Nutzungsbedingungen

1. Laufzeit

Sofern nicht schriftlich anders vereinbart, beginnt dieser Vertrag an dem Tag, an dem Ihr ExtraflowDoc-Konto aktiviert wird, und läuft je nach Ihrem Abonnementplan monatlich oder jährlich weiter, bis er von einer der Parteien gemäß diesem Vertrag gekündigt wird.

2. Ihr ExtraflowDoc-Konto

Sie sind für alle Aktivitäten in Ihrem Konto vollständig verantwortlich. Sie verpflichten sich:

• Genaue und vollständige Registrierungsdaten anzugeben.
• Alle Passwörter sicher und vertraulich zu halten.
• Sicherzustellen, dass Zugangsdaten nicht zwischen Nutzern geteilt werden.
• Den Dienst nur in Übereinstimmung mit allen anwendbaren Gesetzen zu nutzen.
• Keine Viren, Malware oder schädlichen Code hochzuladen.
• Uns unverzüglich über unbefugten Zugriff oder Missbrauch zu informieren.

Wir behalten uns das Recht vor, Ihr Konto im Falle von Betrug, Missbrauch oder einem Verstoß gegen diesen Vertrag ohne Vorankündigung zu sperren oder zu kündigen.

2.1 Kontonutzung und Sitzplatzlizenzierung

Jedes Nutzerkonto ist ausschließlich für die Nutzung durch eine einzelne natürliche Person lizenziert ("benannter Nutzer").

Das Teilen von Zugangsdaten oder das Zulassen des Zugriffs mehrerer Personen auf den Dienst über ein einziges Konto ist strikt untersagt.

Sie stimmen zu, dass:

• Genaue und vollständige Registrierungsdaten anzugeben.
• Jeder benannte Nutzer ein eigenes Konto oder einen eigenen bezahlten Sitzplatz haben muss;
• Zugangsdaten nicht von mehreren Personen geteilt, übertragen oder wiederverwendet werden dürfen;
• Konten nicht als geteilte oder gemeinsam genutzte Ressource innerhalb eines Teams oder einer Organisation verwendet werden dürfen.

Wir behalten uns das Recht vor, Nutzungsmuster von Konten zu überwachen, um Verstöße gegen diese Richtlinie zu erkennen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf gleichzeitige Anmeldungen, Abweichungen der IP-Adresse und ungewöhnliches Nutzungsverhalten.

Wenn wir vernünftigerweise feststellen, dass ein Konto von mehreren Personen genutzt wird:

• Können wir den Zugriff auf das Konto vorübergehend sperren oder einschränken;
• Können wir von Ihnen verlangen, zusätzliche Sitzplätze zu erwerben oder Ihr Abonnement zu erweitern, um die tatsächliche Nutzung abzubilden;
• Kann ein fortgesetzter Verstoß zur dauerhaften Sperrung oder Kündigung des Kontos ohne Rückerstattung führen.

Wir haften nicht für Datenverlust, Zugriffsverlust oder Betriebsunterbrechungen, die sich aus der Durchsetzung dieser Richtlinie ergeben.

3. Zahlung von Gebühren, Rückerstattungen und Planänderungen

a. Monatliche und jährliche Gebühren

Gebühren werden im Voraus berechnet und sind nicht erstattungsfähig. Abonnements verlängern sich automatisch, sofern sie nicht rechtzeitig gekündigt werden.

b. Planänderungen

• Upgrades werden sofort wirksam.
• Downgrades werden zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums wirksam.

c. Widerrufsrecht für Verbraucher

Wenn Sie Verbraucher sind und sofern die unten genannte Ausnahme nicht greift, haben Sie das Recht, diesen Vertrag innerhalb von 14 Tagen ohne Angabe von Gründen zu widerrufen und das Produkt zurückzugeben. Die Widerrufsfrist endet 14 Tage nach dem Tag, der auf den Abschluss der Transaktion folgt. Zur Wahrung der Widerrufsfrist genügt es, dass Sie uns Ihre Mitteilung über die Ausübung des Widerrufsrechts vor Ablauf der 14-Tage-Frist zusenden.

