Für Caterer und Eventagenturen
ExtraflowDoc lässt einen Caterer ein Event so anbieten, wie Kunden Angebote vergleichen: das Menü pro Gast bepreist, Personal, Mietmaterial und Servicepauschale auf eigenen Positionen, zwei oder drei Servierformen nebeneinander und eine Unterschrift, die den Termin bucht.
Kostenloser Tarif verfügbar. Keine Kreditkarte nötig. Oder erstellen Sie ein Angebot im Browser ohne Installation.
In Aktion sehen
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Der Dokumenteneditor von ExtraflowDoc
Gebaut für die Art, wie Events gebucht werden
Wer ein Event plant, holt zwei oder drei Catering-Angebote ein und vergleicht sie an einer Zahl: dem Preis pro Gast. Alles andere im Angebot ist dazu da, diese Zahl glaubwürdig zu machen.
Jede Menüposition wird pro Gast bepreist, Erwachsene und Kinder getrennt, und ein Übersichtsblock stellt Gästezahl, Preis pro Gast und Gesamtsumme an den Anfang. Ändert sich die Gästezahl, ändern Sie die Menge, und alle Summen ziehen nach.
Führen Sie die Gerichte als Beschreibung unter der Buffetposition auf, mit einem Foto des Buffets. Der Kunde liest Menü und Preis zusammen, statt ein Menü-PDF mit einer Preis-E-Mail abzugleichen.
Servicekräfte nach Stunden, Lieferung, Einweg- oder Porzellangeschirr und die Servicepauschale stehen jeweils auf eigener Position in einem Serviceabschnitt. Die Frage nach den zusätzlichen 18 % erübrigt sich, wenn im Angebot steht, dass es kein Trinkgeld ist.
Bepreisen Sie dasselbe Menü auf mehrere Arten in getrennten Preistabellen, jede mit eigener Summe. Eine Familie, der Servicepersonal zu teuer ist, bucht oft die reine Lieferung, statt zu einem anderen Caterer zu gehen.
Wenden Sie die Mehrwertsteuer je Position oder auf das ganze Angebot an, und kombinieren Sie mehrere Steuersätze in einem Dokument, wenn Positionen unterschiedlich besteuert werden. Jede Steuer wird auf den Nettobetrag berechnet, nie auf eine andere Steuer.
Bedingungen zu Anzahlung, Stichtag für die Gästezahl, Allergien und Resten sind ein gespeicherter Abschnitt. Der Kunde bucht mit seiner Unterschrift, und aus dem angenommenen Angebot wird mit einem Klick die Anzahlungsrechnung.
Durchgearbeitetes Beispiel
Dies ist ein echtes dreiseitiges ExtraflowDoc-Angebot eines Caterers in Atlanta an eine Familie, die eine Abschlussfeier im Garten plant: ein Südstaaten-Barbecue-Buffet für 75 Erwachsene und 10 Kinder, Dessert, eine Getränkestation und zwei Buffetkräfte, über 4.797,97 $ inklusive Steuer. Es ist kurz, weil ein Angebot für eine Feier auf dem Handy gelesen wird, und es beginnt mit der Zahl, die Familien vergleichen: dem Preis pro Gast.
Ein kurzes Anschreiben nennt Menü und Termin und erklärt, warum sich der Preis nach der endgültigen Gästezahl richtet. Eine Übersicht zeigt die drei Zahlen, die sich die Familie gegenseitig weitersagt: 85 Gäste (75 Erwachsene, 10 Kinder), rund 56 $ pro Gast inklusive allem und die Gesamtsumme mit Steuer.
Speisen und Getränke ergeben 3.220,00 $, jeweils pro Gast berechnet, mit dem Menü unter der Buffetposition und Kindertellern zum eigenen Preis. Der Service über 1.185,85 $ umfasst die Buffetkräfte nach Stunden, die Lieferung, kompostierbares Einweggeschirr und eine Servicepauschale von 18 %, die laut Angebot kein Trinkgeld ist. Auf alles kommt die Umsatzsteuer des Bundesstaats Georgia von 392,12 $.
Dasselbe Menü steht dreimal mit Preis nebeneinander: reine Lieferung ohne Personal, das betreute Buffet aus diesem Angebot und Servieren in Schüsseln am Tisch mit Servicekräften und Tischwäsche. Die Bedingungen regeln 25 % Anzahlung, den Stichtag für die endgültige Gästezahl, Allergien und Reste, und mit ihrer Unterschrift bucht die Familie den Termin.
Dokumentbeispiele für Catering und Events
Das vollständige Angebot für eine Gartenparty, ein Angebot für ein Firmendinner, ein Eventangebot und die Rechnung, die ein Caterer nach einer Hochzeit schickt. Klicken Sie auf ein Beispiel, um es zu öffnen.
