Para empresas de catering y de eventos
ExtraflowDoc permite a un catering presupuestar un evento tal y como lo comparan los clientes: el menú con precio por invitado, el personal, el alquiler de material y el cargo por servicio en líneas propias, dos o tres formas de servir una junto a otra y una firma que reserva la fecha.
Plan gratuito disponible. Sin tarjeta. O crea un presupuesto en el navegador sin instalar nada.
Míralo en acción
Explora las capturas para entenderlo mejor: haz clic en cualquiera para verla a pantalla completa.
El editor de documentos de ExtraflowDoc
Pensado para cómo se contratan los eventos
Quien organiza un evento pide dos o tres presupuestos de catering y los compara por una sola cifra: cuánto cuesta por invitado. Todo lo demás del presupuesto sirve para que esa cifra resulte creíble.
Cada línea del menú lleva precio por invitado, con adultos y niños por separado, y un bloque resumen pone arriba el número de invitados, el coste por invitado y el total. Si cambia el número, cambia la cantidad y todos los totales se recalculan.
Detalla los platos como descripción de la línea del bufé, con una foto de la mesa montada. El cliente lee el menú y el precio a la vez, en lugar de cuadrar un PDF del menú con un correo de precios.
Camareros por horas, transporte, vajilla desechable o de loza y el cargo por servicio van cada uno en su línea dentro de una sección de servicio. El cliente deja de preguntar qué es ese 18 % de más cuando el presupuesto dice que no es una propina.
Presupuesta el mismo menú de varias formas en tablas de presupuesto separadas, cada una con su total. Una familia que no puede pagar camareros suele quedarse con la entrega sin servicio en vez de irse a otro catering.
Aplica el IVA por línea o a todo el presupuesto y combina varios tipos en un mismo documento cuando las líneas no tributan igual. Cada impuesto se calcula sobre la base imponible, nunca sobre otro impuesto.
Las condiciones sobre la señal, la fecha para cerrar el número de invitados, las alergias y las sobras son una sección guardada. El cliente firma para reservar y el presupuesto aceptado se convierte en la factura de la señal con un clic.
Ejemplo comentado
Este es un presupuesto real de ExtraflowDoc de tres páginas que un catering de Atlanta envió a una familia que prepara una fiesta de graduación en el jardín: un bufé de barbacoa sureña para 75 adultos y 10 niños, postre, una estación de bebidas y dos camareros de bufé, por 4797,97 $ con impuestos. Es corto, porque el presupuesto de una fiesta se lee en el móvil, y empieza por la cifra que comparan las familias: el precio por invitado.
Una carta breve presenta el menú, la fecha y por qué el precio depende del número final de invitados. Un cuadro resumen da las tres cifras que la familia se repetirá: 85 invitados (75 adultos y 10 niños), unos 56 $ por invitado con todo incluido y el total con impuestos.
La comida y la bebida suman 3220,00 $, todo con precio por invitado, el menú detallado bajo la línea del bufé y los platos infantiles con su propio precio. El servicio, 1185,85 $, incluye los camareros por horas, el transporte, la vajilla compostable y un cargo por servicio del 18 % que el presupuesto aclara que no es propina. Sobre todo ello se suma el impuesto sobre las ventas de Georgia, 392,12 $.
El mismo menú aparece con tres precios, uno junto a otro: solo entrega sin personal, el bufé atendido de este presupuesto y servicio en fuentes a la mesa con camareros y mantelería. Las condiciones recogen la señal del 25 %, la fecha límite para confirmar invitados, las alergias y las sobras, y la familia reserva la fecha firmando.
Ejemplos de catering y eventos
El presupuesto completo de una fiesta, una propuesta para una cena de empresa, una propuesta de evento y la factura que envía un catering después de una boda. Haz clic en un ejemplo para abrirlo.
