Tästä esimerkistä
Tämä esimerkki on ehdotus, jonka tapahtumatoimisto lähettää lääkintälaiteyritykselle sen vuotuiseen myynnin kick-off-tapahtumaan: 220 osallistujaa, kolme päivää rantalomakohteessa Oahulla, tuotelanseeraus yleisistunnossa, neljä kiertävää työpajaa, tiimin iltapäivä vesillä ja päätteeksi palkintogaala-illallinen.
Yritysasiakkaat valitsevat toimiston sen perusteella, kuinka hyvin se ymmärsi toimeksiannon ja kuinka selvästi se näyttää rahat, joten ehdotus alkaa saatekirjeellä, joka kertaa asiakkaan kaksi tavoitetta ja rakentaa ohjelman niiden ympärille. Päiväkohtainen ohjelmataulukko, juhlasalin pohjapiirros ja luettelo varatuista tiloista näyttävät asiakkaalle tarkalleen, mitä hän ostaa. Tuotanto saa oman sivunsa lavasta ja tuotantotiimistä etäältä osallistuvien myyjien suoratoistoon. Hinta on eritelty tapahtumapaikkaan ja ruokailuun, tuotantoon, kuljetuksiin ja aktiviteetteihin sekä henkilökuntaan ja hallinnointiin Havaijin yleisen valmisteveron kera, ja sen jälkeen tulevat selkeä luettelo siitä, mikä ei sisälly, kolmivaiheinen maksuaikataulu, vastaukset huonon sään suunnitelmista ja osallistujamääristä sekä ehdot muutoksista, peruutuksista ja toimittajista.
Kenelle se sopii
Tapahtumasuunnittelijat, kohdepalveluyritykset ja toimistot, jotka tarjoavat asiakkaille konferensseja, kick-off-tapahtumia, kannustinmatkoja ja muita yritystapahtumia.