Software de orçamentos para locadoras e balcões de locação

Não, e esta é a resposta mais importante da página. O ExtraflowDoc é software de orçamentos e documentos: ele monta o orçamento, o contrato de locação, o romaneio e a fatura. Não é um sistema de gestão de locação. Se o que você precisa é um sistema de registro para a sua frota, continue procurando — ou rode um ao lado, que é o que a maioria dos nossos usuários em ramos vizinhos faz.

Não. Não há calendário de disponibilidade, não há mecanismo de reserva e não há nada que impeça você de orçar a mesma escavadeira para dois construtores na mesma quinzena. O ExtraflowDoc não sabe o que está parado no seu pátio. O exemplo desta página resolve isso como quase toda locadora faz — uma cláusula dizendo que os preços estão sujeitos à disponibilidade no momento da reserva — mas a conferência é sua.

Não. Não há cadastro de ativos, não há numeração de frota, horímetros, GPS ou telemetria, não há relatório de utilização nem programação de manutenção. Você mantém o seu próprio catálogo de frota dentro do CRM — cada máquina com a sua tarifa e a sua especificação — e pesquisa nele enquanto monta o orçamento. Isso significa que a lista de máquinas dos seus orçamentos é sua, e mantê-la atualizada também.

Não. Não há laudos de estado, não há vistoria de devolução, não há cobrança de danos e não há controle de caução. O ExtraflowDoc cobre a papelada até o contrato assinado e a fatura inclusive; o que acontece quando a prancha traz a máquina de volta está fora dele.

Sim, e é por isso que esta página existe. Cada linha carrega uma tarifa e um período de locação, e o total da linha é calculado a partir deles — uma máquina por diária e outra por mês ficam na mesma tabela sem você manter dois documentos ou duas planilhas. As datas saem impressas na linha, e é isso que encerra a discussão sobre se o último dia era cobrado.

Sim — é para isso que servem os períodos calculados. O exemplo desta página roda uma minicarregadeira por quatro semanas e um dia e fatura exatamente isso, em vez de arredondar para cinco semanas. Defina as datas e a conta acompanha; mude as datas quando o construtor prorrogar e o total vai junto.

Sim. Subitens ficam embaixo da linha principal, então rompedor, garra e ancinhos aparecem sob a escavadeira em vez de soltos no fim do orçamento, e a foto da máquina fica na mesma linha. O cliente lê um pacote por máquina, que é como ele pensa a locação.

Sim, e num orçamento de locação elas ganham o lugar. Blocos de imagem em largura total com descrições levam potência, peso operacional, altura, largura e visibilidade de cada máquina ao lado da foto. Altura e largura são os dois números que decidem se a máquina consegue fisicamente chegar à obra, então respondê-los no documento economiza um telefonema por orçamento.

Sim. Os descontos ficam por linha e aparecem em coluna própria, então você pode tirar dez por cento de uma minicarregadeira que está parada mesmo e deixar a escavadeira na tarifa cheia. O cliente vê exatamente onde você cedeu, o que é uma posição de negociação melhor do que um percentual vago no total.

Sim. Salve um orçamento pronto como modelo e o próximo começa com a mesma estrutura, com fichas técnicas e condições já no lugar, e mantenha as máquinas no catálogo de produtos com as tarifas para pesquisar em vez de redigitar. Uma tabela que se sustenta por uma temporada se monta uma vez só.

O ExtraflowDoc é instalado no Pipedrive e abre dentro do negócio, então o orçamento nasce onde a consulta de locação já vive. Os dados de contato do locatário se preenchem sozinhos, e qualquer campo personalizado do Pipedrive pode ser colocado em qualquer ponto do documento — data necessária na obra, largura de acesso, condições do terreno. Sua frota fica no catálogo de produtos do Pipedrive, então você pesquisa uma máquina e ela chega com a tarifa e a foto em vez de ser redigitada; os preços por faixa guardam suas tarifas de dia, semana e mês por máquina para a certa valer sem consulta; e os campos calculados rodam a fórmula preço × quantidade × dias que torna o período de locação possível. Uma máquina criada na hora pode sincronizar de volta para o catálogo. O PDF assinado fica no negócio. O que o Pipedrive não dá a ele é qualquer noção do que está parado no seu pátio — a disponibilidade continua sendo você quem confere.

Sim. O ExtraflowDoc é instalado no monday.com e abre dentro do item do quadro, e para locação o que importa é o mapeamento: qualquer coluna do seu quadro pode preencher o documento — texto, números, listas e, principalmente, datas, então as colunas de início e fim de locação que você já mantém caem direto na linha em vez de serem copiadas à mão. Suas máquinas ficam no quadro de Produtos e Serviços, pesquisáveis com fotos e tarifas, com os mesmos campos calculados e preços por faixa do Pipedrive, e uma máquina avulsa pode sincronizar de volta para o quadro. O orçamento pronto é salvo no item, então a locação e a papelada ficam juntas em vez de o orçamento acabar na pasta de downloads de alguém.

Sim. Contratos, romaneios e faturas são tipos de documento do mesmo editor, e um orçamento ganho se converte levando todas as linhas. As máquinas do romaneio são as máquinas que o cliente assinou, porque são as mesmas linhas — o que importa quando uma divergência gira em torno do que realmente foi enviado.

O plano gratuito do ExtraflowDoc cobre 5 documentos por mês por empresa com usuários ilimitados — viável para um pátio que orça algumas locações por mês. Os planos pagos começam em R$ 80,95/mês por 20 documentos, e como a cobrança é por empresa e não por usuário, colocar o balcão inteiro não muda o preço.