Presupuesto de catering por persona
Una fiesta en el jardín para 85: precio por invitado por delante, servicio aparte, tres formas de servir y un bloque de reserva.Ver el ejemplo completoCasos de clientes
“ExtraflowDoc nos ahorra horas cada semana. Enviamos presupuestos de limpieza profesionales en minutos en lugar de horas.”
“La integración con Pipedrive es impecable. Todos los datos de nuestros clientes se autocompletan a la perfección.”
“Muy intuitivo. Nuestro equipo creaba propuestas profesionales el primer día sin ninguna formación.”
Integraciones
ExtraflowDoc se instala en Pipedrive y monday.com, así que el presupuesto se crea en el negocio o elemento que generó la solicitud, con la fecha, el lugar y el número de invitados ya rellenados.
Abre ExtraflowDoc desde el negocio. El cliente, la fecha del evento y campos personalizados como invitados, lugar y necesidades alimentarias rellenan el presupuesto, y los platos de tu catálogo de productos de Pipedrive llegan con sus precios y fotos.
Si llevas los eventos en un tablero de monday.com, crea el presupuesto desde el elemento. Columnas como fecha, invitados y tipo de servicio rellenan el documento, y el presupuesto reservado queda guardado en el evento.
Precios
Comercial, chef y coordinación de eventos trabajan con un mismo plan. ExtraflowDoc cobra por documentos al mes por empresa, así que una temporada de bodas intensa cuesta lo mismo envíe quien envíe los presupuestos.
0 €/mes
5 documentos/mes por empresa
12,92 €/mes
20 documentos/mes por empresa
21,54 €/mes
35 documentos/mes por empresa
Preguntas frecuentes
También lo que ExtraflowDoc no hace: es una herramienta de presupuestos y documentos, no un software de gestión de catering.
Es un programa que convierte la consulta de un evento en un presupuesto que el cliente puede reservar: el menú con precio por invitado, personal y alquileres, cargo por servicio e impuestos, opciones y condiciones. ExtraflowDoc lo hace dentro de Pipedrive o monday.com, a partir del negocio o elemento que creó la consulta.
Sí. Las líneas del menú llevan el número de invitados como cantidad, de modo que cuando llega el número definitivo lo cambias y se ajustan el total de cada línea, los impuestos y el total general.
No. ExtraflowDoc no calcula el coste de los platos a partir de recetas, no controla ingredientes y no gestiona existencias. El precio por invitado lo fijas tú; ExtraflowDoc lo presenta, lo suma y consigue la firma. El escandallo sigue en tu software de cocina o en tu hoja de cálculo.
No. ExtraflowDoc no genera hojas de producción de cocina, listas de preparación ni cuadrantes de personal. Puedes enviar un minutado o una orden de servicio como documento propio desde el mismo negocio, pero lo redactas tú; no se genera a partir del menú.
Sí. Añade una tabla de presupuesto por cada tipo de servicio, cada una con su total, y el cliente las compara en paralelo. Cada tabla es una opción cerrada; el cliente te dice cuál quiere reservar.
Pon el cargo por servicio en su propia línea dentro de una sección de servicio y explica en la descripción qué cubre. Aplica los impuestos por línea o a todo el presupuesto, con más de un tipo si las líneas tributan distinto.
El presupuesto puede incluir una sección de calendario de pagos con la señal y el resto, y el presupuesto aceptado se convierte en la factura de la señal con un clic. ExtraflowDoc emite la factura; cómo la paga el cliente lo decides tú.
Sí. Cada línea puede llevar varias fotos, y las secciones de galería muestran eventos anteriores con una breve descripción. Súbelas una vez a la biblioteca de medios compartida y úsalas en todos los presupuestos.
Sí. El plan gratuito incluye 5 documentos al mes con usuarios ilimitados. Los planes de pago empiezan en 12,92 €/mes por 20 documentos, con todas las funciones en todos los planes, así que el precio no sube cuando crece el equipo de eventos.
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