Software de propuestas que construye el documento completo, no solo el precio

Un software de propuestas sirve para construir, enviar y seguir el documento con el que ganas trabajo: no solo el precio, también la portada, el alcance, la prueba, las condiciones y la firma. En vez de montarlo entre un Word y una exportación a PDF, lo construyes con bloques reutilizables, lo envías como enlace o PDF y ves cuándo lo abre y lo firma el cliente. ExtraflowDoc lo hace dentro del CRM que tu equipo ya usa.

Partes de una plantilla o de un documento en blanco, los datos del cliente se rellenan desde su ficha del CRM y construyes la propuesta con bloques: portada, texto enriquecido para alcance y enfoque, galerías de fotos, tablas de precios y un bloque de firma. Los totales y los impuestos se calculan solos. Después compartes un enlace seguro o exportas un PDF, lo envías a firma electrónica y sigues su estado hasta que está firmado.

Como mínimo: para quién es y qué problema resuelve, qué vas a hacer exactamente, cuánto cuesta y con qué condiciones, por qué eres creíble y una forma de decir sí. El orden importa: un precio sin alcance delante invita a pedir descuento. El editor por bloques de ExtraflowDoc existe para que puedas poner el alcance, la evidencia y la cifra en ese orden siempre.

Una estimación es un coste aproximado que se da antes de cerrar el alcance. Un presupuesto es un precio firme y detallado que el cliente puede aceptar tal cual. Una propuesta envuelve ese precio en alcance, enfoque y condiciones: vende el trabajo, no solo la cifra. ExtraflowDoc genera los tres desde el mismo editor, así que una estimación puede convertirse en propuesta firme sin rehacerla.

Porque esas herramientas hacen un documento, no un proceso. No traen los datos del cliente desde tu CRM, no recalculan un total cuando cambias una línea, no te dicen cuándo el cliente abrió la página cuatro y no recogen una firma. Además acabas con quince versiones ligeramente distintas de la misma propuesta repartidas por los portátiles del equipo.

En cinco cosas: que conecte con el sistema donde ya viven los datos de tus clientes; que produzca un documento en el que pondrías tu logo sin rediseñarlo; que gestione los precios de verdad y no como texto fijo; que recoja la firma sin una segunda suscripción; y que no cobre por usuario, para que pueda usarlo todo el equipo. ExtraflowDoc se construyó contra esa lista: nativo en el CRM, por bloques, con firmas incluidas y precio por empresa.

Sí. ExtraflowDoc tiene un plan gratuito de 5 documentos al mes por empresa con usuarios ilimitados, además de un generador de propuestas gratuito en el navegador que no requiere ni registro. Los planes de pago empiezan en 12,92 €/mes cuando superas la cuota gratuita.

La mayoría cobra por usuario y mes, lo que se encarece en cuanto todos los que presentan propuestas necesitan acceso. ExtraflowDoc cobra por empresa según el volumen de documentos: gratis hasta 5 al mes, 12,92 €/mes por 20, y hasta 600 al mes, con usuarios ilimitados en todos los planes.

Puedes seguir el estado de cada documento a medida que pasa de enviado a visto y a firmado, así que sabes si toca hacer seguimiento o esperar. ExtraflowDoc sigue el estado del documento y el progreso de la firma; no hace mapas de calor página a página ni analítica de tiempo de lectura, que algunas herramientas de propuestas venden aparte.

Sí, y sin una herramienta de firma aparte. Envía la propuesta a firma desde el propio documento, verifica al firmante y guarda la pista de auditoría junto al PDF firmado. El estado se actualiza en tiempo real, así que sabes en el momento en que se acepta.

Para eso están las plantillas. Guarda cualquier propuesta —portada, secciones de alcance, estructura de precios, condiciones— y empieza la siguiente desde ahí. Así todo el equipo trabaja con la misma estructura aprobada en vez de buscar la mejor versión del trimestre pasado.

En el sentido que importa en el día a día: los datos de cliente y producto se rellenan desde el CRM, los precios y totales se calculan solos, las plantillas eliminan la página en blanco y las solicitudes de firma y las actualizaciones de estado salen del propio documento. No es un motor de reglas que monte una propuesta sin intervención humana: sigue siendo una persona quien decide qué decir.

