Offerte voor een bedrijfsevenement

Over dit voorbeeld

Dit voorbeeld is het voorstel dat een evenementenbureau stuurt aan een fabrikant van medische hulpmiddelen voor zijn jaarlijkse sales kick-off: 220 deelnemers, drie dagen in een strandresort op Oahu, een productlancering in de plenaire sessie, vier roulerende break-outs, een teammiddag op het water en een awarddiner als afsluiting.

Zakelijke klanten kiezen een bureau op hoe goed het de briefing begreep en hoe duidelijk het de kosten laat zien, dus het voorstel opent met een brief die de twee doelen van de klant herhaalt en het programma daaromheen bouwt. Een programmatabel per dag, een plattegrond van de balzaal en een lijst van de vastgehouden zalen laten de klant precies zien wat hij koopt. Productie krijgt een eigen pagina, van het podium en de crew tot de livestream voor vertegenwoordigers op afstand. De prijs is gespecificeerd naar locatie en catering, productie, vervoer en activiteiten, en personeel en management, met de algemene accijns van Hawaï, gevolgd door een duidelijke lijst van wat niet is inbegrepen, een betalingsschema in drie stappen, antwoorden over slechtweerplannen en deelnemersaantallen, en voorwaarden over wijzigingen, annulering en leveranciers.

Voor wie het is

Evenementenplanners, DMC's en bureaus die klanten congressen, kick-offs, incentivereizen en andere bedrijfsevenementen voorstellen.