Um Ihre Bestellung zu widerrufen, müssen Sie ExtraflowDoc über Ihre Entscheidung informieren. Bitte beachten Sie, dass bei Abonnementdiensten Ihr Widerrufsrecht nur nach dem erstmaligen Abschluss des Abonnements besteht und nicht bei jeder automatischen Verlängerung.

d. Rückerstattungen

Wir bieten keine Rückerstattungen für:

• Nicht genutzte Dokumente oder Guthaben
• Nicht genutzte Zeit innerhalb eines aktiven Zeitraums
• Teilmonate des Dienstes
• Konten mit jeglicher erfassten Nutzungsaktivität

Rückerstattungen für inaktive Monatsabonnements können nach unserem alleinigen Ermessen im Einzelfall geprüft werden.

d. Zusatzleistungen und Anpassungen

Kostenpflichtige individuelle Leistungen werden vor der Lieferung berechnet, sofern nicht anders vereinbart.

e. Abrechnungswährung

Abrechnungen können je nach Ihrem Standort in EUR, GBP oder USD erfolgen. Wir können Ihre Abrechnungswährung bei Bedarf anpassen.

f. Steuern

Alle Preise verstehen sich zzgl. Steuern. Sie sind für alle anfallenden Steuern, Abgaben und Zölle verantwortlich.

g. Zahlungsverzug

Konten, die nach 14 Tagen unbezahlt sind, können gesperrt werden. Wird die Zahlung nicht innerhalb von 30 Tagen ausgeglichen, können Ihr Konto und alle zugehörigen Daten dauerhaft gelöscht werden.

4. Richtlinie zur angemessenen Nutzung

• Unbegrenzte Dokumente: standardmäßig auf 1.000 pro Monat begrenzt.
• Unbegrenzte Nutzer: standardmäßig auf 50 pro Konto begrenzt.

Höhere Limits können auf Anfrage genehmigt werden.

5. Support

Wir bieten E-Mail-Support über team@extraflowdoc.com.
Unser Ziel ist eine Antwort innerhalb von fünf Werktagen.

6. Kündigung und Beendigung

a. Durch Sie

Sie können diesen Vertrag jederzeit beenden, indem Sie die Nutzung einstellen und uns kontaktieren.

b. Durch ExtraflowDoc

Wir können Ihren Zugang mit oder ohne Grund und mit oder ohne Vorankündigung sperren oder beenden. Dazu zählen Systemabschaltungen oder Ihr Verstoß gegen die Bedingungen.

c. Abschlusszahlung

Sie sind für alle bis zum Ende Ihres Abrechnungszeitraums entstandenen Gebühren verantwortlich.

d. Löschung von Daten

Nach der Beendigung können Ihre Kontodaten sofort gelöscht werden. Bitte sichern Sie Ihre Dokumente rechtzeitig.

7. Änderungen am Dienst, an den Preisen oder an der Abrechnung

a. Änderungen am Dienst

Wir können jeden Aspekt des Dienstes jederzeit und ohne Haftung ändern, aussetzen oder einstellen.

b. Änderungen an Preisen und Abrechnung

Wir können Preise oder Abrechnungsmethoden mit einer Frist von 30 Tagen per E-Mail, auf der Website oder innerhalb des Dienstes ändern.

8. Geistiges Eigentum

Alle Rechte, Titel und Ansprüche an dem Dienst und dem gesamten damit verbundenen geistigen Eigentum verbleiben ausschließliches Eigentum von ExtraflowDoc und seinen Lizenzgebern.

Die Nutzung des Dienstes gewährt Ihnen keine Rechte, Marken von ExtraflowDoc oder Dritten zu vervielfältigen oder zu verwenden.

9. Änderungen des Vertrags

Wir können diesen Vertrag jederzeit aktualisieren. Die fortgesetzte Nutzung des Dienstes nach Änderungen gilt als Annahme der aktualisierten Bedingungen.

10. Allgemeine Zusicherung und Gewährleistung

Sie sichern zu und gewährleisten, dass:

• Ihre Nutzung des Dienstes allen anwendbaren Gesetzen und unserer Datenschutzerklärung entspricht.
• Sie die Rechte Dritter nicht verletzen.

11. Einschränkungen

Wir streben eine Verfügbarkeit rund um die Uhr an, können jedoch geplante oder ungeplante Ausfallzeiten haben. Wir sind nicht verantwortlich für:

• Unterbrechungen aufgrund von Wartung oder externen Faktoren
• Ausfälle oder Störungen von Zahlungsgateways Dritter
• Jede indirekte Auswirkung, die durch Zahlungssysteme oder deren Ausfälle verursacht wird

Wir wickeln Zahlungen nicht selbst ab. Zahlungen werden sicher von Stripe abgewickelt, einem PCI-konformen Anbieter. Wir speichern keine Kreditkartendaten.