Catering-Angebot mit Preis pro Gast
Eine Gartenparty für 85 Gäste: Preis pro Gast vorn, Service für sich, drei Servierformen und ein Buchungsblock.Vollständiges Beispiel ansehenKundenstimmen
“ExtraflowDoc spart uns jede Woche Stunden. Wir versenden professionelle Reinigungsangebote in Minuten statt in Stunden.”
“Die Pipedrive-Integration ist nahtlos. Alle Kundendaten füllen sich perfekt automatisch aus.”
“Sehr intuitiv. Unser Team hat ab dem ersten Tag professionelle Angebotspräsentationen erstellt, ganz ohne Schulung.”
Integrationen
ExtraflowDoc wird in Pipedrive und monday.com installiert, das Angebot entsteht also am Deal oder Element, das die Anfrage angelegt hat, mit Datum, Location und Gästezahl schon eingetragen.
Öffnen Sie ExtraflowDoc aus dem Deal. Kunde, Eventdatum und benutzerdefinierte Felder wie Gästezahl, Location und Ernährungswünsche füllen das Angebot, und Menüpositionen aus Ihrem Pipedrive-Produktkatalog kommen mit Preisen und Fotos.
Laufen Ihre Events auf einem monday.com-Board, erstellen Sie das Angebot aus dem Element. Spalten wie Datum, Gäste und Servierform füllen das Dokument, und das gebuchte Angebot wird am Event abgelegt.
Preise
Vertrieb, Küchenchef und Eventleitung arbeiten im selben Tarif. ExtraflowDoc rechnet nach Dokumenten pro Monat und Unternehmen ab, eine volle Hochzeitssaison kostet also gleich viel, egal wie viele Leute Angebote schicken.
0 €/Monat
5 Dokumente/Monat pro Unternehmen
12,92 €/Monat
20 Dokumente/Monat pro Unternehmen
21,54 €/Monat
35 Dokumente/Monat pro Unternehmen
FAQ
Auch dazu, was ExtraflowDoc nicht macht: Es ist ein Werkzeug für Angebote und Dokumente, keine Catering-Management-Software.
Software, die aus einer Eventanfrage ein Angebot macht, das der Kunde buchen kann: das Menü pro Gast bepreist, Personal und Mietmaterial, Servicepauschale und Steuer, Varianten und Bedingungen. ExtraflowDoc macht das in Pipedrive oder monday.com, aus dem Deal oder Element, das die Anfrage angelegt hat.
Ja. Menüpositionen tragen die Gästezahl als Menge. Kommt die endgültige Zahl, ändern Sie sie, und jede Positionssumme, die Steuer und die Gesamtsumme passen sich an.
Nein. ExtraflowDoc kalkuliert keine Gerichte aus Rezepturen, verfolgt keine Zutaten und verwaltet keinen Lagerbestand. Den Preis pro Gast legen Sie fest; ExtraflowDoc stellt ihn dar, summiert ihn und holt die Unterschrift ein. Die Rezepturkalkulation bleibt in Ihrer Küchensoftware oder Tabelle.
Nein. ExtraflowDoc erstellt keine Produktionspläne für die Küche, keine Mise-en-place-Listen und keine Dienstpläne. Einen Ablaufplan oder eine Eventorder können Sie als eigenes Dokument aus demselben Deal verschicken, aber den schreiben Sie selbst; er wird nicht aus dem Menü erzeugt.
Ja. Legen Sie für jede Servierform eine Preistabelle mit eigener Summe an, und der Kunde vergleicht sie nebeneinander. Jede Tabelle ist eine feste Variante; der Kunde sagt Ihnen, welche er bucht.
Setzen Sie die Servicepauschale als eigene Position in einen Serviceabschnitt und schreiben Sie in die Beschreibung, was sie abdeckt. Die Steuer wenden Sie je Position oder auf das ganze Angebot an, auch mit mehreren Steuersätzen in einem Dokument.
Das Angebot kann einen Zahlungsplan mit Anzahlung und Restbetrag enthalten, und aus dem angenommenen Angebot wird mit einem Klick die Anzahlungsrechnung. ExtraflowDoc erstellt die Rechnung; wie der Kunde bezahlt, regeln Sie selbst.
Ja. Jede Position kann mehrere Fotos tragen, und Galerieabschnitte zeigen vergangene Events mit einer kurzen Beschreibung. Laden Sie die Bilder einmal in die gemeinsame Mediathek und verwenden Sie sie in jedem Angebot.
Ja. Der kostenlose Tarif umfasst 5 Dokumente im Monat mit beliebig vielen Nutzern. Bezahlte Tarife beginnen bei 12,92 €/Monat für 20 Dokumente, jeder Tarif mit allen Funktionen, der Preis steigt also nicht, wenn das Eventteam wächst.
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