Sí. Monta paquetes básico/medio/premium o líneas opcionales en la tabla de precios, con su total cada uno, para que la conversación pase a ser qué opción y no si comprar. Los precios por tramos y los descuentos por volumen se aplican automáticamente al cambiar las cantidades.

ExtraflowDoc se integra de forma nativa con Pipedrive y monday.com, y se abre dentro del trato o el elemento del tablero en el que estás trabajando. Si tu CRM es otro, los generadores gratuitos del navegador siguen funcionando, pero el autorrellenado de datos que hace esto rápido hoy solo está en Pipedrive y monday.com.

En parte, y conviene ser preciso. Si gestión de propuestas significa plantillas, control de marca, contenido reutilizable, historial de versiones y seguimiento del estado de todo lo que envía tu equipo, entonces sí. Si significa un departamento de licitaciones —bibliotecas de RFP, cadenas formales de aprobación, matrices de cumplimiento, expertos asignados—, entonces no, y una suite de gestión de licitaciones encajará mejor.

No. El software de respuesta a RFP mantiene una biblioteca de respuestas buscable y reparte secciones del cuestionario entre expertos para su visto bueno. ExtraflowDoc no hace eso. Es para propuestas que redactas y diseñas tú, así que lo usarías para la propuesta que un comprador te ha pedido, no para rellenar un cuestionario de compras de 300 preguntas.

ExtraflowDoc se usa para propuestas de construcción porque una propuesta de obra necesita más que un precio: un alcance por fases que el cliente pueda seguir, fotos de obra adjuntas al mismo documento, líneas valoradas separadas para mano de obra, materiales, maquinaria y subcontratas, y una aceptación firmada que fije lo acordado antes de que empiecen las modificaciones.

Sí, y es uno de los encajes más claros. Las propuestas de consultoría y de agencia se ganan con el planteamiento del problema, el enfoque, el equipo y los casos de éxito —todo bloques de texto e imagen— con los honorarios estructurados por fases o retainer al final. Guarda la forma ganadora como plantilla y el siguiente pitch te lleva una tarde.

No en el sentido especializado. Herramientas como Aurora Solar u OpenSolar modelan la cubierta, calculan sombras y estiman producción; ExtraflowDoc no hace nada de eso. Lo que hace es convertir un diseño que ya has producido en una propuesta que lo vende: equipos, instalación, plazos, condiciones de financiación y una firma, en un documento con tu marca.

Como archivo descargable, no. ExtraflowDoc es la herramienta con la que construyes una: el alcance, el enfoque de arquitectura, el plan de sprints y los supuestos en texto enriquecido, con licencias, desarrollo y soporte en líneas valoradas por separado. El ejemplo más cercano en esta web es el de propuesta de diseño web, y en la página de ejemplos de documentos hay más.

Existen herramientas de propuestas de código abierto, y pueden funcionar si dispones del tiempo de ingeniería para alojarlas, asegurarlas, actualizarlas y darles soporte. ExtraflowDoc no es de código abierto: es un producto alojado con plan gratuito, así que tienes el punto de partida sin coste de licencia sin mantener un servidor.

Sí. Los impuestos se aplican por línea, así que funcionan las propuestas con tipos mezclados, y eliges la moneda y el formato numérico con el que paga el cliente. ExtraflowDoc está localizado en 30 idiomas, así que la propuesta se lee bien tanto en el mercado de tu cliente como en el tuyo.

Sí a las dos cosas. ExtraflowDoc está en la nube y funciona en cualquier navegador moderno —macOS, Windows, iPad o Android— sin instalar nada más allá de la propia app de Pipedrive o monday.com.

Minutos, no un proyecto. Instala la app en Pipedrive o monday.com, abre un trato y empieza un documento: los datos del cliente ya están ahí. Crear tu primera plantilla de propuesta reutilizable lleva como mucho una tarde, y no hay que agendar ninguna llamada de onboarding.