12. Gewährleistungsausschluss

Der Dienst wird “wie besehen” ohne jegliche Gewährleistung bereitgestellt. Wir schließen alle stillschweigenden Gewährleistungen aus, einschließlich der Marktgängigkeit, der Eignung für einen bestimmten Zweck und der Nichtverletzung von Rechten. Wir garantieren keinen fehlerfreien oder ununterbrochenen Dienst.

13. Haftungsbeschränkung

Soweit gesetzlich zulässig:

• Haften wir nicht für indirekte, zufällige, besondere, Folge- oder Strafschäden.
• Ist unsere Gesamthaftung im Rahmen dieses Vertrags auf 100 USD begrenzt, unabhängig von Art oder Grundlage des Anspruchs.
• Erkennen Sie an, dass ExtraflowDoc ein Software-Werkzeug ist und die gesamte Nutzung nach Ihrem eigenen Ermessen und auf Ihr eigenes Risiko erfolgt.

14. Freistellung

Sie erklären sich damit einverstanden, ExtraflowDoc, seine Mitarbeitenden, Auftragnehmer und verbundenen Unternehmen von allen Ansprüchen, Schäden oder Kosten freizustellen und schadlos zu halten, die sich aus Ihrer Nutzung des Dienstes oder Ihrem Verstoß gegen diesen Vertrag ergeben.

15. Kontakt und Kundensupport

Wir setzen uns dafür ein, Ihnen die bestmögliche Erfahrung mit ExtraflowDoc zu bieten. Wenn Sie Fragen haben, auf Probleme stoßen oder eine persönliche Beratung zur Nutzung der Plattform wünschen, ermutigen wir Sie herzlich, uns per E-Mail zu kontaktieren.

Unser Support-Team hilft Ihnen bei:

• Onboarding und Beratung — Schritt-für-Schritt-Hilfe beim Einrichten Ihrer Dokumente, Vorlagen und Workflows.
• Fehlerbehebung — Melden Sie Fehler, unerwartetes Verhalten oder technische Probleme, damit wir sie zügig beheben können.
• Funktionswünsche — Teilen Sie Ihre Ideen und Vorschläge, um uns zu helfen, das Produkt für Sie und die gesamte Community zu verbessern.
• Konto- und Abrechnungssupport — Erhalten Sie Hilfe bei Abonnementänderungen, Rechnungen oder der Kontoverwaltung.
• Allgemeine Anfragen — Alle anderen Fragen zu ExtraflowDoc, unseren Integrationen oder unseren Diensten.

Nach der Installation der ExtraflowDoc-Erweiterung in Pipedrive, monday.com, HubSpot oder einer anderen CRM-Plattform, auf der wir verfügbar sind, können wir Sie per E-Mail kontaktieren, um eine Onboarding-Beratung anzubieten, per Umfragen Feedback einzuholen oder einen Demo-Termin zu vereinbaren — alles mit dem Ziel, dass Sie das Meiste aus ExtraflowDoc herausholen.

16. Sonstiges

Dieser Vertrag stellt die gesamte Vereinbarung zwischen Ihnen und der DIGITALFLOW COMPANY LIMITED (Handelsregisternr. 0111219245) dar, mit Sitz in No. 1, Alley 22, Lane 163 Khuyen Luong Street, Linh Nam Ward, Hoang Mai District, Hanoi, Vietnam, vertreten durch Cao Hoang Anh. Für Anfragen können Sie uns unter team@extraflowdoc.com, cao@extraflowdoc.com erreichen.

Er unterliegt den Gesetzen von Vietnam, und der ausschließliche Gerichtsstand für jegliche rechtliche Schritte sind die Gerichte in Vietnam.

Sammelklagen sind im gesetzlich zulässigen Umfang ausgeschlossen. Sofern erforderlich, findet die Schiedsgerichtsbarkeit in Singapur nach dem Handelsschiedsrecht in englischer Sprache statt.

Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der übrige Teil wirksam. Sie dürfen Ihre Rechte nur mit unserer schriftlichen Zustimmung abtreten. Wir können diesen Vertrag frei abtreten.

Wenn Sie Fragen oder Bedenken zu diesem Vertrag haben, kontaktieren Sie uns bitte: team@extraflowdoc.com

Zuletzt aktualisiert: 22.06.2026