. Staffelpreise und Mengenrabatte greifen automatisch bei geänderter Menge.

ExtraflowDoc integriert sich nativ mit Pipedrive und monday.com und öffnet sich im Deal oder Board-Element, an dem Sie arbeiten. Bei einem anderen CRM funktionieren die kostenlosen Browser-Generatoren weiterhin, aber die Datenübernahme, die das schnell macht, gibt es heute nur für Pipedrive und monday.com.

Teilweise, und das gehört präzise gesagt. Wenn Angebotsmanagement Vorlagen, Markenkontrolle, wiederverwendbare Inhalte, Versionshistorie und Statusverfolgung über alles bedeutet, was Ihr Team versendet, dann ja. Wenn es ein Bid-Desk im Konzern bedeutet — RFP-Bibliotheken, formale Freigabeketten, Compliance-Matrizen, zugewiesene Fachexperten — dann nein, und eine dedizierte Bid-Management-Suite passt besser.

Nein. Software für RFP-Antworten pflegt eine durchsuchbare Antwortbibliothek und verteilt Fragebogenabschnitte zur Freigabe an Fachexperten. Das leistet ExtraflowDoc nicht. Es ist für Angebote, die Sie selbst schreiben und gestalten — also für die Präsentation, die ein Einkäufer angefragt hat, nicht für einen Beschaffungsfragebogen mit 300 Fragen.

ExtraflowDoc wird für Bauangebote eingesetzt, weil ein Bauangebot mehr braucht als einen Preis: einen nachvollziehbaren Leistungsumfang in Phasen, Baustellenfotos im selben Dokument, getrennte bepreiste Positionen für Arbeitszeit, Material, Geräte und Nachunternehmer und eine unterschriebene Zusage, die vor den ersten Nachträgen festhält, was vereinbart war.

Ja, und es ist eine der besten Passungen. Beratungs- und Agenturangebote gewinnen über Problemstellung, Vorgehen, Team und Referenzen — alles Text- und Bildblöcke — mit dem Honorar nach Phase oder Retainer am Ende. Speichern Sie die gewinnende Form als Vorlage, dann kostet der nächste Pitch einen Nachmittag.

Nicht im spezialisierten Sinn. Solar-Tools wie Aurora Solar oder OpenSolar modellieren das Dach, rechnen Verschattung und schätzen Erträge — das leistet ExtraflowDoc nicht. Es verwandelt eine bereits erstellte Auslegung in ein Angebot, das sie verkauft: Geräte, Montage, Zeitplan, Finanzierungskonditionen und eine Unterschrift in einem Dokument im Corporate Design.

Nicht als herunterladbare Vorlagendatei. ExtraflowDoc ist das Werkzeug, mit dem Sie eine bauen — Leistungsumfang, Architekturansatz, Sprintplan und Annahmen als Rich Text, mit Lizenzen, Entwicklung und Support als getrennte bepreiste Positionen. Das nächstliegende Beispiel auf dieser Website ist das Webdesign-Angebot; auf der Seite mit Dokumentbeispielen finden Sie weitere.

Open-Source-Angebotstools gibt es, und sie können funktionieren, wenn Sie die Entwicklerzeit haben, sie zu hosten, abzusichern, zu aktualisieren und zu supporten. ExtraflowDoc ist nicht Open Source — es ist ein gehostetes Produkt mit kostenlosem Plan, Sie bekommen also den lizenzkostenfreien Einstieg, ohne selbst einen Server zu betreiben.

Ja. Steuern werden je Position angewendet, gemischte Sätze funktionieren also, und Sie wählen Währung und Zahlenformat, in dem der Kunde zahlt. ExtraflowDoc ist in 30 Sprachen lokalisiert, das Dokument liest sich also im Markt Ihres Kunden genauso richtig wie in Ihrem.

Beides ja. ExtraflowDoc ist cloudbasiert und läuft in jedem modernen Browser — macOS, Windows, iPad oder Android — ohne Installation über die Pipedrive- oder monday.com-App hinaus.

Minuten, kein Projekt. Installieren Sie die App in Pipedrive oder monday.com, öffnen Sie einen Deal und starten Sie ein Dokument — die Kundendaten sind schon da. Die erste wiederverwendbare Angebotsvorlage kostet höchstens einen Nachmittag, und es gibt keinen Onboarding-Termin zu vereinbaren.