Software de presupuestos para alquiladoras y mostradores de alquiler

No, y esta es la respuesta más importante de la página. ExtraflowDoc es software de presupuestos y documentos: crea el presupuesto, el contrato de alquiler, el albarán y la factura. No es un sistema de gestión de alquileres. Si lo que necesitas es un sistema de referencia para tu flota, sigue buscando — o haz funcionar uno al lado, que es lo que hacen la mayoría de nuestros usuarios en oficios cercanos.

No. No hay calendario de disponibilidad, ni motor de reservas, ni nada que te impida presupuestar la misma excavadora a dos contratistas para la misma quincena. ExtraflowDoc no sabe qué hay en tu base. El ejemplo de esta página lo resuelve como lo hacen casi todas las alquiladoras —una cláusula que dice que los precios están sujetos a disponibilidad en el momento de la reserva— pero la comprobación es tuya.

No. No hay registro de activos, ni numeración de flota, ni horómetros, ni GPS o telemetría, ni informes de utilización, ni planificación de mantenimiento. Mantienes tu propio catálogo de flota dentro del CRM —cada máquina con su tarifa y su especificación— y lo buscas mientras montas el presupuesto. Eso significa que la lista de máquinas de tus presupuestos es tuya y mantenerla al día también.

No. No hay partes de estado, ni inspecciones de devolución, ni cargos por daños, ni gestión de fianzas. ExtraflowDoc cubre el papeleo hasta el contrato firmado y la factura incluidos; lo que ocurre cuando la góndola devuelve la máquina queda fuera.

Sí, y es la razón por la que existe esta página. Cada línea lleva una tarifa y un periodo de alquiler, y el total de la línea se calcula a partir de ellos, así que una máquina por días y otra por meses conviven en la misma tabla sin que lleves dos documentos ni dos hojas de cálculo. Las fechas se imprimen en la línea, y eso es lo que corta la discusión sobre si el último día se cobraba.

Sí: para eso están los periodos calculados. El ejemplo de esta página lleva una minicargadora cuatro semanas y un día y factura exactamente eso, en lugar de redondear a cinco semanas. Pon las fechas y la aritmética va detrás; cámbialas cuando el contratista prorrogue y el total va con ellas.

Sí. Las subpartidas se sitúan bajo su línea principal, así que el martillo, la pinza y los rastrillos aparecen bajo la excavadora y no sueltos al final del presupuesto, y la fotografía de la máquina va en la misma fila. El cliente lee un paquete por máquina, que es como piensa el alquiler.

Sí, y en un presupuesto de alquiler se ganan su sitio. Los bloques de imagen a todo el ancho con descripciones llevan potencia, peso operativo, altura, anchura y visibilidad de cada máquina junto a su fotografía. Altura y anchura son los dos números que deciden si la máquina puede entrar físicamente en la obra, así que responderlos en el documento ahorra una llamada por presupuesto.

Sí. Los descuentos van por línea y aparecen en su propia columna, así que puedes quitar un diez por ciento a una minicargadora que de todos modos está parada y dejar la excavadora a tarifa completa. El cliente ve exactamente dónde cediste, que es mejor posición negociadora que un porcentaje vago sobre el total.

Sí. Guarda un presupuesto terminado como plantilla y el siguiente arranca con la misma estructura, con las fichas técnicas y las condiciones ya puestas, y mantén tus máquinas en el catálogo de productos con sus tarifas para buscarlas en vez de teclearlas. Un tarifario que aguanta una temporada se monta una sola vez.

ExtraflowDoc se instala en Pipedrive y se abre dentro del negocio, así que el presupuesto se construye donde ya vive la consulta de alquiler. Los datos de contacto del arrendatario se rellenan solos, y cualquier campo personalizado de Pipedrive puede colocarse en cualquier parte del documento: fecha de entrada en obra, ancho de acceso, estado del terreno. Tu flota está en el catálogo de productos de Pipedrive, así que buscas una máquina y llega con su tarifa y su fotografía en lugar de teclearse; los precios escalonados guardan tus tarifas de día, semana y mes por máquina para que se aplique la correcta sin consultar nada; y los campos calculados ejecutan la fórmula precio × cantidad × días que hace posible el periodo de alquiler. Una máquina añadida sobre la marcha puede sincronizarse de vuelta al catálogo. El PDF firmado se queda en el negocio. Lo que Pipedrive no le da es ninguna noción de qué hay parado en tu base: la disponibilidad sigue siendo cosa tuya.

Sí. ExtraflowDoc se instala en monday.com y se abre dentro del elemento del tablero, y para el alquiler lo que importa es el mapeo: cualquier columna de tu tablero puede rellenar el documento —texto, números, desplegables y, sobre todo, fechas—, así que las columnas de inicio y fin de alquiler que ya mantienes pasan directamente a la línea en vez de copiarse a mano. Tus máquinas viven en el tablero de Productos y Servicios y se buscan con sus fotos y tarifas, con los mismos campos calculados y precios escalonados que en Pipedrive, y una máquina puntual puede sincronizarse de vuelta al tablero. El presupuesto terminado se guarda contra el elemento, así que el alquiler y su papeleo quedan juntos en lugar de acabar en la carpeta de descargas de alguien.

Sí. Contratos, albaranes y facturas son tipos de documento del mismo editor, y un presupuesto ganado se convierte arrastrando todas las líneas. Las máquinas del albarán son las máquinas que el cliente firmó, porque son las mismas líneas, y eso importa cuando una disputa gira sobre qué se envió realmente.

El plan gratuito de ExtraflowDoc cubre 5 documentos al mes por empresa con usuarios ilimitados — viable para una base que presupuesta unos pocos alquileres al mes. Los planes de pago empiezan en 12,92 €/mes por 20 documentos, y como se factura por empresa y no por usuario, poner a todo el mostrador no cambia el precio.