Angebotssoftware für Vermietstationen und Mietdisposition

Nein, und das ist die wichtigste Antwort auf dieser Seite. ExtraflowDoc ist Angebots- und Dokumentensoftware: Es erstellt das Angebot, den Mietvertrag, den Lieferschein und die Rechnung. Es ist kein Mietverwaltungssystem. Wenn Sie ein führendes System für Ihren Fuhrpark brauchen, suchen Sie weiter — oder betreiben Sie eines daneben, wie es die meisten unserer Nutzer in verwandten Gewerken tun.

Nein. Es gibt keinen Verfügbarkeitskalender, keine Reservierungs- oder Buchungsfunktion und nichts, was Sie daran hindert, denselben Bagger zwei Kunden für dieselben zwei Wochen anzubieten. ExtraflowDoc weiß nicht, was auf Ihrem Hof steht. Das Beispiel auf dieser Seite löst das so wie die meisten Stationen — mit einer Klausel, dass die Preise unter Verfügbarkeitsvorbehalt zum Zeitpunkt der Buchung stehen — aber das Prüfen bleibt bei Ihnen.

Nein. Es gibt kein Anlagenregister, keine Geräte- oder Flottennummern, keine Betriebsstundenzähler, keine GPS- oder Telematikanbindung, keine Auslastungsauswertung und keine Wartungsplanung. Sie pflegen Ihren eigenen Fuhrpark-Katalog im CRM — jede Maschine mit Satz und technischen Daten — und durchsuchen ihn beim Erstellen des Angebots. Die Maschinenliste auf Ihren Angeboten ist also Ihre, und ihre Pflege bleibt Ihre Aufgabe.

Nein. Es gibt keine Zustandsprotokolle, keine Rücknahmeprüfungen, keine Schadensabrechnung und keine Kautionsverwaltung. ExtraflowDoc deckt die Papierseite bis einschließlich unterschriebenem Vertrag und Rechnung ab; was passiert, wenn der Tieflader die Maschine zurückbringt, liegt außerhalb.

Ja, und genau dafür gibt es diese Seite. Jede Position trägt einen Satz und eine Mietdauer, und die Positionssumme wird daraus berechnet — eine Tagesmaschine und eine Monatsmaschine stehen in derselben Tabelle, ohne dass Sie zwei Dokumente oder zwei Tabellenblätter führen. Die Miettermine stehen auf der Position, und genau das beendet die Diskussion darüber, ob der letzte Tag berechnet wird.

Ja — dafür sind berechnete Zeiträume da. Das Beispiel auf dieser Seite führt einen Kompaktlader über vier Wochen und einen Tag und berechnet exakt das, statt auf fünf Wochen aufzurunden. Termine setzen, und die Rechenarbeit folgt; Termine ändern, wenn der Kunde verlängert, und die Summe zieht mit.

Ja. Unterpositionen stehen unter ihrer übergeordneten Position, sodass Hammer, Greifer und Rechen unter dem Bagger erscheinen statt lose am Ende des Angebots, und das Foto der Maschine steht in derselben Zeile. Der Kunde liest ein Paket je Maschine — so denkt er über die Anmietung.

Ja, und auf einem Mietangebot verdienen sie ihren Platz. Bildblöcke in voller Breite mit Beschreibungen tragen Leistung, Einsatzgewicht, Höhe, Breite und Sicht für jede Maschine neben ihrem Foto. Höhe und Breite sind die beiden Zahlen, die darüber entscheiden, ob die Maschine überhaupt auf die Baustelle kommt — sie im Dokument zu beantworten spart einen Anruf je Angebot.

Ja. Nachlässe stehen je Position und erscheinen in einer eigenen Spalte, sodass Sie zehn Prozent auf einen ohnehin stehenden Kompaktlader geben und den Bagger zum vollen Satz lassen können. Der Kunde sieht genau, wo Sie nachgegeben haben — eine bessere Verhandlungsposition als ein vager Prozentsatz auf die Endsumme.

Ja. Speichern Sie ein fertiges Angebot als Vorlage, und das nächste startet mit derselben Struktur samt Datenblättern und Bedingungen, und halten Sie Ihre Maschinen mit ihren Sätzen im Produktkatalog, damit Sie suchen statt abtippen. Eine Preisliste, die eine Saison hält, richtet man einmal ein.

ExtraflowDoc wird in Pipedrive installiert und öffnet sich im Deal, das Angebot entsteht also dort, wo die Mietanfrage ohnehin liegt. Die Kontaktdaten des Mieters füllen sich selbst, und jedes benutzerdefinierte Pipedrive-Feld lässt sich an beliebiger Stelle im Dokument platzieren — gewünschter Einsatztermin, Zufahrtsbreite, Untergrund. Ihr Fuhrpark liegt im Pipedrive-Produktkatalog, Sie suchen also eine Maschine und sie kommt mit Satz und Foto statt abgetippt zu werden; Preisstufen halten Tages-, Wochen- und Monatssätze je Maschine bereit, sodass der richtige ohne Nachschlagen greift; und berechnete Felder führen die Formel Preis × Menge × Tage aus, die die Mietdauer überhaupt möglich macht. Eine spontan angelegte Maschine kann in den Katalog zurücksynchronisiert werden. Das unterschriebene PDF bleibt am Deal. Was Pipedrive nicht liefert, ist ein Gefühl dafür, was auf Ihrem Hof steht — die Verfügbarkeit prüfen Sie weiterhin selbst.

Ja. ExtraflowDoc wird in monday.com installiert und öffnet sich im Board-Element, und für das Mietgeschäft zählt vor allem die Zuordnung: Jede Spalte Ihres Boards kann das Dokument füllen — Text, Zahlen, Dropdowns und vor allem Datumsfelder, sodass die ohnehin gepflegten Spalten für Mietbeginn und Mietende direkt auf die Position fließen statt abgeschrieben zu werden. Ihre Maschinen liegen auf dem Board „Produkte & Services“ und sind mit Fotos und Sätzen durchsuchbar, mit denselben berechneten Feldern und Preisstufen wie bei Pipedrive, und eine einmalige Maschine kann zurück auf das Board synchronisiert werden. Das fertige Angebot wird am Element gespeichert, sodass Anmietung und Papiere zusammenbleiben, statt dass das Angebot im Download-Ordner von jemandem liegt.

Ja. Verträge, Lieferscheine und Rechnungen sind Dokumenttypen im selben Editor, und ein gewonnenes Angebot wandelt sich mit allen Positionen um. Die Maschinen auf dem Lieferschein sind die Maschinen, für die der Kunde unterschrieben hat, weil es dieselben Positionen sind — was zählt, wenn eine Unstimmigkeit daran hängt, was tatsächlich hinausging.

Der kostenlose Tarif von ExtraflowDoc umfasst 5 Dokumente pro Monat und Unternehmen mit unbegrenzten Nutzern — machbar für eine Station mit einer Handvoll Anmietungen im Monat. Bezahlte Tarife starten bei 12,92 €/Monat für 20 Dokumente, und da pro Unternehmen statt pro Nutzer abgerechnet wird, ändert sich der Preis nicht, wenn die ganze Theke dazukommt.